数字化时代企业档案管理信息化建设

■吕颖君／山东省聊城市东昌府区卫生和计划生育局

一、企业档案管理信息化建设的内容及意义

(一)企业档案管理信息化建设的内容

数字化时代的企业档案信息化管理，主要是以先进的数字化现代科技为依托，利用计算机技术，信息技术等，手机各种信息，并进一步进行整理、加工和利用，将分散复杂的信息资源变成一个有序统一的整体。并进行网络化设置，使企业档案信息能够被管理人员更加方便快捷的获取。进而提高企业管理效率，也使档案资源发挥更大的效益。企业档案信息化建设的主要内容有以下两个方面，一方面是数字化现有档案，将纸质文件进行扫描，将纸质文件变成数字化电子版文件，同时，以建立索引的方式对电子版文件进行整合；另一方面，将企业档案管理网络化，企业档案管理模式由传统的面对面管理转化为网络化模式，这样可以很大程度上减少人力、物力、时间等资源的投入。

(二)企业档案管理信息化建设的意义

企业档案管理信息化是企业发展的重要战略目标。企业的信息化程度与企业的市场竞争力紧密相连，信息资源成为企业发展壮大的左膀右臂，企业档案部门作为企业信息资源的集中阵地肩负着为企业决策层提供有效信息的重任［1］。企业档案管理信息化是数字化时代的需要。数字化已经遍布了企业管理的各个领域，现有的档案管理的模式，已经无法满足日益发展的数字化社会需求。

二、数字化时代企业档案管理存在的问题

(一)滞后的档案管理观念影响企业档案信息化建设

在进行档案管理的过程中，仍然存在许多落后的思维观念。有些企业的管理者认为档案管理仅仅是一项普通的管理事项，并没有将其上升到企业战略的高度上来。许多企业的管理者并没有真正意识到档案信息化建设的内涵，他们认为引入档案信息管理系统就完成了档案信息化建设［2］。但是从整体上来说，档案信息管理系统只是从属于企业档案信息化建设的一部分。就企业档案信息化建设而言，一定要摒弃落后的档案管理观念以及方法制度，不断发展完善企业档案管理的新的制度体系。

(二)保密性较弱的档案管理技术影响企业档案信息化建设

企业档案是企业发展历程的缩影，既包含了企业员工的个人隐私，又包括许多企业商业机密类型的文件，是企业最具权威性，重要性的信息资源。在数字化时代，对企业档案的安全管理和避免盗取，破坏的挑战越来越大。主要的问题有两点，一是企业档案管理人员不按管理制度进行查询，在操作中安全保密意识较差，造成了企业档案的外泄；二是黑客或不法分子对企业档案数据库进行攻击破解，造成信息泄露。当今世界网络发达，信息传播速度飞快，一旦档案信息泄露，很快就会传送到世界各地，对企业造成不可估量的印象。

(三)档案管理人员自身水平不足难以胜任信息化档案管理

在数字化时代中，数据标准化工作日益完善，办公自动化设备成为企业的重要组成部分。这些新形势对企业档案管理人员提出了更高的要求，需要其具备相应的知识储备以及能力建设。在进行企业档案管理信息化的过程中，信息化管理人员作为主力，他们大多单纯的认为档案信息化管理仅仅是一种技术操作流程，而不是企业安全管理的重要门户，这使得企业档案信息化管理远离了其原本的目的与初衷。

三、数字化时代企业档案信息化建设的应对策略

(一)以安全高效的防护体系最为后备力量

在数字化时代的背景下，企业不仅要提升抵抗病毒与黑客的技术水平，也要完善档案信息安全管理制度，从根本上防止企业档案泄露，避免档案泄露对企业造成的冲击。企业应完善机密信息保护制度，对机密信息进行加密，仅限一定级别的员工查看，减少对机密信息的接触。企业应完善信息资源共享制度，明确可共享的范围，制定复制传播资源的制度性文件。企业应完善信息审计制度，对数据的使用与传播进行密切监控，建立信息泄露防范对抗机制，减少因信息泄露带来的损失。

(二)成立高素质的企业档案信息化建设人才团队

高素质的人才团队对企业档案信息化管理有着至关重要的作用，档案的信息化管理，既需要技术型人才，也需要管理型人才；技能利用数字化手段对档案进行管理，又要具备以不变应万变的反应能力与处理紧急事件的能力。企业既要从高校不断招聘档案信息化人才，为企业发展注入新鲜血液，同时又要不断开展员工培训，提升员工素质与能力。培训不仅仅局限于员工数字化技术水平的提升，也要向员工普及国家相关的法律法规，方针政策等。

四、结语

档案管理信息化是在数字化时代背景下的新事物，既适应了社会发展，又推动了社会发展。对我国企业的发展有着深远的影响。档案管理信息化不仅有利于保护档案的原件，也有利于档案的分类管理与共享。相信在数字化时代背景下，我国企业档案管理信息化之路会越来越平坦宽广。

［1］张智平.加快实现企业档案信息化管理［J］.兰台世界，2011（S1）:87.

［2］李明明.基于网络环境下企业档案信息化建设的对策［J］.商业经济，2011（6）:72～73.