提高档案管理科学化水平的路径选择

刘俊岩

【摘要】目前来看，我国企业在提高档案管理科学化水平过程中还存在着較多的问题，因此本篇文章深入研究了这些问题，并提出了相应的解决对策，为进一步提高档案管理科学化水平提供了发展思路。

【关键词】档案管理；科学化；水平提高；路径选择

一、档案管理科学化水平过程中存在的问题

（一）缺少准确连续的原始数据。档案管理科学化水平的发展使得档案管理部门的工作人员能够大幅度利用信息和计算机系统对会计信息进行处理，然而大量的原始数据仍然依靠相关工作人员手动记录和输入。因此，一旦原始数据出现错误或纰漏就会使得档案管理的其他工作受到影响。同时，档案管理科学化水平的发展使得档案管理部门的档案管理工作越来越依赖于计算机系统，如果计算机系统在初始状态就存在错误，就会导致内部控制存在着诸多不符合档案管理发展的制度。另外，初始数据如果在录入的时候未备份很可能引起数据丢失，容易造成档案管理档案信息不全面，对内部控制体系产生影响。

（二）档案科学化水平管理的评价体系不够完善。在目前的档案管理部门中，档案科学化水平管理并没有充分考虑各种可能发生的意外情况，导致档案科学化水平管理不具有实际践行性。例如在财务支出方面，许多档案管理部门将超出预算的成本支出归于档案管理当中的直接人工费用和其他费用等，这些都导致了档案科学化水平管理体系的失真。同时由于相关工作人员对于档案科学化水平管理的认识不够全面，企业的档案科学化水平管理并未形成一个完善的评价体系，造成企业将来的档案科学化水平管理不够准确，在一定程度上影响了企业和档案管理部门的工作效率。

（三）对于档案管理软件的依赖性较高。计算机系统软件的使用为大多数企业的档案管理工作提供了极大的便捷条件，因此绝大多数档案管理部门的工作人员对于档案管理软件的熟练程度越来越高，依赖性也越来越高。但是这些软件并非完美无缺，目前来看还存在着一定的局限性或者限制性，比如不能分析出一些错误的档案管理信息，导致一些档案管理问题的出现，使得在出现意外情况如停电的状态下，没有了这些软件就会影响档案管理工作的正常进行。

二、会计电算化中企业内部控制问题的解决措施

通过上文分析发现，我国档案管理部门在普及档案科学化管理的进程中还存在着诸多问题。所以相关人员必须要深入探讨及研究这些问题，及早制定出能够符合要求的档案科学化管理体系，从而在各个方面加强档案管理，为建立健全档案部门的档案管理科学化进程作出相应的贡献。

（一）建立健全档案管理部门的组织机构。完善健全的档案管理部门组织机构是实现档案管理部门科学化档案管理的重要基础，也是治理和控制档案管理科学化水平的重要步骤，组织机构的健全有助于档案管理效果的提高和进步。同时，层次明确的组织机构也能够保证档案管理部门充分发挥自身的职能，有助于档案管理的分级管理。而且在档案管理科学化水平的大环境下，我国的档案管理部门之间需要更充分更有效的信息沟通，因此各级档案管理部门职能人员在明确自身职能范围的基础上加强沟通，保证档案管理部门的组织机构有效完整，从而加强档案管理效率。

（二）提高档案管理工作人员的职业能力控制。在信息化的环境下，计算机系统在分析、设计及运营维护各个阶段都需要进行深入的研究，这就需要明确档案管理部门工作人员的职能范围，最大程度地保证系统的正常工作。同时，档案管理的计算机系统应该仿照手工系统，每一项都应该交由相同的专业档案管理工作人员来进行记录。通过这些岗位的明确分工，有助于保证档案管理资料的独立性、正确性和完整性，从而在各个方面为加强档案管理的科学化水平控制制度贡献力量。

（三）加强档案管理部门与内部和外部的沟通。档案管理部门在档案科学化管理过程中，充足的信息以及频繁的信息沟通必不可少，因此必须要完善畅通的信息沟通渠道，明确部门职责。此外，档案管理部门之间也要加强沟通，确保相关档案管理的指示和命令能够准确及时地在基层部门奏效。同时，应加强与外部单位的沟通联系，加强过程控制，对于发现的问题及时处理，建立规范合理的流程控制。档案管理部门通过与内部和外部的综合联系，能够确保信息传递和信息沟通的畅通，使档案管理部门从整体上能够加强档案科学化管理的有效性。

三、结束语

档案科学化管理是当代电子科学技术发展和信息收集的一大必然结果，在实行档案科学化管理之后，相关档案管理部门的工作效率都得到了极大的提高。但是通过上文分析和研究可以看出，如何在保证档案科学化管理工作的正常开展基础上确保档案管理的有效运行是目前我国档案管理部门急需解决的一大问题。一套良好有效的档案管理内部控制制度不但有助于保证档案科学化管理工作的顺利开展，也能将繁多的档案管理信息转化为简明易懂的结果，有助于档案管理部门的正常工作及正确决策。同时，加强档案管理部门各负责人和相关工作人员的专业技能，加强思想教育、专业能力培养、人员结构优化，也能够科学有效地促进档案科学化管理水平的提高。

【参考文献】

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[3]熊瑛，余国兆.浅谈提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中国卫生标准管理，2017（03）.