新形势下机关档案管理标准化建设的思考

张晓娟

摘 要：在新形势下，档案管理的标准化与规范化是实现档案的高效与标准化的管理基础和前提，也能有效提升管理工作的效率。要完成机关档案管理的标准化建设，就要解决目前管理工作中存在的一些具体的问题，通过有效的措施保证机关档案管理实现标准化的工作，确保档案资料管理的安全性和有效性，使档案资料最大限度地发挥其价值。

关键词：新形势；机关档案管理；标准化建设；思考

1 规范化、标准化在档案管理中的地位

为了健全和完善机关、团体、企事业单位档案的管理制度，国家对机关档案工作制发了一系列指示和规定，这对实现全国档案工作的规范化、标准化打下了良好的基础。已出台的《档案法》与《中华人民共和国档案法》修正案，使我国的档案工作进一步走向依法管理的法制化轨道。《档案法》的颁布实施与重新修订，为社会主义市场经济下的档案工作提供了有力的法律保障。实现档案管理工作的法制化，必须解决档案工作的规范化和标准化。机关档案工作规范化、标准化是档案管理走向法制化轨道的坚实基础。在推进机关档案工作法制化、规范化工作中，搞好机关档案工作的标准化建设是重要环节。档案工作是机关信息管理的重要内容，档案管理工作质量的好与坏直接关系到领导的科学决策和机关的日常管理，也关系到机关档案管理工作的现代化进程。要做好档案的标准化工作，首先要针对各部门、行业的特点，结合《档案分类表》和《档案主题词表》，确立档案管理的标准，作为档案著录和检索的依据；其次是强化文书工作，打好档案标准化的基础。档案工作的有些标准必须从文书处理部门开始，如公文用纸格式、书写材料、公文种类、公文的撰制、立档范围与案卷质量的要求等必须与文书处理部门的标准化工作结合起来，同步发展，再次要提高办公自动化水平，提高工作效率。为办公部门配备多媒体计算机、打字机等现代化办公设施，配齐人员，搞好培训教育工作，如果放任档案的基础管理，也就是放弃工作职责，要实现机关档案工作的法制化、规范化、标准化是第一步。

2 新形势下机关档案管理的发展趋势

2.1 档案管理的规范性

档案管理具有相应的标准和规矩，有相应的制度规范了档案管理的流程，使档案管理工作高效有序。规范性特征既可以让档案工作满足社会发展当中的具体需要，也能够为决策者制定规划提供依据。

2.2 档案管理的信息性

档案管理具有的信息性特征，指的是以信息技术和网络技术为支撑，以确保档案原本内容为基础，利用科学技术合理转化档案的形式与存储的方式，实现档案的电子化和网络化管理。对档案进行信息化管理，可以永久的保存档案信息，还能在档案管理当中降低成本，最大限度地发挥档案资料的利用价值，更加便于档案的再利用和查询。

2.3 档案管理的标准化

档案管理实现标准化是针对各项档案管理工作指定的统一规划与技术方面的规范，要求档案管理人员严格的遵循管理标准，使档案管理渐渐实现规范化统一性的标准，以保证档案工作的社会价值与工作秩序。标准化的管理可以使管理更加规范，更便于发挥技术的引导作用，避免管理过程当中出现不必要的重复性工作，提升工作效率，有利于管理工作更加便捷高效的进行，最大限度的实现资源共享。

3 机关档案管理当中存在的具体问题

3.1 档案管理的标准化建设不够重视

首先，缺乏标准化制度的建设。机关单位的工作比较繁杂，各种制度相对健全，相对而言，档案管理的制度建设不够。有的机关档案管理制度不够健全，有的即使有相关的制度，由于缺乏改革和创新，导致在管理当中不适用。其次，档案管理当中没有设置专门的管理人员，管理人员一般由办公室当中的工作人员兼任。由于缺乏管理的专业素养与时间，难以实现标准化的档案管理。第三，档案管理方面的投入不足。机关在档案管理方面的資金、人力和物资的投入都有一定欠缺，档案信息化建设缺少一定的设备，影响了标准化建设。第四，档案分类不明确。由于机关当中的档案资料种类繁多，管理缺乏科学性，导致分类不明。

3.2 管理人员的专业技能水平不高

一些机关当中的档案管理员并不是专职人员，而是由其他岗位的人员兼任，管理人员的专业技能水平不高，导致档案管理达不到规范化管理的标准。由于档案管理的相关工作内容不在机关年度的考核项目当中，导致机关不重视管理人员在档案管理技能方面的提高。加上信息化建设在档案管理当中的进一步强化，档案查询需求渐渐增加，这为档案管理工作者的服务水平提出了更高的要求。

3.3 档案管理的电子信息化程度低

机关当中的档案多以纸质形式进行保存，很少将文件进行电子化处理，即使有的文件进行了电子化处理，但也没有单独存档管理。特别是基层的企事业单位的档案对于档案管理的电子信息化没有意识，还只停留在纸质档案的阶段。档案的电子化程度低，不便于查询，影响档案归档之后的使用率和查询率都很低。

4 实现机关档案标准化管理的策略

随着档案管理渐渐向信息化与标准化发展，必须针对目前机关档案管理当中的问题采取有效解决措施。

4.1 强化机关档案法律法规的建设

加快完善机关档案管理的相关法规和规范，建立健全档案管理当中的相关制度，对相关人员进行严格的岗前培训，组织其学习档案管理的法律法规方面的知识，为工作人员树立起依法管理的工作理念，提高其专业素养和工作能力。

4.2 加强机关档案基础设施的建设

有关部门要对档案管理的价值和意义有一个全面的认识，在此基础上才能强化档案室管理建设。档案管理需要规范而标准的管理空间，另外还要配置系统化的硬件设备与软件设备，确保档案管理工作能够方便、安全、高效的展开。档案室要与办公室和阅览室区分开，配备的设施要符合国家标准，落实好防盗、防火、防潮、防高温等安全管理措施。

4.3 加强机关档案信息化的建设

实现档案资料的数字化管理，将所有的档案资料数字化，实现资料数据的永久保存，实行纸质文件与电子信息共同运行的管理模式。应用软件系统完成数字化档案平台的构建，强化电子信息的归档与管理工作，建立相关的工作规范与技术方面的保障。建设机关档案的网站搜索系统，方便档案资料的查询与利用。

4.4 强化机关档案安全体系的构建

机关档案室一定要完善安全保障体系，注重档案安全的教育和宣传，完善安全管理的制度和有关的应急方案，确保档案实现安全管理。完善网上信息的审查工作，对档案的分类和解密工作要严格，做好档案信息保密事项。

5 结语

档案管理过程中的标准化建设为机关当中的决策者及时了解部门的情况提供了便利，利于其总结以往工作实践中的经验与教训，了解单位中各部门人员的具体素质水平，也为其调整发展规划，改进工作结构提供了重要的参考。

参考文献

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