信息化条件下发展档案管理工作探讨

刘芳萍

摘 要：档案管理是一项十分基础的工作，同时也是一项非常重要的工作，但是从当前的档案管理工作模式来看，传统管理观念的不利影响依然存在，整体管理效率不高。在当前的时代发展形势下，这种传统的档案管理工作模式已经无法满足工作要求，必须及时采取有效措施，提高档案管理的工作效率。信息化技术在档案管理领域中的应用，可以改变传统档案管理模式存在的缺陷，起到提升管理质量的预期作用。基于此，本文对信息化条件下发展档案管理工作进行分析。

关键词：信息化；档案管理；工作

1 信息时代档案管理工作的重要价值

信息时代背景下，档案管理工作的价值主要体现在以下两个方面：其一，对文献资源经过二次加工，有效缩短了档案加工的时间，促进了档案信息的有效性。特别是针对原始档案资料而言，将文档经过计算机扫描后以电子文档的形式进行保存，工作人员能够很快调阅使用，这与传统档案管理模式相比较，传统档案管理模式下档案原件因被过度借阅而导致损坏、丢失的情况减少，给予原始档案资料更好的保护。近年来，随着计算机技术的发展，各种计算机软件得到了研发，使档案资源的著录、分类整理、调整得到了实现，有效缓解了档案管理工作人员的工作强度、难度，使得档案管理工作的效率得到了有效提升，使传统档案管理归档方式得到了改善。其二，档案管理的信息化建设通过资金的一次性投入即可实现，但是档案管理信息化建设后所获得的实效却是通过无数次的实践体现的。档案管理通过信息加工的方式开展，有效填补了传统档案管理中的资金问题，弥补了传统档案管理模式的下档案管理存在的不足，通过档案管理的信息化建设，档案信息通过计算机软件实现了快速录入、快速检索与快速提取，有效节省了传统档案管理的存储空间，节省了档案信息的检索、查阅时间，还大大提升了档案原件的安全性与档案资料的利用率。此外，相关档案信息通过计算机平台在相关网站上进行公布，及时将档案管理上的一些新情况、新变化公布给受众。

2 档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理工作边缘化

档案也是一种信息资源，具有留存历史，辅佐考证的巨大作用，然而，许多档案管理者认为自己的工作可有可无，并不是核心工作，因此在工作中出现十分散漫的状态，不认真对待档案工作的现象也是屡见不鲜。另外，单位领导也存在不重视档案管理工作的现象，甚至一些单位都没有配备专门从事档案管理工作的人员，而仅仅是一些人兼职，这些人在管理工作中缺乏专业知识，无法进行有效管理。可以说，对于档案管理工作不重视是影响档案管理水平的重要因素。

2.2 档案管理模式陈旧，信息化程度较低

信息技术的快速发展给许多行业领域带来了全新的发展契机，档案管理工作也是如此，目前，档案管理信息化已经成为发展的必然趋势，也是档案管理工作急需解决的重要问题。但是从当前的档案管理工作来看，信息化档案管理的程度并不高，许多单位还一直沿用传统的档案管理方式，管理效率较低，并且耗费了大量的人工成本和时间成本，而且在档案管理提档升级的过程中也无法适应时代发展的趋势，造成了档案管理水平一直处于相对滞后的状态，影响了档案管理的整体工作效率，这是当前档案管理过程中面临的主要问题。

3 信息化条件下提升档案管理工作质量的有效途径

3.1 提高对档案管理工作及信息化建设的重视度

在管理档案工作的过程中，只有充分认识到它的重要性，提高对它的重视度，才能更加快速地促进信息化建设的发展。信息化建设对于档案管理工作具有重要作用，信息化建设为档案管理工作提供了便利，同时提高了效率，档案管理工作的信息化会加快档案管理人员素质的提高。在这样一个信息化技术日渐凸显的时代，信息化已影响了我们大部分的工作生活，我们只有提高对它的重视度，提倡使用信息化的档案管理，才能更好地顺应信息化时代的潮流，才能改善档案管理工作的现状，促进社会的进步。

3.2 提高档案管理人员整体水平

在信息化时代发展的背景下，档案管理实践中制约管理工作质量提升的一个主要原因就是管理人员的专业素质不高，欠缺一定的信息化应用能力，缺乏信息化技术水平。因此，提高档案管理人員的专业素质，也是构建和优化档案管理模式、提升档案管理信息化程度的重要环节。对此，应该安排一定数量的人员专门从事档案管理工作，并且这些从业人员除了应该具备一定的档案管理基础知识，还应该掌握一定的数据处理和信息化应用管理能力，这样才能在档案管理工作中实现不断优化，加快档案管理信息化进程。还可以聘请有关领域的专家学者，对档案管理人员开展定期或者不定期的培训，让档案管理人员不断更新自己的知识结构，学会利用专业技术提升档案管理信息化水平的能力，从而提升档案管理人员的专业素质，为优化档案管理模式、提升档案管理信息化水平创造良好的前提条件。

3.3 优化信息化档案管理模式

信息化档案管理模式的优化，为信息时代档案管理工作的创新发展奠定了模式基础。一方面，相关管理人员应不断就档案管理模式进行创新，切实提高服务的水平与质量。就传统的档案管理模式而言，相对比较分散、系统建设不足，难满足社会各层次群众的需要，因此应统一对档案资料进行管理、高效整合，并对系统进行备份，根据不同单位、机关制定相应的档案模块，促进管理程序的简化。另一方面，应加强对管理系统的规范管理，对档案管理工作各项细则予以明确，对硬件基础设施建设应规范性处理各项技术指标、软件升级等，从而实现对信息化档案管理模式的优化。

3.4 建立信息化档案管理平台

信息化档案管理平台，通过统一对数据资料进行收集与处理，从而为档案管理工作提供发展空间。首先应将科学技术与档案管理工作结合起来，从档案管理工作实际出发，秉持循序渐进的根本原则协调好，实现从档案管理初级向高级转变，建立综合性档案管理资料库、分级化档案管理资料库，从而形成信息化的档案管理平台，切实提高信息化档案管理工作的效率与水平。同时，应在创新思维的引领下建立档案共享平台，实现各个单位档案资源的共享，将传统档案管理中时间、空间的限制问题彻底解决掉。此外，在建设信息化档案管理平台的过程之中，还应建立信息化档案管理的反馈机制，档案管理工作人员及时有效反馈工作过程之中存在的问题，督促工作人员对档案管理资源进行优化，切实提高信息化档案管理平台的价值。

4 结语

信息时代下，创新是档案管理工作发展必须执行的一个要求。新形势对档案管理工作提出了更高的要求，要求档案管理工作做到与时俱进，不断进行创新，确保在文化事业大繁荣的环境下不断发展。信息时代在对档案管理工作进行创新的同时，应切实维护好公众的权益，尽可能满足社会公众对顺利获取档案信息资源的需求。此外，应加大对档案资源信息库安全问题的重视，切实将档案信息化建设与社会信息化建设结合起来，完善档案管理的基础设施建设，促进档案管理信息化完善，真正实现档案管理的信息化。

参考文献

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