浅议提高军队干部档案管理需把握的几个环节

摘 要：军队干部档案工作既是军队档案事业的重要组成部分，又是干部工作的有力保障和依据。管好、用好军人干部档案，对于建立健全军队干部管理使用机制，便于首长机关用人决策，科学合理地选贤任能，促进军队现代化建设发展具有十分重要的意义。下面，笔者结合工作实际，就加强军队干部档案管理问题谈几点粗浅看法。

关键词：军队干部档案；管理水平；服务方式；创新发展

1 充分利用信息自动化管理，全面提升军队干部档案的管理水平

随着科学技术的发展和信息技术的广泛应用，军队的干部档案管理工作也正朝信息化、数字化方向迅速发展。目前干部档案的管理方式还停留在主要依靠手工操作的形式，不利于档案材料的快速查询、检索和利用。拓宽运用现代高新技术和先进管理方法的领域，加速推进军队干部档案管理现代化进程，已成为干部档案管理部门现实而紧迫的任务。

现在虽然有要求提供军人档案材料的电子光盘，但是因为个人档案材料不同于其他单页材料，扫描个人档案材料非常缓慢且耗时，所以不被广大档案管理人员青睐，推广率不高，难以达到充分利用电子版的快捷效果。应切实把信息化建设作为军队干部档案工作的头等大事，科学筹划，精心实施，逐步实现通过网络开展军队档案服务利用工作。

根据目前全军机关都将建立局域网，为干部档案在网上的资源共享创造了有利条件。笔者认为，军队干部档案管理工作也应在严防失泄密的同时加强应用网络技术，充分利用全军现行的《军队信息系统》（为保密，此为简称）软件，实现干部档案信息资源的共享，对军队干部档案进行存贮管理，进一步提高干部档案的利用效率和工作质量，不但可以更加系统、生动、直观地反映出每个干部德、能、勤、绩等方面的基本情况，而且还为首长、机关选拔任用干部提供更为迅捷全面准确的参考意见，既促进军队干部队伍建设健康发展，也可提高军队干部档案的现代化管理手段。

同时对电子文档的归档、整理、保管和利用做出明确规定，使电子文档归档与管理达到有据可依、有章可循；另一方面，积极协调信息部门，将电子文档的归档与推广使用机关办公自动化系统有机结合起来，使电子文档工作成为机关人员利用办公自动化系统处理公文的一个必须执行的环节，大力推动档案电子版的归档与管理工作发展。

2 更新观念，转变军队干部档案的服务方式

军队干部档案的生命在于它的有用性、可用性和实用性，军人干部档案管理的最终目的是利用。干部档案工作者应解放思想，更新观念，与时俱进，积极开发利用档案信息资源，不断挖掘军人干部档案的利用价值，使“死档案”变为“活信息”，把军人干部的各种最新情况、最新材料信息实时掌握并及时入库，充分发挥《军队信息系统》在干部工作中的作用。

1）由单一保管型向开发利用型转变。人才交流、选贤任能是促进军队现代化建设发展的重要保障之一。在严防泄密的前提下，积极开发利用干部档案信息资源，为选贤任能服务，是部队干部档案工作的重要任务。军队干部档案工作要坚持保管与利用并重、指导与服务相结合的原则，以为部队及时提供一流服务为宗旨，使军人干部档案工作真正实现由单一保管型向开发利用型的转变，使干部档案的服务保障作用得到最大限度的发挥。

2）由被动服务向主动服务转变。干部档案管理工作者要转变过去那种“收、理、核、看、转”的服务观念，要积极进取，意识超前，跟踪服务，把军队干部档案工作与选拔人才工作结合起来，主动为首长、机关选拔任用干部提供人才信息服务，为建立健全科学有效的用人机制创造良好的条件。进一步深化干部档案信息的服务保障作用。

3）由手工查阅向网络共享转变。许多单位的干部档案虽然实现了数据库管理，但因平时使用不够，在提供利用时，还不能够及时利用数据库的快捷方式，更多的还是局限于手工查找方式，影响了干部档案利用效率。笔者认为应该充分利用现有的《军队信息系统》中的干部档案信息，建立干部档案信息网站，通过内部局域网，直接为首长、机关最大便捷的提供所需要的档案材料保障终端，也为各基层单位提供更为方便、快捷、准确的查询服务。

3 严格把关，确保干部档案的真实完整

军人档案材料的真实性是军队干部档案的生命。干部档案质量的高低，不仅事关干部档案工作的健康发展，而且对军队干部队伍建设也有着直接影响。干部档案管理人员要本着对军队建设和干部本人负责的态度，严格制度，认真负责，一丝不苟、扎扎实实地把好干部档案的质量关。

1）把好“立档”关。建立军人干部档案是干部档案工作的起点，是一项基础建设，它直接关系到每个军人档案的质量，也影响着档案的利用。所以，立卷建档要及时、准确、完整。其中重要的组成部分“履历书的填写、审定；原始材料的分类、认定、排列、登记；材料内容的完整、手续的齐全”等要从源头抓起，确保档案建立后的准确。

2）把好“入档”关。做好档案材料的鉴别也很重要。在每接收一份档案材料后，力求取舍有据，分类合理，这是提高军人档案材料质量关键。干部档案工作者，要坚持该“进档”的材料一定不能空缺，要嘴勤腿快，不怕麻烦，经常及时督促各材料形成部门归档。要勤收集、严整理，对不该“入档”的材料坚决卡住，尤其要注意虚假材料的鉴别。凡接收的档案不符合要求的应坚决予以退回。

3）把好“轉递”关。在转递调动、离队干部档案时，必须提前进行全面、系统地整理、核对，严防缺漏件及虚假材料的混入。切实做到转出的档案材料翔实、完整；分类准确、编排有序、装订规范。转递手续齐全完备。

4 采取措施，促进干部档案工作的创新发展

近年来，在各级机关和首长、干部档案工作主管部门和档案管理人员的共同努力下，军队干部档案工作和基础建设有了长足的进步。但由于各种客观因素，干部档案工作还存在着许多薄弱环节，需要我们继续努力工作，改进不足，进一步加快干部档案工作的发展步伐。

1）加强宣传，提高认识。近年来，军队干部档案工作的地位虽有提高，但还存在档案意识不强、落实力度不够、工作关系不畅等问题，干部档案工作的地位和作用还没有得到足够的重视。档案部门应加强利用报刊、网络等传播媒体的力度，对干部档案工作及时宣传，使各级机关充分认识到干部档案工作的必要性和重要性，并对干部档案工作内容要求有所了解。

2）更新观念，严格要求。干部档案工作者应树立求真求实的观念，端正服务态度，认真核实一些模糊不清的档案材料，去伪存真，拾漏补遗，对残缺不全的档案，应尽量补充完整、修正准确，以提高干部档案的真实性和可靠性。

3）加强领导，保证质量。把干部档案工作纳入机关办公正规化管理范畴，建立健全岗位责任制度，形成分管领导亲自抓，主管部门直接抓，档案管理人员时时抓的氛围，从而为军队干部档案工作向高层次发展提供有力的保障。应定期对干部档案的真实性、准确性和完整性进行检查，发现问题，及时纠正，确保干部档案工作质量。

4）积极培养高素质干部档案管理人才。军队档案管理是项连续性、专业性较强的工作，实现军队干部档案管理现代化，关键在于提高干部档案管理人员的素质。档案管理人员除需具备坚定的政治信念、严格的保密观念外，应在适应现代化技术管理方式上不断提高，这就还需具备现代化科学技术知识和管理能力。应通过各种培训班、研讨会等形式，加强在职培训，学习高新技术，更新知识结构，提高军队档案管理人员开展电子文件归档与管理工作的技能，为提高军队干部档案管理水平奠定坚实的人才基础。

作者简介

柳捷（1966-），女，汉，湖南长沙，大专，职员，馆员，研究方向：档案管理。