“大数据”时代下的电子档案建设趋势

黄苑艳

摘 要：近年来，我国信息科技技术发展十分迅速，各种各样的信息数据充斥在人们的生活中，而对这些数据进行收集和利用，不管是对个人还是对企业都有一定的借鉴作用。在“大数据”时代下，电子档案工作也面临着巨大的考验，因此，改善管理方式就显得尤为重要，这也是发挥其有效性的必要途径。本文针对“大数据”时代下的电子档案建设趋势进行分析，并提出一定的保障措施，希望为电子档案建设提供帮助。

关键词：“大数据”时代；电子档案；建设趋势；保障措施

在新时期环境下，电子档案成为了对资料信息收集和储存的主要方式，其对行业的发展具有积极的促进作用。在“大数据”时代下，对电子档案工作也必然提出了更高的要求。而充分发挥电子档案工作的作用，就需要掌握“大数据”时代下的电子档案建设趋势，进而采取有效的保障措施来促进电子档案建设，这也是行业发展中不容重视的问题。

1 大数据的定义与特征

1.1 大数据的定义

大数据又被称为巨量资料和海量资料，其所涉及到的资料量具有巨大的规模，其在一定的时间范围利用常规的软件工具并不能对数据集合进行捕捉、整理、管理和处理等，需要一定的处理模式才能够具有强大的决策力、洞察的发现力以及流程优化功能的海量与多样化信息资产，大数据是由一种巨大数量、复杂结构、丰富类型数据的集合，基于一定的云计算进行数据处理和应用的模式，然后再对数据进行整合、共享、交叉、复用等，从而具有智力资源以及知识服务的能力[1]。

1.2 大数据的特征

大数据是在云计算和互联网后的又一变革性的信息技术，在大数据时代下，数据是核心资产，其对各个行业的传统发展模式都造成了很大的冲击，如果行业不能借助大数据来对用户的需要进行掌握、分析和判断，就会严重影响到事业的发展和行业的决策等。大数据具有着鲜明的特征，一是数据的体量十分巨大，一般私人计算机的硬盘容量是TB量级，而企业数据量接近到了EB量级；二是数据的类型十分繁多，繁多的数据可以分作结构化的数据以及非结构化的数据，除了文本形式结构化的数据外，其非结构化的数据形式也是越来越多，比如，视频、音频、图片以及网络日志等，复杂的数据类型对数据处理的能力也提出更高的要求；三是价值的密度比较低，需要使用强大的算法来对数据价值进行提取，这也是大数据下需要解决的难题；四是数据处理的速度要快，在大数据时代下数据挖掘以及数据处理的速度与效率是行业发展的突破點[2]。

2 “大数据”时代下的电子档案建设趋势和保障措施

2.1 “大数据”时代下的电子档案建设趋势

1）扩展性、有效性、真实性以及完整性。扩展性：在大数据时代下，信息数据量是巨大的，并且是持续增加的，因此，在电子档案的建设中就一定要重视其扩展性的特征，这也是电子档案建设的基础保障。有效性：由于大数据下的环境是十分复杂的，因此，电子档案的建设还要有标准化的制度、严格程序、妥善安全防护技术以及安全保密防范对策，用以确保电子档案的有效性。真实性：在大数据时代下，网上电子档案出现了“百花齐放、百家争鸣”的局面，这种局面固然为每个领域、每个行业甚至于个人使用提供了便捷、快速的信息资源，但要想确保所利用的信息是真实有效的，就必须在信息来源、类别、档号、互见号等方面进行标注说明，在使用者和读者面前产生共鸣，确保电子档案的真实性。完整性：在大数据时代下，档案信息电子化，可谓一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面，但要想保障它的完整性，要在电子档案信息化整合中不可偷工减料、取章断义，删减合成，在保障归档档案的完整基础上合成电子档案以保障它的完整性。在以上条件都满足的前提下，还需要电子档案建设中具有相应的数字证书以及电子印章技术等，来保证其电子档案具有严谨的凭证性以及法律价值，另外，为了保证其电子档案在封装、传送、整理、储存、保管以及利用中具有良好的安全性，需要对电子档案的安全级别进行有效的划分，进而根据不同级别与权限进行相应的访问权限设置，从而实现对电子档案的全面管理，这也是电子档案建设中的重点和难点[3]。

2）与纸质档案并存的趋势。在“大数据”时代下的电子档案建设的同时，也离不开纸质档案的辅助，要将两者进行有效的结合，形成一种双线并存的发展模式。“大数据”时代下的电子档案建设要将纸质的档案转化成电子信息形式进行管理，在应用系统中的电子信息通过凭证化的处理后，就会成为电子档案形式，可以把电子信息在应用系统内进行独立，形成一种能够直接进行阅读的文档形式，而纸质档案作为重要的数据基础，在纸质档案电子化的管理同时，也要保证纸质档案的完整性和安全性，使管理模式真正做到切实有效。也就是说，一方面充分发挥电子档案在日常利用中的快捷性和方便性，另一方面纸质档案又是电子档案的重要支撑和坚强后盾，保存并沿用纸质档案的原始性和凭证性。

2.2 保障措施

1）完善建设质量标准。在“大数据”时代下的电子档案建设中，一定要完善质量的标准，这也是推进其工作开展的前提条件。需要建立相应的数字化档案馆和信息安全管控的平台，从而来实现档案数据的发布、管理、报告以及防控等，还要严格按照相应公安部门计算机信息管理系统的安全工作要求，执行档案数据安全等级的保护定级要求指标，并启用相应的测评软件来对信息安全的测评体系进行完善，同时还要制订各级单位档案信息管理的应急预案，并实施模拟性的实践演练，保证信息化发展的安全，另外，还要贯彻和落实相应的规范和制度，并制定配套的规章和标准，尽快的制定《数字档案馆评估指标体系》，并且构建电子档案的接收和保存试点[4]。

2）增加资金投入。在“大数据”时代下的电子档案建设中，想要实现有效的电子档案信息化发展，硬件设备是必不可少的，同时大量的数据储存、整理和分析，还需要有良好的软件支持，而这些都是需要大量的资金作为建设基础的，因此，这就需要增加电子档案建设资金的投入。按照国家档案局以及相应信息化工作领导小组的要求，档案部门要积极的向其财政部门进行反映，使现实需求和相关资金的扶持政策相匹配，从而增加信息化建设资金的投入，同时还要按照其信息化的目标进行考核，并出台相应的政策，来推进档案的信息化发展。

3）与时俱进。在电子档案建设中，由于受到“大数据”环境的影响，各级的档案管理部门一定要统一思想，与时俱进，来推进其档案的信息化发展和建设，并对档案的信息化发展和建设中的问题进行及时的协调和解决。相关部门要积极的和各级的信息化领导小组进行有效的沟通，把档案的信息化建设纳入到电子政务以及民生的信息化发展中，同时还要注重新技术和新产品的研发，利用先进的电子档案信息化技术来推动信息化的建设，完善其档案信息的数据库建设，从而来实现电子档案信息有效的交换和共享。

3 结束语

综上所述，“大数据”的迅猛发展，对电子档案的管理造成了很大的冲击，而传统的档案管理方式已经满足不了新时代的要求，为了更好的做好电子档案工作，发挥其档案管理的作用，就需要充分认识到“大数据”时代下的电子档案建设趋势，进而采取有效的保障措施来推动其发展，这也是其长远发展的必要途径。

参考文献

[1]刘欣欣.试析大数据时代下档案管理的价值提升[J].赤子（上中旬），2017（3）.152-152.

[2]石峻峰，周俐霞，付双双.大数据时代数字档案资源管理研究现状与趋势分析[J].信息安全与通信保密，2014（9）：87-89.

[3]卫丽亚.“大数据”时代下的电子档案建设趋势[J].企业文化旬刊，2017（10）.00032-00032.

[4]李杨.大数据背景下档案工作的发展机遇、趋势与挑战[J].中外企业家，2016（32）.159-160.