水利工程档案数字化管理

常亚静

摘 要：由于水利工程档案资料较多，所以采取数字化管理形式对提升水利工程档案管理水平具有重要的作用，有利于保证档案资料的完整性的真实性，为保证水利工程的质量提供理论资料。本文通过阐述水利工程档案的数字化特征，并根据实际情况提出水利工程档案的数字化管理措施，旨在为提升水利工程档案数字化管理水平提供重要的资料。

关键词：水利工程；档案；数字化管理

在现代社会快速发展的背景下，水利企业应该全面充分的了解水利工程档案数字化建设的重要性，统筹分析水利工程档案数字化建设中存在的问题，并根据实际情况提出水利工程档案数字化管理的措施，从而有效保证水利工程档案数字化管理的规范化、系统化。

1 水利工程档案数字化特征

1.1 数字化

水利工程档案数字化管理形式就是将传统的档案资料转变成为数字化的信息形式，并采取数据压缩技术、过数据库技术、数字扫描技术将水利工程档案的电子文件进行全面统一的管理和存储，并构建完善的数据资源库，这样有利于为丰富水利工程档案的信息组织方式、提高检索速度、压缩存储空间等提供坚实的基础。[1]

1.2 标准化

水利工程档案数字化管理的基础条件就是计算机设备的应用，通过巧用计算机能够直接进行水利工程档案资料检索。尤其是在当前数字化网络组织形式逐步代替了原来的纸质管理形式的背景下，应该充分利用数据库技术，更好的实现数字档案的高效检索。

1.3 网络化

信息设备和通讯系统在水利工程档案的数字化管理中发挥着非常重要的作用。数字化网络系统的不完善，将在一定程度上影响数字档案的管理水平。通过实行水利工程档案的数字化管理，能够让水利工程档案资料的查阅更加随意、更简便、更清晰，有效减少水利工程档案资料的检索实践，切实保证水利工程数字化档案的可靠性的全

面性。

2 水利工程档案数字化管理的策略

2.1 建设完善的数字化档案管理组织

首先，创建良好的组织机构。为了能够更好的实现水利工程档案数字化管理，便需要明确了解档案管理的各个部门在数字化管理中的关系，并根据水利工程的实际特点，合理设置职能组织机构、线性组织机构和矩阵组织机构，绘制良好的项目结构图、组织结构图和合同结构图。

其次，明确档案数字化管理的职能分工和任务。在水利工程档案的数字化管理过程中，需要业主方和项目的设计单位、施工单位、监理单位明确自身在档案数字化管理中的职责。同时，各方还应该明确投资控制、进度控制、质量控制、合同管理和组织等各个方面的职能。其中，水利工程档案的数字化管理主要是由问题、筹划、决策、执行和检查五个部分组合而成。[2]因此，各个部门应该根据自身的职能分工，合理的参与到数字化档案管理中，如监理单位可通过对施工单位上报的数据和合同计划数据进行对比分析，并根据实际情况提出施工进度拖后的问题。由业主方召开调度会议，积极召集各方对这个问题进行筹划，严格要求施工单位落实决策方案，合理控制水利工程项目的进度，以确保工程能够按时完工。

再次，强化水利工程档案管理的流程数字化建设。其中，水利工程的档案管理主要包括投资控制阶段的档案、进度控制阶段的档案、合同管理的档案、付款和设计变更方面的档案。通过采取数字化形式管理水利工程的档案资料，能够更加全面的将水利工程档案管理的信息纳入到信息系统中，并灵活的利用数字化形式進行水利工程档案资料的整合，从而促使水利工程建设与档案资料管理能够更好的结合起来。但是，水利工程档案的数字化管理工作只是一种工具，需要配备高素质的工作人员才能够最大限度发挥数字化档案的作用，从而最大限度提升水利工程档案的数字化管理水平。[3]

2.2 制定完善的水利工程档案数字化管理制度

为了强化水利工程档案的数字化管理，最大限度提升水利工程的档案数字化管理水平，便需要制定完善的水利工程档案数字化管理制度。首先，明确水利工程档案数字化管理各个部门的职责。例如，明确要求水利工程各级建设部门应该积极配合档案业务主管部门，认真履行档案监督、检查和指导的职责，共同做好水利工程档案管理工作。同时，还需要水利工程勘查设计、监理和施工参建单位明确相关部门的归档责任。此外，水利工程数字化档案建设的专业技术人员和管理人员，应该严格按照水利工程建设工作中所形成的文件材料归档，认真把握好质量监督的检查关，从而有效保证水利工程的档案管理质量；其次，构建完善的档案数字化管理流程，认真做好归档、移交和验收等多项工作；最后，应强化水利工程重点项目的档案管理，始终坚持国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，切实做好水利工程建设的档案资料验收工作，不断完善水利工程档案数字化管理制度。

2.3 配备相应的数字化设备，强化数据库的安全建设

为了能够最大限度提升水利工程档案的数字化管理水平，便需要配备相应的数字化设备，如计算机、电子阅览装置等。数字化设备是更好的实现水利工程档案数字化管理的重要基础，一套良好的数字化系统设备能够给水利工程档案管理创设良好的信息化平台。尤其是在现代水利事业快速发展的背景下，水利工程的档案管理资料不断增多，在一定程度上增加了水利工程档案管理的难度性，所以配备大容量的档案存储设备具有非常重要的现实意义。尤其是当前相关部门主要采用的是计算机的磁盘存储系统和光盘存储设备，能够有效解决水利工程档案管理中存储困难的问题。因此，通过使用先进的数字化档案管理设备，不但能够减轻水利工程档案管理工作人员的压力，而且还能够最大限度提升水利工程档案管理的水平。

通过采取严格的安全保密措施进行水利工程档案管理，并根据实际情况制定相应的计划，再按照一定的步骤、分阶段的进行水利工程档案的数字化共享。同时，为了有效保障水利工程档案管理的网络安全，合理进行档案信息分类，将机密档案做好备份之后转移出网络服务器，将其存放到安全的地方。采取这样的措施能够保证水利工程档案数字化管理的安全性。

总之，强化水利工程档案的数字化管理对推动水利工程建设发展具有非常重要的现实意义。尤其是在现代社会快速发展的背景下，需要水利企业充分重视水利工程的档案管理，不断增强水利企业的核心竞争力，从而促使我国的水利工程建设朝着可持续方向发展。

参考文献

[1]高红.水利档案数字化发展对水利建设的作用研究[J].商情，2017（30）：45-46.

[2]陈悦.新形势下如何做好水务工程档案管理工作探析[J].卷宗，2017（14）：78-79.

[3]王益平.大数据时代档案数字资源整合的难点及对策[J].科学与财富，2017（17）：23-24.