浅谈信息系统开发与提升水利档案管理水平的关系

温顺红

摘 要：随着信息化技术的不断深入，信息系统开发力度得到了相应加强，并逐渐应用于档案管理工作当中，取得的应用效果较为显著。针对于此，文章立足于当前水利档案管理的实际特点，说明传统档案管理存在的弊端问题。在此基础上，进一步说明将信息系统作用于水利档案管理中的重要性，指出信息系统开发与提升水利档案管理水平之间的关系。旨在促进水利档案管理现代化、智能化发展进程，为我国水利工程管理事业提供更便利的服务，仅供参考。

关键词：信息系统；水利档案；档案管理；管理工作

水利档案始终是确保水利建设与管理安全、合理的基础保障，能够为管理人员的科学决策工作提供基础数据，具有重要的管理意义。结合以往来看，水利档案多以文字、图表以及声像等形式进行记录与保存。随着信息技术的飞速发展，传统水利档案管理工作存在的弊端问题愈加突显，如档案管理制度不全面、系统性亟待提高以及内容冗杂、难以整理等，已经无法适用于当前时代当中。针对于此，水利单位必须重视水利档案信息化建设工作，积极地实现水利档案与信息系统有机结合的目的，促进信息系统服务于水利档案管理当中，进而为水利档案管理工作提供坚实保障。

1 水利工程档案管理工作的實施必要性与主要特点

1.1 实施必要性

水利工程档案对于水利工程建设与日常管理而言，具有重要的意义。以下是本人结合自身的实践经验，总结与归纳水利工程档案工作的实施必要性与重要意义，仅供参考。

1）水利工程档案总结与归纳了以往工情、水情、建筑物以及机电设备使用情况等信息。如果发生防汛抢险事故时，这些数据可以给决策者提供可参考的价值信息[1]。

2）水利工程随着应用时间的延长而会出现不同程度的隐患问题。针对于此，我们必须根据防洪标准或者规定要求进行及时改善，需要对水利工程加以维修或者加固改造处理。在此过程中，我们需要参照水利工程档案的相关数据进行合理调整，消除各类隐患因素，确保工程主体安全。

3）研究人员可以根据水利工程档案进行水利方面的学术研究。研究人员可以根据前人的工作经验以及记录的相关资料，完善与优化现阶段水利技术存在的不足。并在此基础上，借助先进的方法或者设备，研制出最优的成果[2]。

1.2 主要特点

1）综合性强。水利行业在某些方面与农业、电力、建筑以及气象等行业息息相关，交叉性较强，且涉及到的学科众多，呈现出的综合性较强。由此我们日常所应用的水利档案具备较高的复杂性与综合性。

2）原始价值恒定不变。人类与水环境长期的相处过程中，积累了大量的原始数据，并以水文资料、地质资料等形式展现出来。水利工程在最初建设阶段，往往需要大量的水文资料、地质资料等作为主要参考依据。可以说，这些资料历经的时间越长，其所呈现出的价值也就越高[3]。

3）地域性强。我国水域辽阔且分布范围较广，不同地域水资源在循环规律方面均存在不同程度的区别。即便是处于同一流域的河流，也存在上下游之分。由此可见水利档案具备的地域性较强，数据资源丰富。

2 信息系统开发与提升水利档案管理水平之间关联性

随着计算机技术与信息化技术的不断深入，以电子档案为主的档案形式逐渐取代以往纸质档案形式，并逐渐应用于各个企业单位的日常管理当中。结合电子档案形式来看，往往多以电子报表、文件以及E-mail等形式存在。一般来说，上述电子档案形式需要借助手机、电脑等现代化终端设备才能够进行有效查阅。而当前我国多数企业单位在信息化管理方面都取得较大突破，电子档案基本上不会受到空间距离的影响，传输速度较快。而将电子档案应用于水利档案管理当中，基本上规避以往遗漏、丢失等问题，利于水利档案价值的有效提升[4]。

究其原因，主要是因为传统档案管理多以纸质文件形式存在，并交由相关部门进行妥善保管。对于大多数档案收集工作而言，往往需要大量的时间进行收集，因此水利单位基本上都会采取一年归结一次档案的方式进行妥当整理。然而，这种收集与管理方式使得某些档案不能够得到及时利用或者处理，具备的时效性能严重下降。再加上纸质档案很容易受到潮气等因素影响而出现不同程度的损害问题，会进一步降低档案价值。而将档案管理与信息技术相结合，基本上可以解决以往档案损害问题，且可以有效提升档案管理效率，具备较强的关联性。

3 信息系统在水利档案管理当中的实践应用

3.1 促进档案时效性价值的有效提升

将信息系统应用于水利工程档案管理当中，能够最大限度地提升档案管理水平。究其原因，主要是因为电子档案可以结合信息化技术，及时更新部分老旧的档案信息，呈现出的时效性特点较明显。最主要的是，对于施工过程中存在的隐患问题或者失误问题能够进行及时记录，确保后续工作不会出现类似错误。与此同时，水利工程管理人员可以结合电子档案内容，夯实施工管理力度，确保工程的施工质量。相较于传统纸质档案管理而言，电子档案能够快速地识别水利单位当前的问题所在，积极改进并完善，确保水利建设事业安全、合理。

3.2 提升档案信息的传输速度

传统档案记录往往多以一份档案形式存在，相关部门在查阅档案时，存在较多不便之处。倘若存在较多人员同时需要查阅档案的情况，很有可能会出现秩序混乱现象。而电子档案主要是以电子文件形式存在于专门档案保存系统当中，无论是复制或者修改，都具有较大的便利性。举例而言，相关部门需要查看水利档案时，管理人员可以复制档案内容，并利用电子邮件或者QQ等形式进行群发，解决以往纸质查阅等方面的麻烦。通过利用信息系统，大体上打破了以往空间限制作用，基本上可以实现“远程操控”要求。长期以往，能够有效提升档案信息的传输速度，解决以往传输效率不高的问题。

3.3 降低工作人员工作量，提升工作效率

信息系统与水利档案管理相结合，基本上可以解决以往档案管理工作人员任务量过于繁重的问题，不需要水利工程管理单位专设大量空间放置这些纸质档案。如此一来，不仅可以节省工作人员工作时间、降低工作量，还可以节省水利单位日常开支，利于本单位的经济效益。最重要的是，实行信息化档案管理可以有效规避以往人工管理存在的失误问题，最大限度地确保水利工程档案准确无误，为后续施工或者管理提供科学依据。由此可得，信息系统开发与提升水利档案管理水平之间始终存在相互依存、相互促进的关系，值得推广与普及应用。

4 结论

总而言之，无论对于何种性质的单位而言，做好档案管理工作都是确保单位资源合理、安全的基础保障，对于后续工作流程具有重要的指导意义。水利档案在水利日常管理活动当中，能够充分改善单位内部存在的不足问题，确保我国水利事业得以长足发展。针对于此，水利单位必须在档案收集与管理方面，加强管理力度。适当地结合信息系统功能，优化水利档案管理水平，促进档案管理工作得以与科技、时代相融合。相信通过全体人员的不懈努力，水利档案管理工作将会得到进一步完善与发展，为我国水利事业的繁荣建设提供基础保障。

参考文献

[1]卢冶.浅谈信息系统在水利档案管理中的应用[J].兰台世界，2012（S4）：71-72.

[2]王增永，韩立山.水利档案管理信息化建设存在问题及对策研究[J].河北水利，2017（01）：47.

[3]张芳婕.信息时代下水利档案资源的开发与应用研究[J].兰台世界，2017（S1）：65.

[4]谷春香.信息化建设中的水利档案管理工作浅析[J].农业与技术，2013，33（11）：252.