浅论档案管理中的方法创新

■崔海燕/神池县审计局

档案管理是对档案的实体和信息进行收集、整理、保存、鉴定、统计、分类并提供利用服务的活动总称，也是国家档案在机关单位的直接体现。“具体的档案工作非常复杂，包括对档案的手机、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究，并为相关的对象提供档案的利用服务。”［1］

一、档案管理工作运行机制的重要性

首先，整合各机关单位档案资源，变分散保管为集中保管，变资源分散化为集约化，变多头服务为一站式服务，变多部门保管变为设立专门档案室保管，从条块分治到专门档案管理部门一家主管的改变，使得档案归属与传达实现条块分割向统一管理的转变。这是一个系统并需要相应运行机制配套的工程，由此才能适应改革的发展和社会活力的迸发。

其次，创新运行机制，实现档案管理模式改革。档案管理模式改革需要务实可行，需要各机关单位在实际工作中结合自身部门的工作特点和专业性，制定创造性的个性实施方案。实现开发和实现档案管理的最大效益，需要强大的动力机制、领导机制、约束机制、服务机制、控制机制以及监督考核机制的多重机制调控，从而以机制来实现体制的转变，以体制转变来促进机制创新。

二、建立档案工作创新的运行机制

法制保障机制。在途经任何的改革过程中，都需要将法制创新放在首位，档案工作创新也不例外。加强了档案法制建设，以法制为创新保障，就可以将不合时宜的做法转变为与时俱进、创新发展的观念和措施，从根本上把过去的旧作法和旧观念彻底转变为新的法制规范，进而将刚性的法制法规逐渐内化为机关单位档案管理工作的刚性行为，把档案管理部门遵循的部门规则转变为机关单位工作者需要共同遵守的准则，将档案部门的法制意识渗透到全社会的各个角落。“思想观念的创新是档案管理工作的首要前提，观念创新是管理的以成功的保障”［2］

成果带动机制。档案管理工作是档案工作中其他部分的基础，只有确立档案管理工作的成果，就能有效整合档案管理过程中的接收、征集、整理、鉴定、分类等各个环节。档案工作创新成果的大小，主要体现在档案利用和服务能力水平的高地上。“怎样合理有效的利用档案信息能够不耗费精力的找出自己所需要的，这就必须要注重提高效率意识，改变传统工作中可有可无的工作状态，强化效率所带给社会的动力。”［3］因而，档案管理工作的改革还要将档案利用和服务能力水平的考核放在档案管理绩效工作的重中之重，以此来带动其他基础工作的改革，以基础工作保障档案利用、服务工作，前后期工作相辅相成，互为统一。

人才培养机制。“从目前来看，我国的各个单位的档案管理工作是相对复杂的，其既需要包含对单位的科研和生产工作进行归档和整理，同时，单位的档案管理工作还需要集中力量对其人员的综合素质和人员的整体水平进行规划和管理。”人才是任何工作中的关键因素，档案工作创新的要素也在人才。档案管理创新人才的培养需要档案管理队伍整体素质的提高，以及档案管理工作管理人员的素质提高。

三、建立档案工作创新的运行机制需注意的问题

首先，档案管理工作要主动融入机关日常办公管理，实现化整为零，实时归档的有效运行机制。引入机关单位公文、档案一体化管理的思路，将文书档案与收发文的管理相结合，避免档案信息录入的重复劳动。采用纸质公文与电子公文并行管理模式，减少公文流转与归档环节，有效提升公文流转、采办、归档和查阅利用效率。

其次，档案管理工作要加强内外沟通协调。档案管理部门要主动向领导汇报请示，争取对档案工作的支持，为档案工作的开展提供必要的人力、财力、物力方面的保障；加强与各业务部门的联系，加强专门岗位的培训教育，引导机关单位全体工作人员的档案管理意识，养成自觉遵守档案法律法规的习惯。处理好内外关系，档案管理工作才能走上良性有序的运行轨道。

最后，引入信息化管理系统规范和方法。“随着信息时代的到来，档案管理所承载的信息量不断增加、信息种类日益多样化，传统的档案管理方式已经难以满足信息化社会对档案管理提出的高要求，为此实现档案管理信息化已经成为档案管理事业发展的必然趋势。”档案作为重要的信息资源，必须充分利用现有的信息化技术，使得档案管理工作适应新时期对档案管理工作的要求，不但能够充分发挥机关单位档案管理自身的价值，还有助于档案管理工作事业本身的持续健康发展。

四、结语

综上所述，机关单位档案管理工作可以改进的地方还有很多，只要逐一解决，随着档案管理人员对工作的认识的加深，管理制度的推进和完善，机关单位的档案管理工作一定能够更具规范性、操作性和创新性。面临当前我国全面进行改革和创新的大的局势，这也为基层机关单位工作的创新带来的新的挑战，但同时也是为我们创新发展提供了前进的机遇。只要我们能奋力抓住时机，从观念上更新，从行动上落实，从制度上规范，积极探索符合国情、基层和机关单位实际情况的档案管理制度，档案管理方法创新就可以逐步实现。

［1］高培军.新时期事业单位档案管理工作的思考［J］.青春岁月，2012（23）.

［2］［3］赵坤 .浅论档案管理工作的创新建设［J］.现代妇女 :理论版，2013（11）.