浅谈金融企业业务档案的规范化管理

刘俊

摘 要：金融企业业务档案是企业档案的重要组成部分，有着非常重要的价值。金融企业必须重视业务档案的规范化管理，改变目前管理混乱的现状，从转变观念、完善制度、创新管理和深化服务入手，推进金融企业业务档案的规范化管理和服务创新，促进金融业务档案工作更好地服务和促进企业建设发展。

关键词：金融企业；业务档案；规范化管理

金融，简单讲就是资金的融通，是货币流通和信用活动以及与之相联系的经济活动的总称，是一个由金融工具、机构、市场和制度构成的有机系统。金融是现代经济的核心，其重要地位和作用与作为其主体的金融企业密不可分。那么记录金融企业经营发展活动的原始记录就具有非常重要的作用，只有对这些信息进行科学规范管理，才能维护企业和客户利益、防控金融风险、促进经济社会发展。

1 金融企业业务档案

金融企业业务档案，是指金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中直接形成并具有保存价值的各种载体形式的记录，主要由银行、证券、保险和信托等四类业务档案组成。金融企业业务档案是金融企业档案的重要组成部分，是企业管理的重要基础。[1]

银行业务档案主要包括信贷档案，是商业银行在管理和经办各类本外币信贷业务工作中形成的档案；业务会计档案，是商业银行办理各项金融业务活动中形成的档案；资产托管业务档案，是托管银行基于合同约定，履行资产保管职责，办理资金清算等服务过程中形成的档案；国际结算业务档案，是商业银行在国际结算业务经营管理活动中形成的档案。

证券业务档案主要包括经纪业务档案，是证券公司在客户开户、委托、交易、回访等活動中形成的档案；投资银行业务档案，是证券公司在证券发行、承销、交易、投资分析、项目融资等活动中形成的档案；证券投资业务档案，是证券公司在投资决策研究、投资操作、修正投资方案和项目总结等过程中形成的档案；场外市场业务档案，是证券公司在交易所以外的场外的证券交易市场活动中形成的档案；信用业务档案，是证券公司在信用业务中办理客户征信、客户筛选、开户、交易等活动中形成的档案；资产托管与运营外包业务档案，是证券公司接受委托为客户提供资产保管、投资清算、投资监督以及为客户提供估值核算、份额登记、交易支持、资金划拨、绩效评估等活动中形成的档案。

保险业务档案主要包括承保档案，是财产保险公司为客户承担各类保险业务，办理业务洽谈、签订合约和业务咨询服务等过程中形成的档案；理赔档案，是指财产保险公司按照合同约定，承担保险责任、履行保险金给付义务的过程中形成的档案。

信托业务档案是信托公司接受客户委托，代为经营、管理或处理货币资金或其他财产，并从中收取手续费的相关业务过程中形成的档案。

金融档案的共性是其内容都围绕并反映金融业务活动，形式多为合同、协议、报表、账册和大量的数据材料，并且往往以客户为单位形成整套档案；金融档案的个性突出地表现为各类金融档案来源和反映金融行业不同领域的业务活动，而各类金融活动及其档案的内容构成、载体形式存有显著的差异性。

2 金融企业业务档案管理现状和问题

2007年国家档案局与银监会联合下发了《关于加强银行档案工作的意见》，这是国家关于金融行业档案管理的第一个规范性文件，该意见提出了银行档案管理的工作原则、总体要求和基本方法，特别是提出档案综合管理的新要求，对金融行业档案管理的规范化、制度化和整体建设具有重要指导和引领作用。但是，该意见的内容比较原则和宽泛，并且主要只针对银行档案管理工作，而未涉及到其他金融企业[2]，因而其影响和作用范围相对有限。而事实上，金融业中的各行业和众多企业随着业务快速发展中的各类问题日益凸现，迫切要求加强和规范档案管理。如在证券业，部分券商制造虚假客户档案和挪用客户个人保证金等现象时有发生，2007年，证监会特别要求各证券公司建立客户（证券业务）档案长效管理机制。2014年中共中央办公厅、国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，特别强调企事业单位要加强档案管理工作，做好文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用[3]。依据两办意见，2015年国家档案局会同银监会、证监会、保监会制定并发布了《金融企业业务档案管理规定》，这是国家第一个覆盖金融全行业的档案工作制度，对金融企业业务档案管理提出了一系列重要规定和要求，特别强调要加强金融业务档案集中统一管理，这是对金融企业业务档案管理方式的重大改革，推动着我国金融企业档案特别是业务档案工作的快速发展，很多金融企业将业务档案纳入档案管理体系，建立依法依规管理机制，健全组织机构、落实管理职能、严格规章制度、完善工作条件，金融企业业务档案管理呈现总体向好发展的

趋势。

但是，金融企业业务档案管理还存在以下突出问题：

一是发展很不平衡。伴随我国经济社会快速飞速发展，金融业快速崛起和扩张，一方面原有金融企业规模不断扩大，另一方面新的金融企业不断产生，如“互联网+”金融机构和城商农商银行异军突起、国外金融企业大举进入，等等。不同规模、不同层级、不同背景的金融企业，档案管理状况大相径庭，有的档案工作成为企业基础管理的重要构成，受到高度重视，水平高、成效好；而有的企业，档案工作被边缘化甚至还是一片空白。

二是档案管理失范。在证券公司、基金公司、资产管理公司、期货公司等不少金融企业中，档案管理随意性、任意性严重，特别是业务档案游离于档案管理体系之外，由业务部门甚至业务人员自行管理，业务档案不仅高度分散，而且存在流失的安全隐患。

三是档案管理方式、手段落后。近年来金融企业信息化建设迅猛发展，金融业务日益走向“无纸化”，电子形态的业务文件大量涌现，但不少金融企业的档案工作我行我素，档案管理方式传统、手段落后，尤其是业务档案电子化、信息化管理的技术研发和应用严重滞后，与金融企业信息化发展要求不相适应。

四是档案工作规范标准建设滞后。近年来，金融行业迅猛发展，业务快速拓展使业务档案数量激增，而且档案载体形式日趋多样化，金融企业业务档案管理的业务和技术问题不断凸显，急需各类制度标准的约束和指导。从总体看，金融行业档案工作制度建设十分薄弱，以往沿袭机关档案工作的管理模式已完全不能适应档案管理实际工作及其发展需要。虽然国家出台了《金融企业业务档案管理规定》，但其内容总体上比较宏观，当务之急是全面检视金融业务档案管理的现状，既要关注以往长期积累的问题，更要面对新形势、新变化，深入研究、加快制订实施适于业务档案管理的标准规范，有效解决档案管理各类实际问题，形成金融企业业务档案工作的长效机制。

3 金融企业业务档案工作发展对策措施

3.1 转变观念，提高金融档案工作在企业建设发展中的地位作用

在我国，档案工作在经济社会发展中的积极影响和作用日益被重视和肯定，但社会对档案工作的偏见和误读还一定程度存在，反映在金融行业，一些企业的档案工作依然披着神秘的面纱，企业领导和员工对档案价值、档案工作的意义不甚了解，档案工作被边缘化，存在着档案管理无机构人员、无制度规范、无库房设施的“三无”状况。

因此，做好金融企业档案工作，关键要转变观念，提高思想认识，营造档案工作发展的良好环境。金融企业业务档案与金融业务密切相关，不仅反映企业的历史轨迹和业务现状，也是企业进一步发展的基础。金融档案是金融企业重要的信息资源和知识储备，档案部门通过对业务档案信息的科学管理和开发利用，能够为前台业务发展提供坚实后援，能够为企业高层决策提供支持。

国泰君安证券股份有限公司（以下简称“国泰君安”）从公司领导到部门负责人乃至企业员工都非常重視档案工作。公司分管领导不断强调，金融企业的发展需要以来各部门紧密配合，需要前、中、后台的通力协作，而档案工作就是后台管理的重要一环，具有独特的地位和作用。正是建立了档案管理是企业发展重要基础的理念，形成了依靠公司领导与企业全员齐抓共管档案工作的共识和氛围，近年来，国泰君安金融业务档案工作突飞猛进，在档案管理硬件设施建设、基础业务建设、信息化建设等各个方面都取得了长足进展。

3.2 完善制度，保障档案工作有章可循、有规可依

国泰君安在档案工作制度建设中坚持科学、适用、配套的原则，着力健全完善三个方面制度规范：一是准则和通用性制度，如《国泰君安证券股份有限公司档案管理办法》、《分支机构档案管理暂行办法》，规定了档案管理的组织体制、部门职责、基本规范，是公司及其下属机构档案工作的总体规范和全员守则；二是业务性、技术性制度，主要是针对档案收集、整理、保管、鉴定、利用等工作环节的业务操作要求和技术措施，如《企业文件材料归档范围和保管期限表》、《客户资料档案管理实施细则》、《档案查阅、借阅暂行办法》、《业务档案数字化操作规程》、《数字化安全保密规范》、《档案库房管理规定》等；三是管理性制度，主要提出档案工作相关部门及人员的具体职责和管理要求、档案工作培训及检查考核规范，如《国泰君安证券股份有限公司档案管理中心职责规定》、《档案培训规定》、《公司各部门档案管理职责及考核办法》、《分支机构档案工作评价办法》等。

3.3 创新管理，探索金融业务档案管理新模式

金融企业业务档案具有项目性、连续性、阶段性等特点；新形势下，金融业务档案又具有加快电子化趋势和利用需求凸显等特征。必须针对性地深入金融业务档案管理的新方法、新模式，有力推进金融业务档案工作的新发展。

1）探索推进业务档案集约化管理。我国金融企业的业务档案基本由各地区的分支机构自行保管，长期处于分而治之状态。国泰君安结合自身实际并借鉴国内外先进经验，探索业务档案大集中、集约化管理模式，由公司总部对全国各分支机构客户档案集中统一管理，所有客户档案包括数字化及其数据维护和利用等业务管理都集中由总部实施，解决了分支机构档案管理各自为政、各行其是问题，特别是加强了总部对分支机构业务档案的风险管控，也有利于人财物资源共享，节约管理成本，提高档案工作绩效。

2）探索实施“按户立卷”、“按项立卷”并行管理。国泰君安根据业务档案特性研究推行按户立卷和按项目立卷两种档案整理保管方式。按户立卷以自然人或机构客户为单位对材料进行分类，同一客户的所有文件材料归为一卷；按项目立卷是指同一业务项目形成的文件材料归为一卷，也可在业务项目下按照不同的“产品”为单位进行立卷，投资银行业务、证券投资业务、场外市场业务和资产托管业务形成的文件材料均可采用按项目（产品）进行立卷。

3）探索应用金融业务电子档案管理新技术。随着金融业务电子文件大量涌现，加强电子文件归档和电子档案管理已刻不容缓。国泰君安着力抓好四个方面工作：一是明确功能需求。紧紧抓住电子文件归档和电子档案管理的业务环节，明确“收集、管理、存储、利用”四大档案业务需求和实现“自动化、网络化”的档案信息化管理能级需求，以两大功能需求为指导推进相关工作。二是梳理管理范围。国泰君安在梳理基础上研究制订了《电子文件归档和电子档案管理系统电子文件归档类型（证券业务类）》，明确了全公司应当归档管理的金融业务电子文件的具体种类和内容，使各机构、各部门在电子文件归档操作时有据可依、一目了然。三是提供技术保障。电子文件、电子档案管理必须依赖信息技术和工作平台，必须组织软件系统开发、配置技术设施，有效满足电子文件完整收集、系统整理、安全存储、利用传输等技术需要。国泰君安着力研究制订了《业务系统电子文件接口标准 》，明确各项业务电子文件数据结构、文件格式和交换方式，解决电子文件收集归档的技术难点；精心研究电子文件存储方案和技术手段，有效解决电子文件元数据和内容的长期保存和安全备份；开发电子文件归档管理软件系统，满足各分支机构业务电子文件及时自动归档和网络化远程归档及信息利用的需要。四是落实“四性要求”。真实性、完整性、可用性和可靠性是电子文件和电子档案的灵魂和价值所在。国泰君安研究落实了“四性”检测方案和技术措施，重点对电子文件归档信息包、电子档案长期保存封装包、电子档案载体及其环境、电子文件元数据等四项内容按照“四性”要求进行严格检测，严把质量关。

3.4 深化服务，创新人工智能与大数据技术助力档案信息资源开发利用

长期来，档案部门主要按利用者需要将档案原件提供查询阅览。这种坐等上门的服务模式，不仅被动而且效率低、效果差。必须改变旧传统，创造新模式，变被动为主动，变简单查档利用为信息开发和知识服务。

近年來，国泰君安积极探索以信息技术为手段深度开发档案信息、主动开展档案服务的新途径、新模式，工作取得明显进展和成效。一是开发应用人工智能档案检索技术。运用人脸识别、语音识别等人工智能技术研发业务档案检索系统，能够快速、准确地检索与集成输出客户档案信息。例如，只要上传一张客户照片或者一段客户语音，即可通过与海量业务档案信息比对，迅速检索出与该客户相关的所有档案信息，并加以集成后输出利用。二是开发基于大数据的档案信息筛选编研系统。围绕业务部门对客户的风险评估需求，对所保管的业务档案进行深度挖掘、统计分析，依托档案信息进行分析和遴选，对客户优劣属性进行评估，有效服务业务部门对客户研判和经营决策。例如，通过挖掘和分析业务档案信息，研制提供客户的年龄、收入、交易层次等分析图表，并根据客户的风险测评情况和交易习惯等，进行客户风险分类，区别出高、中、低风险等不同的客户群，将分析数据和结果提供业务部门，便于实现精准营销。

档案利用创新的意义远远超出了档案利用服务工作本身的范畴，一定程度上是金融业务档案工作的深刻变革，改变了档案工作的性质和档案部门的形象，将原本处在后台默默无闻的档案部门推向了企业经营管理和主营业务发展的前台，直接介入和参与企业业务活动，档案工作成为企业业务管理建设中不可或缺的重要一环，在客户评估、风险管控、业务管理和经营决策等方面发挥着重要而独特的作用。实践证明，金融企业业务档案蕴藏着庞大而丰富的数据量，档案利用服务大有可为；只有创造性地做好档案服务工作，充分发掘和积极主动提供利用档案信息，才能真正体现金融企业业务档案的价值，才能真正提升档案部门的影响和地位，才能真正更好发挥金融业务档案工作服务和促进金融企业建设发展的作用。

参考文献

[1]金融企业业务档案管理规定[EB/OL].[ 2016-9-29].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2016-03/09/content_132321.htm

[2]关于加强银行档案工作的意见 [EB/OL].[2016-9-29]. http：//www.cbrc.gov.cn/govView_38D3291BC4304CB49871DBFF18D6B914.html

[3]关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报，2014-5-5（第一版）.