浅析新形势下档案管理工作的规范化

申先华

摘 要：对企事业单位的长远发展而言，管理的规范化具有极其重要的意义，尤其是生活水平提高后，人们对档案管理工作的要求也相应提高。当下档案管理工作中有较多的误区，诸多管理人员未提高重视，甚至不了解档案管理的重要作用。现通过分析影响档案管理规范化的问题，并提出相应的对策。

关键词：新形势；档案管理；规范化

档案管理是将档案实体和档案信息进行管理并对其提供利用服务的业务工作总称，同时也是我国档案事业中重要的组成部分之一，另外，档案管理工作对各行各业都有着重要的影响，因此，在开展档案管理工作时必须要对其进行重视，保证档案管理工作质量的同时还要提高工作效率。近年来我国信息技术等也有了逐步的提升，在新形势下规范档案管理工作势在必行，那么想要使档案管理工作更加规范化，相关部门就务必要找到目前档案管理工作中的问题，从而研讨相应的解决策略，推动档案管理工作规范化的开展。

1 新形势档案管理工作概述

1.1 应用电子信息技术进行档案管理

在信息化大潮来临之际，应用电子信息方面相关的一些新技术进行档案管理工作已逐渐成为了一种全新的潮流。这一档案管理方式将传统的纸质档案转化为了如今最为常用的电子档案文件。通过对这些文件进行读取、写入、修改、查询等操作，我们能够十分方便地对我们的电子档案进行管理。这种方式大幅颠覆了我们传统的档案管理过程，极大的提升了我们进行档案管理的效率，是一种全新的档案管理方式。且通过这种方式，在同样的单位空间内我们能够存储更为大量的档案数据，一块小巧的硬盘便可存储我们使用传统方式需要使用一整个房间放置的档案数据，在数据的存储空间占用率上有着极大的提升。此外，通过这种方式，我们还能够在文件的编辑、管理等各个方面获得极大的便利，对我们提升我们的档案管理工作效率有着很大的帮助。

1.2 真正意义上实现数据即时上传

过去，如何及时地对档案数据的更动进行及时的处理一直是困扰我们的一大难题。我们需要首先找到对应的档案位置，前往该位置对档案内的文件进行修改，将档案放置到正确的位置……整个过程非常繁琐，需要办理诸多手续方可实现我们所要达成的目的，费时费力。而如今，通过结合我们现有的互联网方面的一些技术，我们能够十分轻松地对我们的档案内数据进行修改和查询，真正意义上地实现档案数据更动即时上传。应用这些全新的技术，我们能够大幅度地降低我们档案管理工作环节的繁琐程度，并提高我们所存储的档案信息的准确程度，保证我们所存储的档案数据的真实性和完整性，从而帮助我们更好地运用、管理这些档案信息。

2 新形势下档案管理中所存在的问题

档案在我国各行各业的发展过程中，呈现的重要性越来越明显，并且对档案管理的要求越来越高。从当前我国的档案管理工作的情况来看，还有许多不尽如人意之处，主要体现在以下几个方面：

2.1 档案缺失、不完整

当前档案管理中所存在的最显著问题，而且不是个别现象，可以说是在绝大多数企业中都存在的普遍现象。究其原因，主要是由于相关人员不重视，工作态度不积极、档案信息整理不及时所导致的，那么由于档案本身的繁杂琐碎，有些又时隔已久，相关人员畏难心理严重，使得无数次的档案整理无功而返，最终导致了档案不够完整、破损严重的现状。

2.2 档案管理工作规章制度不够完善

档案管理相关的规章制度是规范档案管理工作人员工作行为的标准。但是，一些企事业单位中所设立的管理制度，对于如何做好档案管理工作的描述几乎是轻描淡写、一笔带过，不注重完善档案管理制度。这些都些都就使得一些档案管理工作人员消极怠工，工作效率低下。

2.3 管理者素质不高

尽管企事业单位管理工作融入了档案管理规范化的理念，但因管理者综合素质不高，进而使其管理工作的规范化受到影响。多数企事业运行时，管理者未对档案管理工作的作用形成统一认识，进而阻碍了规范档案管理工作的进程。同时，受现代化技术的限制，设计档案管理工作时，无法深入应用各类信息化技术，相当一部分管理者无法对专业化的计算机档案管理体系有效掌握，最終影响到信息的收集。

3 确保档案管理工作实现规范化的举措

档案管理实现规范化，能够为各行业的发展提供完整、连贯、准确的数据资料参考，并且能够推动各行业各方面工作管理更加高效。结合当前我国档案管理的实际情况，提高档案管理工作实现规范化的途径主要从以下几方面入手：

3.1 健全和完善档案管理制度

众所周知，健全而完善的规章制度是确保一切工作得以顺利规范进行的保证和基础，对于档案管理工作也不例外，它的作用在于对相关工作进行约束和管理，确保该工作能够规范进行，是对相关人员责任的明确，从而有效促进相关工作的管理水平并激发相关人员的工作热情。因此，健全和完善档案管理制度对于新形势下规范档案管理工作来说至关重要，既是实现档案规范化管理的前提和保证，也为责任追究提供了制度上的依据。

3.2 提高各行业领导对于档案管理

工作的重视想要在新形势下规范档案管理工作，首先要做的就是提高各行业领导对档案管理工作的重视，加强规范化档案管理工作的措施，让各行业领导认识到档案管理工作的重要性，才能使档案管理工作更加规范化，并将档案管理工作的作用发挥出来。近年来我国也打开国门迎接了众多国外经济的往来，也是我国经济走出国门，与国外经济进行融合，使我国经济发展成为全球化经济，这也加剧了各行各业之间的竞争。

3.3 科学分类管理工作

一般情况下，设计档案管理工作时，需科学划分管理的内容。首先，应当明确标注案卷，将齐全的档案规划为同一种类，同时在计算机中遵照对应目录排版；标识不同的资料，以达到科学化管理档案的目的。其次，对于部分比较特殊的档案资料，管理者需耐心仔细区分，结合档案的类别，实施编号、姓名等形式的筛选，以达到设计档案工作的需要，从而给构建档案管理工作提供稳固牢靠的支持。

3.4 建立相应的监督管理机制

监督档案管理人员的工作，一方面可以起到督促作用，保证他们较高的工作效率和质量；另一方面也可以起到威慑的作用，避免有些档案管理人员消极怠工、不思进取的工作态度。但是，在建立相应的监督管理制度的过程中，也要考虑企事业单位自身的现实情况，建立的监督管理制度必须满足公平、公正、合理、高效的条件。最理想的监督管理制度应该是既可以保证档案管理人员高效工作，又能够让他们很乐意接受监督。

4 结束语

档案管理工作一直以来都是企事业单位工作的重要内容，它对企事业单位工作的改进以及长期的发展都具有不可替代的作用。新形势下，企事业单位档案管理工作虽然发生了很大的转变，但同时也出现了很多的问题，如何采取有效的措施弥补这些不足，使企事业档案管理工作更加规范化、更加完善，是当前企事业单位档案管理工作所必须面对的问题。因此，新形势下企事业档案管理工作规范化分析这一课题很有研究意义。

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