中小型施工企业施工现场材料账目管理状况及改进做法

王香涛

摘要：中小型施工企业施工现场的材料账目管理相对比较粗放，这种粗放的状况不利于企业的成本核算和管理制度的推行。本文针对该问题进行了现场调研，并提出了具体的解决办法，力求为此类企业的此类管理提供些许借鉴。

关键词：中小型施工企业 材料账目 记账

随着市场竞争的日趋激烈，为了应对大型施工企业的咄咄紧逼，为了企业的健康发展，市场对中小型施工企业（本文指的是年施工产值在100亿人民币以内的施工企业，不是国家统计部门上定义的中小型施工企业）的成本管理提出了更高的要求。施工现场材料账目清晰对整个材料成本管理有很好的促进作用，两年前，笔者通过对多个施工现场的实地了解，基本掌握了施工现场材料账目管理的实际情况，并根据这些情况提出了有针对性的建议，从实施效果来看，取得了较好的效果。在此，就中小型施工企业施工现场的材料账目管理现状及改进建议作一下简单阐述。

一、调研时中小型施工企业施工现场材料账目管理状况

两年前，笔者在某建筑集团公司（年施工产值约60亿元）施工现场进行了材料成本管理、材料账目登记等情况的专题调研，发现当时所调研的施工现场的材料账目管理主要存在以下方面不足：

1.购进材料计划性较差。按计划购料在大多数工地成了空话，造成要么多次进料，运费增加的同时使材料供应商厌倦或轻视；要么材料多进，造成退货或增加成本。同时无计划也反映出材料员与相关技术人员的工作配合不到位。2.资产（本文特指不消耗到在建建筑物实体上的固定资产、低值易耗品、周转材料等，下同）账目管理严重滞后，所有工程均未建立資产账，办公用器具、施工用器材、工具无任何反映；主要材料员或公司材料主管人员的资产账也不准确，整个公司的资产处于大体失控的管理状态。3.材料验收基本不符合要求，一些手续在走形式。严重的方面有：（1）材料验收时只有一个人；（2）验收时根本不实际验收，例如：只写收到“车号×××”某种材料一车；（3）将收料数据登记在本子上，月底或某个时间段再据此开据材料结算单。4.材料转账不及时，或者拖几个月甚至视工程成本情况而定是否再转，有的金额达近百万；或者根本就不转账，使工程成本不实。5.甲方供应材料记账与公司管理部门脱节，公司管理部门无从掌握甲方的实际供料情况。6.对施工成本核算起决定性影响的材料盘点不准确。7.废旧物资处理无视公司要求，私自处理。8.周转工具尤其是钢管、钢模板账目的登记混乱，按规格型号单独登记的造成账面正负数混乱，且计算租赁费时无法核验。9.记账格式不正确。10.记账日期严重拖后。11.材料名称随意调换，无视账务的重要性、严肃性，随意更改。

二、出现此种状况的原因分析

材料账目管理出现这种状况比较严重，让人触目惊心，笔者对此进行了认真思考，认为之所以出现以上问题，主要有以下几个原因：1.历史遗留的习惯。因为该单位历来重视财务核算，但对材料核算一直不很重视。2.工作重心倾向。大多数施工现场更重视材料人员能够及时进料、确保材料供应、确保工程进度，而不重视材料账目问题。3.施工项目的流动性太强，施工现场相对也比较混乱，不直接消耗的设备设施很容易混淆。4.没有统一明确的材料记账规定和详细的操作流程。

三、解决措施

此种材料账目管理状况，无法适应市场竞争的要求，无法满足企业管理的需要。经过沟通，大家统一了认识，都认为：账目是材料管理的一大项，必须真正账实相符，进货、消耗、转出均要全面反映，工程竣工时材料账目应平账或账实相符。因此，笔者会同相关部门和人员，制定了以下办法：

1.材料采购计划，要严格执行公司的规定，材料员按照项目经理审批后的采购计划进行采购。2.资产的管理。所有工地建立资产账，要做到动态、准确，能真实反映本工地的资产状况。方法：（1）公司主管部门、项目部管理资产账的人员，将最近一年年底的资产数量盘点登记入账，在此基础上，到公司材料管理部门索要今年购买的低值易耗品的明细账，逐项登记；有损坏的要有实际损坏的物品或废品处理账记录，按公司规定流程办理相关报损手续。在限定时间内完成此项工作，公司组织专门小组负责督促检查。（2）各工程按公司材料主管的资产账，对本工程的资产建账，保证各工程资产账之和与总资产账相符。（3）新开工工程，收到转入的或新购买的各种低值易耗品等资产，均开具二联验收单，收到从别的工程转来的资产，第二联交转出工程材料员，转出工程材料员据此减少账面数，收到物资一方据第一联登记入账，公司资产管理部门要随时登记转入转出情况，切实掌握物资存放地点；购买的资产，第二联随发票交到公司主管部门，工地据第一联登记入账。（4）工程结束，要对资产进行实际盘点，该报损的报损，该转出的转出，最终使账目平账。3.材料验收单的填写，要切实做到2人及以上人员验收；要立即禁用临时验收单，若价格未确定，可以只验收数量，价格确定的，全部写好，真正由材料验收人员签字。4.各工程之间的材料转账，当月必须办理完。为方便各工程之间的转账手续，凡项目部之间的转账，由双方协商办理，项目部内部各工程之间的转账，由项目经理协调，并且要有收到方开具的验收单（须杜绝收到方打白条）。价格的确定：原则上，采取三种价格（1）收到方需要的且转出方未使用的各种材料，按购入时的实际价格转收到方，运费由收到方承担，这也包括收到方不急需，但可节省当时支付资金的转入的新材料。（2）收到方收到的能正常使用但非新材料的，按购入价的70%—80%转账，运费由转出方承担。（3）需经过整理、维修后方能使用的，按购入价的30%—40%转，运费由转出方承担。转入、转出方都需按转入方的验收单及时入账，确有异议的，要在当月25号前到公司主管部门协调。凡25号（含25号）以前转出者，当月未办理手续的或25号以后转出的下月未办理手续的，公司主管部门不再办理；因未转出，使成本亏损的，严格按公司有关规定进行处罚。5.甲方供料验收单，要一式三联，三联要全部复写，第三联每月交公司主管部门一份，工程竣工，在限定时间内，公司主管部门与工地对账。6.材料盘点，尤其是大宗材料的盘点，要及时进行，以实际结存数在账目上登记，按进货数量减去结存数即为本次实耗数量。能当时记账的材料，领用时即减少账目数，盘点时按账面余额和实际核对，若相符，领用合计即为消耗数。7.废旧物资处理要设专门账簿，有私自处理或坐支现象者，每次均处罚项目经理。8.周转工具记账，其中钢管、钢模板记账规格统一为“米”或“平方米”，按客户来分别登记。回送时不能出现负数，在摘要栏内登记规格型号。9.记账格式按规定进行，即：①每月结束要有月结，在当月的最后一栏下方，划一条红色通线，在线下，注明“本月合计”，结出当月进货数量金额、消耗货物数量金额、剩余数量金额。②账页的最后下边一行，在“摘要”栏中注明“转次页”，要合计出当页的进货、消耗及剩余数量金额，但不包括已在本月合计过的“本月合计”的数量、金额；下一页的第一行在摘要栏注明“承前页”，将上页中“转次页”的内容填写在次行中。③材料消耗，可能不是月末，这时要登记在消耗的时间，例如：在时间显示上不能出现已登记到8月份而将6月份的消耗再以6月份的时间登记到8月份中。材料消耗要和公司主管部门对账。10.记账要及时，当月的账目当月登记。

四、实施效果

经过一年时间的大力推动和严格检查，该单位施工现场材料账目登记状况和准确性有了极大提高，为工程成本的准确核算提供了翔实的数据，为该单位推进施工项目标准化工作提供了坚实基础，并且在施工现场材料准确核算的基础上，该单位目前已经实现了经营、采购、财务等各项工作信息一体化，即NC信息化。