关于加强费用报销工作管理的几点建议

龚敏

摘要：费用报销是成本核算工作的重要组成部分。因其涉及人员众多、事项繁杂。是目前财务人员需要消耗时间较长、精力较多的事项。做好费用报销工作有利于维护员工正当利益。维护企业合法权益。也有利于维护企业正常生产经营秩序。

关键词：费用报销 建议

一、加强费用报销工作的意义

费用报销是对整个企业生产经营费用使用情况的反映，財务工作中非常基础的一个环节，也是耗费财务人员大量时间和精力的一个环节。日常费用报销主要包括水电费、材料费、差旅费、办公费、会议费、业务招待费、维护修理费、劳动保护费、图书资料费等，主要由业务人员办理后到财务部门，财务人员审核费用事项和金额无误后，编制会计凭证计入当期成本费用。日常报销费用占整个企业生产经营成本的很大比例，及时准确的进行日常费用报销是合理控制费用支出的必要途径，也是均衡成本发生的重要手段。

差旅费报销牵涉到企业广大员工切身利益，其他费用报销将影响有关业务的顺利开展，按照法律、法规做好费用报销，确保各项工作有序开展，做好财务部门与业务部门的沟通协调工作，有利于促进输气管理处各项工作顺利开展。

二、现阶段费用报销工作中存在的问题

（一）不同的财务人员职业判断标准不同

由于除小型企业外其余企业业务量大，财务人员数量多，从事费用报销的人员数量较多，轮换频繁，在具体操作过程中需要财务人员进行职业判断，不同的财务人员对同一事项可能存在不同的理解，对原始单据的审核、对事项合理性的判断都可能不一致。

（二）业务人员对报销政策不熟悉

由于企业人员众多，可能存在新的报销政策传递不及时，业务人员对财务报销政策的理解不到位，在取得经济事项凭据时没有认真核对，没有按要求取得增值税专用发票、开票信息错误等，导致将取得的凭据拿到财务人员处才发现不符合报销规定；或者在填报报销单据的过程中，没有按照规定进行填报，签字不齐全等，造成报销单据审核不能通过需要退回整改。在反复提交和退回的过程中影响报销的及时性。

（三）对费用报销情况沟通不畅

因费用报销单据量大、时间比较集中，财务人员不能即时审核，往往在对报销单据进行初略审核后收下单据，对于在进一步审核过程中发现问题的，再逐个通知经办人员进行整改。

在交付报销单据后经办人员对报销进度不清楚，不知道对已经交了的单据是处于需要整改、待处理、已经支付到账的哪一个环节。经办人员常常会在单据交到财务部门一段时间后到财务部门询问，财务人员又需要放下手中的工作去查询相关单据的情况。这也增加了经办人员和财务人员的工作量，降低了费用报销工作的效率。

三、做好费用报销工作的建议应对措施

（一）制定流程，统一标准

对于企业来说，因费用报销涉及员工众多，报销人员在执行过程中需要由统一的标准执行。企业应根据自身生产经营实际，分单位、部门制定明细、可行的具体细则。在具体报销过程中，财务人员应根据自己的理解和以往的经验对费用报销业务进行判断，为避免不同单位的不同人员判断标准不统一，财务部门一是应梳理报销规则，确保标准统一；二是应加强财务人员的培训和指导，对同样的费用报销需要的附件及相关要素应一致。

（二）做好宣传，耐心解释

对大部分业务人员来说，费用报销工作不是常用业务，常常是这次报销弄清楚了的事情下次报销时又忘记了。对财务部门来说，梳理费用报销流程、报销所需附件及审核要素，并将其书面化，发放给业务人员，使其清楚自己在取得经济业务凭据和填报相关单据时需要注意的事项，避免外来凭据不符合规定和来回整改。对因国家、企业政策变化引起的票据、流程变化，也要及时传达给相关业务人员，避免因不了解新政策而造成报销单据不合格。业务人员也需要认真学习相关的费用报销知识，做好票证取得时的初审，对不清楚的地方及时和财务人员联系。业务人员和财务人员都要换位思考，共同做好费用报销工作。

（三）及时反馈，做好整改

由于报销量大，财务人员应根据业务人员的工作情况，尽量合理安排各部门费用报销时间，对业务人员初审合格后交到财务人员处的单据，财务人员及时审核，对不符合报销标准的现场与业务人员沟通，及时整改。对确实因业务量大不能及时审核的，财务人员也要尽快审核，对存在的问题及时反馈。业务人员在得知需要整改后要及时整改，避免时间过长影响发票的更换等情况，减少由于信息反馈不及时造成的费用报销时间延后。在报销完成后财务部门可以利用现代信息手段，将银行支付信息及时向员工反馈。对支付“失败”的，也通过短信告知对应人员，以便该人员及时与财务人员联系，核对账户信息，及时支付报销款。