论大型国企科技档案信息资源的开发与利用

韩娜

摘 要：随着我国经济的发展，信息资源在当代已经成为一种重要的经济资源，对科技档案信息资源来说也同样重要。通过开发利用科技档案信息资源，有利于科技档案价值得以充分发挥，进而推动我国经济发展建设。本文首先阐述了大型国企科技档案的重要性，进一步分析了相关开发与利用措施。

关键词：大型国企；科技档案；信息资源；开发；利用

为了使大型国企科技档案信息资源真正发挥出价值，就应对科技档案信息资源进行深入、合理的开发与利用。首先档案开发应遵循相关原则，对开发制度加以改进和完善，保证开发、利用措施的正确性，充分挖掘科技档案蕴含的价值，为科技档案用户提供所需的信息资源，满足现代经济社会发展所需。

1 大型国企科技档案开发和利用的重要性

随着市场经济体制改革发展，档案也从以往的行政价值转变成社会价值。长时间以来，企业都未重视到档案资源的重要性，缺乏有效的管理，加之行政作用对档案资源的影响，导致大部分科技档案只存在行政价值，却丢失了更为重要的科研价值，最终导致无法体现出社会价值。

1）纵观历史，档案的内在价值不单是指其保存的如何完美无瑕，更重要的是其对于后续工作起到的指导意义，对科技档案来说亦是如此。科技档案中包含了重要的生产实践总结的经验以及科学技术，因此，其在社会上起到的社会效益不容忽视。

2）科技档案的时效性较强。我国正处于飞速发展阶段，人们对各种事物的认知也有所提升。以往所记录的各种经验和数据，只是针对某一特定领域和时间具有指导价值，但是对于新问题并无太大的用处。现代科学技术的发展速度极为迅速，新资源逐渐取代了一些年代久远的数据资源，导致其逐步失去内在利用价值。这种情况下就需要对科技档案更及时、有效地开发。

3）科技档案的内容使其开发与利用成为主要目的。随着市场竞争日益激烈，企业要想在激烈的竞争中谋求生存发展，不但需进行扩大再生产，还需注重技术方面的创新，重点提升产品科技含量，加大企业经营管理力度，促进生产效率提高，进而提高竞争水平，长久立足于市场。要想达到这一目标，就应对企业过去经验成果加强转化与利用能力，而此能力则需通过科技档案利用情况体现出来[1]。

2 大型国企科技档案开发和利用的措施

2.1 文字档案信息的开发

首先，汇编。在保存原科技档案的基础上，简单组织与整理档案内容，便于对档案信息更好的阅读理解，即对信息进行简易加工。要求科技档案汇编工作者根据实际情况，采用多样化档案资源开发与利用方式，并使其充分发挥优势。同时科技档案的汇编应注意保护国家机密，在加大科技档案开放力度的同时也应注意分寸。合理控制发放范围，一些档案资源需针对个人发放，一些档案资源需针对部门发放，因此，应为发放的档案编制编号与密级，按收发要求进行。

其次，著述。第一，当科技档案信息纳入系统研究之后，形成有新意的论述思路，再经过急需推导与论证，新产品信息由此形成。第二，在研究报告、科技史、专题著述等三次信息加工范畴中[2]。以研究报告为例，其主要是在开展重要决策和活动之前，对有关因素进行细致调查、分析，进一步评估决策与活动的可行性与活动效果，并给予针对性意见和建议。第三，决策者审批与主管机关的上报文。研究人员的思想可通过研究报告展现出来，可对该题科研究水准和意义有决定性作用，科研成果推广与课题学术交流也可通过这种形式展现出来，同时对原有课题研究成果进一步深化有一定作用，有助于课题研究水平和能力的发展。

2.2 数字时代下的档案元数据开发

当前，各个国家的大型国企都加大了科技档案网站的完善力度，拓展科技档案资源共享平台，提高网络交流共享水平。元数据属于数据的数据，对元数据尽心开发利用的基本作用就是管理数据，进一步完成档案信息资源的搜索、使用、交换和共享[3]。随着网络技术的发展，开发和利用科技档案信息即为描述档案中的各类数据。在实际开发元数据的过程中发现，要想为各领域都提供所需的数据资源仅仅依靠一个元数据还无法达到，换句话说，即便处于同一领域内，同样需为人们提供不同需求和不同目的的信息档案资源，即实现元数据的互相转换。在开始科技档案元数据能互工作时，通常应用XML进行编码，在XML下完成语言描述，并采用RDF，如此便能若干个元数据共同存放于一个开放的框架内，也就是在同一界面上出现和运行多个元数据格式，促使元数据更具规范性和互操作性能。其次，需注重应用科技档案元数据个性化与通用性结合的格式，同时具备简单实用与描述充分的特点，以便对科技档案特征更好的描述。最后，还应注重科技档案信息的描述、定位和管理等诸多功能的实现，为用户提供所需帮助，提高科技档案评估质量。

除此之外，加密功能不容忽視。科技档案具有机密性，一旦出现档案信息丢失或泄漏，并被不正当使用，相关单位将会受到严重损失，甚至引发更严重的后果。对此，可将于素因子分解的RSA加密算法应用于科技档案元数据的格式中[4]，为科技档案信息资源安全提供保障。

2.3 图纸档案信息的开发

为了便于档案借阅、出版档案史料编辑和咨询编制了科技纸质档案，但是通常这些情况都会对纸质档案造成损坏。对此，还应加强纸质档案的数字化管理，即运用现代数字化技术利用数字化形式取代传统纸质档案的文字和图像。数字化可分成两种方式，即文本录入与图像录入[5]。但实际上这两种方式都需要耗费较多的时间和精力，同时需要人力、财力和物力资源支持，因此应选出特色性强、应用价值高、需求量大的纸质档案进行开发利用。除此之外，还应充分考虑图纸档案的字迹情况，尽量选用字迹清晰的图文档案。如此一来便躲开了传统图纸档案应用的弊端，使图纸档案信息资源更好的进行共享，同时对珍贵的纸质档案来说也避免遭受破坏，得到良好保存。

2.4 加大档案宣传力度

根据科技档案内容，针对用户的不同需求提供个性化服务，将档案信息资源合理的分配给相应用户，引导其开展特定的社会实践活动，类似于生活中根据消费者需求推荐相应的产品。要想使科技档案信息产品更好的得到推广，不但需要用户对使用效果进行评价和宣传，也可占据主动位置，主动推广科技档案产品信息[6]。

档案意识对科技档案收集、整理、使用有重要影响。通常来说，大型国企的档案都要求完整、全面的保存，需要较长时间才能形成组织沿革，档案内容真实、详尽，需按照规范书写，笔墨和纸张有良好的耐久性，因此可用于开展高质量、长时间的档案宣传、咨询、服务工作。开展此类工作，需要相关人员具备较强的档案意识与责任感，使档案信息资源及时地推向社会，促进社会经济发展建设。

3 结束语

综上所述，大型国企的科技档案蕴含的信息资源具有较高的增值效益，这些宝贵的信息资源在过去并未得到有效利用，真正价值未得到发挥。因此，有必要对此类信息资源加大开发和利用力度，这也是当前档案管理工作的重点所在。解决了大型国企的科技档案开发与利用问题，将会推动科技档案对应领域的一大进步，从而提升我国经济的发展建设。大型国企的相关管理部门应将科技档案的开发与利用提上日程，并作为档案工作人员业绩考核的一项参考依据，促进档案开发和利用深入进行。

参考文献

[1]吴格.论地震科技档案信息资源的开发利用[J].办公室业务，2016（21）：110-110.

[2]高玲.科技档案信息资源开发利用与研究[J].民营科技，2017（8）：127-127.

[3]宋梦青.科技档案现代化管理的指南——《科技档案管理学》评介[J].中国出版，2016（5）：70-70.

[4]侯翠容.试论大数据时代档案信息资源的开发利用[J].四川档案，2016（2）：25-26.

[5]陈荔.试论科技资料与科技档案一体化管理的探究与实践[J].科技视界，2016（26）：279-280.

[6]施华华.试析信息化条件下如何改进档案管理工作[J].中文信息，2016（7）：168-168.