关于医院档案管理的思考与建议

马翠业

摘 要：医院档案是记录医院从事医疗工作和其他相关活动中所形成的各种资料，对总结医学成果确定医院与医学的发展方向都具有重要作用，是医院重要的财富。本文针对医院档案管理中存在的管理队伍不专业、管理文件不系统、管理网络不配套等问题，从分析档案管理在医院发展中的主要作用出发提出了通过医校合作，着力培养档案管理队伍；加大管理创新，重点健全档案管理制度；硬件与软件齐抓，保障档案管理设施等改进措施，为进一步提高现代医院档案管理水平提供新的思路与参考。

关键词：医院；档案管理；问题；对策

在我国的医院发展历程中，医疗水平的高低被认为是衡量一个医院等级的最重要的指标，其它工作都是次要的，尤其是档案管理工作往往被认为是可有可无。其实，档案是记录医院从事医疗工作和其他相关活动中所形成的各种资料，对总结医学成果、全过程监管医院的运行状态、确定医院与医学的发展方向都具有重要的作用。[1]因此，医院的档案作为体现一个医院的发展历史的重要资料，是医院重要的财富，而档案管理制度不健全、设施跟不上发展等问题，是目前我国各级医院亟待解决的问题之一。

1 医院档案的作用

1.1 为医学创新提供支撑

在医院的档案中，很大一部分是病例档案，记录了患者从入院到出院主要治疗过程：初诊状况、病情发展以及医生的处置方案和护士的护理过程。通过档案的详细记录，医生主持的科研项目以及一些特殊病例处理处置过程，包括药物的使用剂量、手术方案、并发症等，为新药物、新治疗方法推广应用提供第一手资料数据。

1.2 为医患权利提供保障

当有医患纠纷发生，由于医院档案不但详细记录了患者从入院到出院全程的治疗方案、护理等级等情况，也记录了患者入院以后本人及家属配合医院治疗的情况。所以医院档案为医患双方消除不必要的矛盾、保障患者与医院双方合法的权益提供了最原始、最权威的证据。

1.3 为工作业绩提供佐证

在职称评定与医院等级评定中，医院档案可以为医护人员提供在医疗、科研、护理及医德医风方面的业绩提供佐证；同时医院档案也记录了医院重大事件与日常管理行为，通过这些资料可以直观的了解一个医院的医疗与护理、管理及各方面的水平，可以实事求是地评价一个医院的等级。

所以，医院档案不但为医疗创新，医患权利提供保障，也是评价医院与医护人员的重要依据，是医院的宝贵财富。

2 目前医院档案管理现状分析

2.1 专业人员偏少，管理能力有欠缺

随着主管部门对医院数据的系统化、标准化工作要求越来越具体，办公自动化程度也越来越高，档案资源以多媒体的方式大幅出现，对档案管理人员的个人素质与能力的要求更高了。[2]但是由于多种因素造成医院的档案管理人员大多数为非档案专业毕业的，甚至基本上是从其他技术岗位转来的或是引进的一些高层次人才的配偶，从而使医院档案室的服务水平不敢恭维。其实档案信息化的管理人员不但要能够熟练掌握计算机操作，还必须有一定的档案管理和信息操作能力；同时，由于医院档案有一定的保密性，如果医院操作人员安全意识差或操作水平不够，容易泄露了病人及单位的重要信息，造成的影响是很大的。

2.2 专业制度缺失，管理观念较落后

医院的档案管理是一项纷繁复杂的工作，内容多而且专业性强。现代医院管理体制大部分工作都是遵照卫生主管部门的规章制度，而卫生主管部门关于档案管理方面的制度很少，导致目前多数医院的档案管理只是各科室收集本科室的资料上报，医院档案管理人员将资料简单地进行分类保管。没有设立统一管理标准制度，完整的档案系统也就无从谈起，导致保存的档案没有系统性，发挥不了应有的作用。同时，许多医院的管理者对档案相关的工作岗位价值缺乏深刻认知，对档案管理工作不重视，使医院档案管理的效率不高。

2.3 专业设施不足，管理网络不配套

传统的档案管理工作是靠人工将档案保存在库房里，档案管理的目的多数是为了查阅，而没有上升到信息资源的开发利用和资源共享的高度。其实，在大数据时代，通过信息化建设医院的档案是发展的必然。但是，医院档案的信息化建设横向发展不均衡，实力雄厚的大型医院投入的资金较大，实力偏弱的中小型医院对档案信息化建设的投入较少。[3]同时，医院档案信息化除了人才，还需要配套相应的计算机、服务器等设备，将原来的纸质材料数字化，软、硬件设施建设需要充足的资金。在此基础上依靠医院整体的网络系统，才能全面优化医院的档案管理工作，为医院创造更多的经济效益和社会效益。

3 改进医院档案管理的具体对策

3.1 医、校合作，着力培养档案管理队伍

高等院校是输出人才的主要渠道，我国高校目前有档案管理相关专业，如果医学院校在课程设置时对档案管理课程适当强化，就可以培养出医院档案管理人才，也可以把在职的有医学专业背景的档案管理人员送到相关高等院校的档案学专业进行业务培训，通过这样有计划、有系统性地对现有档案管理人员进行业务培训，就能不断提升档案管理人员的综合素养，提高档案管理人员的工作质量，确保档案信息的真实可靠性，最终提升档案工作的质量。

3.2 管、创结合，重点健全档案管理制度

档案工作的日常管理工作与管理创新工作除了要求业务人员参与，更需要领导的重视与参与，才能把日常管理提到重要的议事日程中，提升档案管理工作的水平；只有领导重视与参与了，才能从医院档案管理的基本理念上创新，让业务人员树立新的档案管理观念。当然管理与创新的立足点是制度的保障，必须高度重视管理制度的建立与健全：首先是岗位工作方面的制度，对所有的岗位都必须明确职责，用制度去督促、评价他们；其次是档案的建立与调阅方面的制度，医院档案种类繁多、数量巨大，没有严格的建立与分类制度肯定是不行的，同时调阅档案的程序、归还期限等也必须有明确的规定；第三是相应的保密销毁制度，医院的档案涉及到患者的个人隐私，所以保密工作很重要，包括销毁都必须有严格的制度保障；当然还有其它的一些关于防火、消防等方面的制度。有了这些制度保障与创新管理工作，会使医院档案管理工作上升到新的层次。

3.3 硬、软齐抓，保障档案管理设施

有专业的人才队伍作保障，有创新的管理理念作指导，还需要完善硬件与软件设施，因为在目前资源共享的大数据时代，医院档案工作涉及到档案信息的收集、处理与传递工作，必须有硬件、软件的全力支撑。在档案管理的硬件方面，除了计算机与扫描仪等设备，像与信息交换传输有关的交换机等也是必不可少的；在档案管理的软件方面，医院建设的局域网前提下，保证档案管理系统与医护、后勤、行政办公系统的畅通也是一個重要的条件。只有这样才能把医院档案管理转化为无纸化，不但改变了以前纸质档案复杂、易出错的状况，也提高了管理的效率，其他部门服务的自动化程度大大提高，节约了人力与物力。

4 结论

只要我们重视医院档案管理中存在的管理队伍不专业、管理文件不系统、管理网络不配套等问题，通过医校合作，着力培养档案管理队伍；加大管理创新，重点健全档案管理制度；硬件与软件齐抓，保障档案管理设施等改进措施，我国的医院档案管理水平一定会有长足的进步。

参考文献

[1]陈锦萍.试论综合性医院档案管理的现状与对策[J].广西医学，2007，29（9）：1480-1481.

[2]陆培兰，程英升.医院档案管理的现状与对策[J].中国卫生资源，2006，9（4）：192-192.

[3]李奕恒.医院档案管理的现状与对策分析[J].新西部：理论版，2010（9）：165-165.