浅谈企业人事档案管理的信息化建设

彭刘丽

摘 要：研究企业人事管理信息化建设问题，不仅有利于提升企业人事档案整体管理水平，面且对于推动“人才强国”和“人才强企”战略同样具有重要意义。本文对企业人事档案信息化建设的作用以及当前我国企业人事档案管理信息化建设存在的问题进行了深入分析，最后对如何提升企业人事档案管理信息化建设水平提出对策，对于提升企业人事档案管理工作水平有一定的借鉴作用。

关键词：企业；人事档案管理；信息化

档案是我国经济社会发展的重要基础性、战略性资源，而企业人事档案管理更是企业贯彻落实党的十九大提出的“人才强国”战略以及企业实施“人才强企”战略的重要基础和前提，加强企业人事档案管理信息化建设则更有利于发挥企业人事档案的职能作用，为企业乃至国家提供更加真实、准确、全面的人力资源特别是人才信息。尽管随着我国工业化与信息化融合程度的不断加深化，我国各类企业已经开始运用信息化手段管理人事档案工作，但仍然存在着重视不够、缺乏不足、应用广的问题。我们必须加大对企业人事档案管理的信息化建设的投入与研究。

1 加强企业人事档案管理信息化建设的作用

一是有利于提高企业人事档案管理水平。企业人事档案作为是企业乃到至国家的重要信息资源，由于受条件限制，管理水平始终较低。，加强企业人事档案管理信息化建设，能够使企业人事档案管理步入更加科学化、规范化、制度化轨道，特别是通过信息化管理，能够将企业人事档案信息录入到计算机当中，不仅便于保存，而且能够通过程序设计来提高企业人事档案管理水平，特别是能够使企业人事档案的应用更加广泛，对于提高我国企业人事档案整体管理能力和效果具有重要意义。

二是有利于促进企业人事档案资源共享。随着我国科技信息化的快速发展，信息共建、共享、共用已经成为一种趋势，而企业人事档案管理信息化建设能够推动企业人事档案资源共享进程，使企业人事档案通过“开放性”来提高使用效率和使用效益。推动企业人事档案信息化建设，能够使企业更加全面、准确、快速的获取人力资源的基础信息、个人发展、专业特长、工作业绩等方面综合信息，能够改变传统的人事档案信息“纸质化”不利于搜集、整理、分析的问题，有能够使企业人事档案发挥更大作用。

2 目前企业人事档案管理信息化建设存在的不足

一是企业人事档案管理信息化建设重视不足。企业人事档案管理信息化建设尽管已经得到越来越多企业的认可，但由于人事档案信息化建设需要投入大量的资金进行基础建设，同时也需要对纸制档案进行数字化处理，因而也需要大量的人力物力投入。由于企业都以追求企业效益“最大化”为目标，因而很多企业特别是中小企业对人事档案管理信息化建设缺乏足够的重视，无论是硬件建设，还是软件建设，都无法达到人事档案管理信息化的要求，直接导致企业人事档案管理信息化建设落后，很多还是靠人工和纸质进行管理，这也直接影响了企业人事档案管理水平的提高。

二是企业人事档案管理信息化建设比较单一 。从我国企业人事档案管理信息化总体情况来看，尽管我国很多企业特别是大中型企业都对人事档案管理信息化建設进行了有效的投入，但却忽视了人事档案管理信息化建设的管理和运行，更多的是将人事档案信息化建设作为保存档案资料的载体，只是对企业人事档案进行了“数字化”处理，比较将资料保存到计算机或者记录到光盘当中，应用十分有限。还有一些企业尽管应用了人事档案管理软件，但更多的只是进行录入和查询，对企业人力资源进行分析和辅助决策的作用十分有限，这就导致企业人事档案管理信息化建设缺乏全面性和系统性。

三是企业人事档案管理信息化建设人员制约。企业人事档案管理信息化建设，必须有大量专业化、复合型的档案管理人才支撑。由于我国很多企业特别是中小企业对企业人事档案管理信息化建设重视和投入不足，因而我国企业人事档案管理信息化建设管理人员严重不足，有的企业根本没有根本专业的信息化管理人员，导致信息化应用只能走形式或走过场。尽管一些企业配备了专门的人事档案信息化管理人员，但有的缺乏档案管理能力，有的缺乏信息处理能力，有的缺乏职业道德水准，再加上缺乏对信息化管理的学习、研究和创新，因而在企业人事档案管理信息化建设过程中作用发挥有限，制约了企业人事档案管理信息化水平的提高。

3 企业人事档案管理信息化建设的有效措施

一是加大企业人事档案管理信息化建设投入。企业人事档案管理信息化建设对加强企业人事档案管理和推动企业人事档案资源共享，进而发挥企业人事档案管理的职能作用具有重大价值。我国各类企业要把企业人事档案管理信息化建设纳入企业管理体系当中，建立信息人事档案信息化管理机构，为人事档案管理信息化建设奠定组织基础。企业还要加大对人事档案管理信息化建设的投入，既要配置计算机、打印机、扫描仪等硬件设备，又要运用符合企业实际的管理软件，为企业人事档案管理信息化建设创造条件。

二是完善企业人事档案管理信息化建设体系。企业人事档案管理信息化建设，并不是一个部门能够做好的事情，必须调动企业方方面面的力量，共同推动企业人事档案管理信息化建设。这就需要企业调动一切积极因素，建立企业人事档案管理信息化建设工作体系，建立由档案管理部门负责、相关部门配合的协调机制，实行“统一管理、分级负责”，形成档案管理信息化建设合力。要大力加强企业人事档案数据库建设，在此基础上要推动人事档案管理的分析、咨询、建议等辅助决策作用，真正发挥企业人事档案管理信息化建设的重要作用。

三是建立企业人事档案管理信息化建设制度。加强企业人事档案管理信息化制度建设，对于推动企业人事档案管理信息化建设更加科学、规范、有序、高效具有重要作用。企业要从自身人事档案管理信息化建设情况出发，进一步健全和完善信息化建设标准，按照“目标管理”的原则，建立信息化建设目标、内容、流程、应用等一系列形之有效的制度体系，从企业人事档案数据采集到后期录入再到管理，都必须按照规定的流程进行，确保企业人事档案管理信息化建设标准。要建立企业人事档案管理信息化运行机制，加强信息化系统的管理和维护，出现问题及时解决，却保稳步运行。

四是打造企业人事档案管理信息化建设队伍。与传统的企业人事档案管理相比，无论是工作内容还是工作环境以及工作要求，信息化管理都更加复杂。，这就要求企业人事档案管理部门加强信息化管理人才队伍建设，将那些具备档案管理、信息管理、企业管理等综合管理能力的人员放到企业档案管理信息化建设当中。同时，还要加强对他们的教育和培训工作，使他们在理念、技术、管理、应用方面始终走在前沿，为企业加强人事档案管理信息化建设奠定人才基础。

4 结束语

综上所述，我们必须进一步加深对企业人事档案管理重要性的认识，既要加大企业人事档案管理信息化建设的投入，又要进一步健全和完善信息化管理机制，更要打造一批专业化的人事档案管理队伍，推动企业人事档案管理信息化建设步入更加科学化、规范化、高效化轨道。

参考文献

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