提高公路工程档案利用率的途径分析

■黄祝娥/泉州市公路局直属分局

公路建设的快速发展使得各个地域之间的经济交流快速发展，因此加快公路的建设速度和建设里程，是未来公路建设的发展方向。公路建设方案的制定主要依靠的是公路档案，但是在我国长期以来人们只注重如何提高公路建设，并没有看到公路档案资料的收集管理重要性，没有强大的公路档案管理机制，这样就容易将档案的利用价值变得很低，并没有起到应有的效果，目前提高档案的利用率仍然是公路档案管理工作的重中之重。

一、公路档案的利用价值

(一)公路档案建设是工程竣工的验收依据

公路工程的竣工验收时是按照现在已有的档案资料进行归集，然后对施工企业的实际完成工程情况来进行验收。在验收的过程中，不单单是对施工现场进行勘察和检测，更重要的是要通过各个单位提交的整个工程的施工过程的相关文件、施工原始记录、图片、影像、各个工序环节分部分项的验收等档案资料再依据国家标准、地方标准、行业标准的相关规定对整个公路进行质量评价，最后对试验检测内容和施工技术进行验收，这些资料一定要经过业主还有政府等不同的部门的一致认可才行，只有这样才可以作为验收工程竣工的依据，最后形成工程内业档案永久保存。

(二)对公路工程的利用价值

公路工程的建设要经历立项论证、可行性研究、现场勘测以及实施方案设计等阶段，这些重要的阶段都需要非常多的档案和资料作为支撑，要进行大量的数据和查档工作搜集，这些档案和资料既可为该工程立项认证和可行性研究提供有力的数据支撑，又可为该工程现场勘测实施方案设计的优化提供准确数据。

二、关于公路档案利用率提升的相关措施分析

(一)正确认识公路档案的重要性

公路档案的管理一般有档案收集、资料整理、统计信息、实施利用等具体环节，档案的收集是最基本的环节，档案的利用是其价值体现的关键环节。如果档案没有得到利用，那么之前的收集、整理、统计工作就变得没有意义。在整个过程中，每个人都应该真正的了解档案管理的正确价值，这样才能让每个人都能够各司其职，从而使得档案管理工作更加有序。对档案管理工作的利用，能够及时的将重要的信息反馈给工程施工部门，从而提前发现问题，并进行完善和整改。

(二)建立科学的管理机制

公路档案具有范围广、数量多、分类复杂等特点，所以档案管理工作更应该建立符合该特点的完善的公路档案保护结构，在公路建设的整个过程中，建设单位、监理单位和施工单位等相关的工作人员要对公路的档案进行完善的保管和收集。收集过程中对档案进行成套的保管，保证各种资料都要以完整的被收录在内，建立起完善、结构合理的收藏体系，各单位应严格履行对公路工程档案管理的相应职责，保证公路工程档案能充分反映整个工程的建设过程，为以后工程档案的利用打下良好的基础。

(三)改善档案的利用条件

公路档案的管理者应该明白自己的职责所在，要清楚自己是公路档案的开发者，起到的是公路工程档案的作用而不是单纯的档案归集和整理。档案管理者应该主动去研究和调查客户的各种需求，进行分类管理，从而使得档案查询和使用更加便捷，找出能够使工程施工过程得到改善的关键依据，从而更好的支撑起公路工程建设。

(四)创新档案的使用方式

档案管理工作是否成功直接决定档案的利用效率，成功的档案管理能够将被动式服务变成主动式服务，积极主动的去分析档案利用者的需要，对档案资料的利用可能性进行预测，主动为需要档案的一方提供优质服务。档案利用除了传统的咨询服务和来室查阅等方式。随着目前信息化时代的来临，传统的纸质档案、和手工查阅方式已不能满足现在的档案借阅要求。数字化管理是提高利用率的有效途径，数字化的管理模式能够更加准确的为客户提供可行的公路建设方案，大大的节省了翻阅书籍的时间，一些电子文件能快捷地为利用者提供数据分析，从而提高了档案的利用效率。国家重点公路工程档案软件开发运用有的单位已在运用，这又将大大提高公路工程档案的利用率。

三、结语

通过以上的介绍，可以得知公路档案的使用情况是决定公路建设是否合理的关键因素，要想使公路建设得到进一步的发展，就应该对原有的公路进行改建的同时，更加重视公路的档案管理工作，加强对公路工程档案的管理，对于工程建设的发展有着长远性的意义，不但能够详细地记录公路的相关情况，而且为今后的公路建设提供了详实的资料记录，非常有利于工程建设的发展。

［1］张万民.分析提高公路档案利用率的最佳途径［J］.黑龙江史志，2015（07）:142.

［2］刘泽珊.数据时代高速公路档案信息化建设的几点思考［J］.黑龙江史志，2015（09）:183.