面向知识管理的企业档案管理创新发展探讨

张阳

摘 要：知识管理体系的构建可以发掘出档案归纳、整理和使用中的潜在价值。本文从知识管理的概念入手，探究了企业档案工作中知识管理的重要性以及现状，从转变管理思想、创建管理体系、实现协同化发展三个方面深入研究了档案创新发展的措施，旨在发挥信息资源的潜在价值，推动企业的可持续性发展。

关键词：知识管理；企业档案管理；创新发展

现代化技术的发展给企业的信息管理带来了更多的可能，档案系统的使用弥补了传统资源整合过程中的各种缺陷，使信息使用更为快捷高效。因此，如何转变以往的档案管理工作理念，在知识管理的基础上提高工作质量和效率是当前形势亟待解决的问题。

1 知识管理的概念

知识管理是帮助企业在市场竞争中站稳脚跟的武器，即是利用先进的技术将掌握的知识整理、储存并完善，实现互利共享的过程。本质上讲，知识管理的内容应该构建在企业核心战略目标的基础上，由于企业的性质属于以盈利为目的，战略目标也应该是提升市场竞争力，在新时期谋求创新发展并创造更多的价值。因此，知识管理也应该遵循这一理念，结合企业实际情况充分融入到各项工作中。一般来讲，知识管理并不是一成不变的，其中的信息内容会随着企业的发展而创新，同时还要满足新时期市场的要求。知识管理包括的内容有知识体系的构建、信息内容的传递以及共享利用，既要按照一定规律筛选，又要与活动实际相符。知识管理在各行业的内容也各不相同，因此，要结合所在背景以及信息内容做好调整，尽可能的发挥出其最大的价值。

2 企业档案管理中知识管理的重要性

新形势下，知识管理是提高公司竞争价值的重要条件，应该全面渗透到各个部门的工作中。企业档案管理也要掌握知识管理的应用规律，结合实际情况获得创新发展，而知识管理为档案管理创造的价值有以下几个方面：

1）提升档案管理效率。知识管理需要在短时间内完成数据到信息的转变，也就是说，档案在采集、整理和投入使用这一流程中要尽量缩短时间，提高效率才能使生成的内容不被新形势淘汰。因此，企业要利用计算机技术的信息高效整合优势将采集到的资源转变成档案材料。投入使用时要在初始资源的基础上完善创新内容，使信息更有价值。

2）丰富档案管理体系。传统的档案管理方式过于守旧和单一，且纸质材料在使用和储存时具有局限性，而知识管理的运用推动了档案信息化的发展，使档案实现了从纸质版到电子版的转变。为了满足知识管理体系的要求，未来的发展中还要加入更多先进元素，使管理方式趋于多元化，通过开发检索软件、扩大信息数据库等形式提高档案工作效率。

总而言之，知识管理给档案工作创造了更大的发展空间，企业也应该以知识管理为基础，引用更多先进技术，为档案管理的开发和使用提供良好的基础，使其发挥出潜在价值。

3 企业档案管理的现状

虽然在新时期的影响下，很多企业加大了档案的管理力度，但仍存在一些问题阻碍了信息的整合管理，主要体现在以下几个方面：

首先，认识不足。很多管理阶层对档案管理的重要性认识不足，配置的档案管理者专业素质不高，且缺少教育培训的机会，只是重复性的采集资源、归纳资源，档案的潜在价值得不到开发使管理工作过于表面化。还有些企业档案管理人员身兼数职，很难有精力全身心的投入到工作中，严重阻碍了信息的发掘和利用。

其次，缺少目标。档案管理部门主要工作内容是给企业提供可参考的资源信息，并不是公司运营的亲身参与者，也看不到直接的效益生成，这导致很多领导者忽视了档案的管理，也很少从档案中提炼有价值的信息，长此以往，档案的管理目标会与企业的发展计划脱轨，达不到创新的目的[1]。

最后，环节有待优化。很多企业缺少档案的使用权限，且档案管理部门相比于其他部门并不占优势，致使在档案采集归档的过程中需要花费大量时间催促，其他部门也是先处理其他工作再上交档案，出现了制约。而档案为了更好的服务于企业工作要进行分类处理，但是传统的分类方法不够科学，导致搜索生成的资源有限，很难发挥出档案的价值。

4 面向知识管理的企业档案管理创新措施

4.1 转变管理思想

档案管理是企业经营中的重要组成部分，想要将知识管理融入到档案管理工作中就要转变以往的守旧思想，获得创新发展。首先，要认识到大档案的重要性，通常来讲，档案起到的作用相当于历史记录，很少周全的考虑到其创建过程，这个创建的过程既是知识管理，因此，管理人员要掌握信息的获取过程，充实档案资源的内容。其次，知识管理的主旨思想是实现资源的交流和创新。档案的主要作用是将企业涉及到的知识内容整理储存，若能筛选其中优质的资源经过二次处理后用于传递共享，为企业的创新发展提供理论依据，则充分发挥了档案的价值。另外，档案会记录下企业经营过程中的各个环节步骤，调取并利用这些内容也能为企业的活动奠定基础。

4.2 创建管理体系

新时期，企业档案信息化发展成为了必然趋势，档案管理系统实现了信息储存的科学性和资源共享的时效性，但是也存在一定的安全风险。因此，企业要完善权限管理体系，即工作人员在调取使用信息时要经过登录认证，权限的制定要根据员工职能的差异，档案的保密度也要根据内容制定。比如，企业领导阶层可以调取使用所有档案；部门管理者可以查看与工作内容相关的信息；普通工作人员只能阅览本职工作有关的资料；而檔案管理者可以增加、移除以及修改档案信息。

与此同时，档案管理可以与企业自动化办公系统相结合，支持远程调取信息并使用杀毒软件和防火墙技术避免电脑病毒和黑客的入侵，还可以设置内外网避免IP地址的虚假冒用，这是软件方面的安全防护。降低硬件方面的风险需要企业配置专业的系统维修保养人员，定期开展检修工作，一旦发现故障或异常使用情况可及时维修处理，避免影响档案的使用。

另外，还要加强管理人员的专业化培训，培训内容以系统操作方法、管理理念、档案服务方法、系统安全防护体系等为主，确保管理人才符合现代化档案工作需求，还要加强其保密意识，签订信息保密协议，避免管理人员的疏忽泄露企业资源[2]。信息化系统要具有方便快捷的筛选调取功能，还能够提取出具有关联性的有效信息。档案管理系统由很多功能不同的子系统组成，比如数据采集、信息整理、基础服务等等。

4.3 实现协同化发展

档案管理的各个环节都要尽量简单化、科学化、高效化，因此要将其中一些繁复却没有实际意义的过程去除掉，节省了大量归档时间，达到提高工作质量和效率的目的。另外，还要把知识管理的概念融入到系统中，由于知识的信息量大且覆盖范围广，档案只是其中的一小部分，还有各种文件资料、图书等，因此要将档案与企业其他知识相关联，构建一套完整的资源体系，这种协同化工作的目的在于为企业运营提供更多可参考的依据，还可以丰富档案内容，做到信息的互补和共享。这就要求档案在创建时就要与企业的战略目标相一致，帮助企业创造更多的经济价值。

5 结论

总而言之，知识管理不仅能确保档案高效管理体系的生成，还能使企业的各种知识资源相互结合，为企业发展奠定良好的基础。因此，企业要加大知识管理的力度，将其充分应用于档案体系中，达到信息整合共享的目的，为公司的经营发展、决策创新提供理论依据。

参考文献

[1]范博.基于知识管理的企业档案管理探析[J].管理观察，2018（20）：31-32.

[2]金利希.知识管理背景下企业档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理，2017（12）：319-320.