浅析事业单位档案管理存在的问题和应对措施

曾永发

摘 要：档案在保证事业单位高效、协调、有序运行具有重要的作用。国家制定了事业单位档案管理工作制度，各单位应严格执行，体现制度的规范性和严肃性。同时不同单位的服务范围和工作性质不尽相同，要根据自身特点和国家相关法律法规，制定并完善符合自身实际的档案管理体系，最大程度发挥档案管理的作用。

关键词：事业单位；档案管理；存在的问题；应对措施

1 导言

在事业单位档案管理过程中，始终要做到规范与灵活相统一、权益与职责相兼容、制定与执行相并重三大原则，做好档案管理工作，需要事业单位的领导重视，需要专业工作人员的高专业水准，需要组织的硬件措施，需要好的相关管理制度。只要做好了以上四点，事业单位就能做好档案管理工作，也更加能做好事业单位的工作。

2 当前事业单位档案管理中的问题及其原因

2.1 事业单位对档案管理重视程度不足

对档案管理不重视或者不够重视的现象在部分事业单位比较明显。之所以出现这种情况，究其原因还是因为这部分事业单位对于出台的档案管理制度认识严重不足，也对相关的法律法规模棱两可，使得整个单位在档案管理工作方面不重视，直接造成了事业单位的工作混乱。

2.2 档案管理人员专业水平不足

造成这一结果其实有两大原因，首先，管理人员职位不稳定，由于很多事业单位对于档案疏于管理，出于对这方面的认识不足，使得档案管理人员职位变动频繁，一月一换，相关档案人员一直处于新人阶段，对情况不清楚，造成了工作效率低下。同时任命到档案管理的人员本身素质不够高，缺乏专业的办公技巧，这一点也是导致管理混乱的直接原因。

2.3 管理制度不完善

在管理制度方面，虽然相关的条例细则，如《干部档案管理条例》、《干部档案整理细则》等，其实已经要求实施多年，但是始终无法贯彻落实，尤其在程序规范方面，各单位始终没能在系统内部形成一套流畅的运行体系，档案管理建设工作长期以过去的经验，缺乏对新东西的贯彻落实，始终处在缓慢的发展状态。部分事业单位档案管理制度不够完善，直接导致了档案管理方面监督力度不足、管理规范化程度不足、组卷分类混乱等问题，造成了工作混乱的情况。例如，有些单位为了节省流程，没有按照法律程序就直接销毁原本应该分类、归档的部分文件资料。这可以说是档案管理工作上的重大损失。

2.4 设备现代化程度不足，信息化进程缓慢

之所以出现现代化程度不足的情况，更多地是因为缺乏资金。有许多单位的档案管理部门电脑设备落后、办公条件较差、档案管理依然是老样子。例如，个别单位的档案室十分简陋，办公环境较差，还有很多单位极度缺乏保护档案的设备配置等等问题。由于硬件措施的不到位，所以直接导致了档案管理的信息化和网络化方面的投入严重不足，没有档案管理软件的辅助或者信息化管理软件长期不更新。

3 应对措施

3.1 建立健全档案管理体系

以科学性和合理性为依据，制定各项档案管理规章制度并落到实处。规章制度不要长篇大论，应以方便日常管理工作为原则，具有可操作性，充分发挥管理体系的应有价值。规章制度具有平等的约束力。建立档案管理体系不只约束档案利用者，同样约束档案管理者。在制度面前人人平等，才能真正落实档案管理体系。建立明确的奖惩机制，约束员工遵守规章制度。档案管理部门要建立明确的奖惩机制，惩治那些破坏档案和不严格履行规章制度的人员，表扬表现优秀人员。

3.2 提高档案管理水平

要积极宣传档案管理工作在经济社会发展中的作用，明确档案管理对单位高效、协调、有序运行的意义，突出档案管理工作的重要性；要建立一支专业的档案管理监督队伍，负责检查和监督档案管理工作，保证科学有效完成档案管理工作；要建立档案管理考核机制，定期考核并公示档案管理工作质量及其考核结果，让档案管理者及时找出自身工作的不足，以不断改进；要制定和实施档案管理工作质量评价体系，促进档案管理工作的科学化和规范化。

3.3 推动档案信息化管理

随着科技水平的飞速发展，高科技设备的应用提高了工作效率和工作质量。在档案管理工作中，应充分利用高科技设备，实现档案信息化管理，不断提高档案的效能，延长档案的存储寿命，缩短档案检索查询时间。首先，事业单位档案管理部门要及时收集和整理本单位档案，保证档案的实效性；其次，档案管理应引入计算机、扫描仪等现代科技设备，将纸质档案传输保存到计算机内形成数据库，实现档案的科技化管理和数字化管理；最后，要利用网络的共享性，向全社会提供一流、专业和最新的档案信息，实现相关数据的全社会共享，方便利用者高效利用档案信息。

3.4 加强档案保密工作

档案部门一定要实现独立化办公，与其他办公部门分开，保证涉密档案的安全性。对于国家要求保密的档案，一定要加大保护力度，设立独立的保护区域，专人负责，杜绝泄露现象的出现，防止威胁和损害单位本身和国家的利益与安全。要认真做好档案审查工作。档案的審查工作是档案利用前的重要工作，是档案利用的重要环节，关键性工作是科学而准确地区分、判定档案的利用与控制使用范围，必要时请档案管理部门的专家把关。档案管理者根据标准逐件初步审查所利用的档案，判定好利用与控制使用范围；由具有较高政策水平和业务能力的管理者进行中审，重点对初审中没能判定利用与控制使用的部分档案确定范围；由业务领导根据初审和中审的情况综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。妥善做好档案的解密工作。根据《保密法》规定确定涉密档案的不同等级，不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但秘密不是一成不变的，具有一定的时效性：随着时间的推移或秘密保管期限届满，会失去保密价值此时不能按原有保密文件管理，应按公开文件管理。在成为公开文件前，保密文件必须遵循《保密法》“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”之规定解密。

3.5 做好档案利用的基础工作

要利用原有基础进行系统整理，达到科学分类、合理组卷、清楚编目、系统排列的要求，进一步提高利用档案案卷的内在质量。同时按照适应利用后检索与管理的要求，建立健全档号，编制新的检索工具。对珍贵重要的档案要采取抄录、复印、照相等形式复制，留好档案副本，提高档案资料的使用寿命，最好采用现代科技设备进行数字化信息化管理。

4 结语

事业单位档案管理部门在调整人员结构的过程中，首要任务就是对工作进行交接。但是人员调整存在问题，导致工作交接难以开展，造成工作步调越来越慢。档案管理工作的开展对事业单位的发展来说有重要的作用，因此，需要通过对其中存在问题的分析，提出针对性的解决措施，从而优化档案管理工作，加强事业单位发展的稳定性。

参考文献

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