中职学校学生档案管理数字化初探

王梅

摘 要：随着教育体制的改革，中职学校毕业生的就业模式发生了很大的变化，对学生档案的管理迫切需要采用便捷的数字化管理方式，以方便广大学生查询，满足用人单位需要。学生档案作为一种原始信息资源，是国家教育、教学、科研及干部队伍建设的重要依据。数字化建设随着信息化的传递，其重要性不言而喻，档案管理不再是一般意义上的物质载体的保管，也朝着档案利用的方向发展。档案工作者要不断学习科学知识，及时掌握信息技术，有能力解决在学生档案数字化建设中遇到的种种困难，建立健全数字化学生档案管理系统，更好地为社会、用人单位和学生服务。

关键词：中职学校；学生档案；档案管理；数字化

近年来信息技术发展迅速，并逐渐融入人们的生活从而改变着人们的生活方式。信息技术是指有关信息的收集、识别、提取、变换、存贮、传递、处理、检索、分析和利用等的技术，主要包括传感技术、通信技术、计算机技术和缩微技术等。信息技术能够延长或扩展人的信息功能。信息技术的突出特点是：首先，信息存储量更大，质量更好，检索更方便；第二，信息处理、创造和呈现技术更高；第三，信息交互性更强；第四，信息传递速度更快，范围更广，效果更优。基于此，面对传统学校档案管理中的信息量大、处理繁杂、错误率高、综合分析难度大等问题，信息技术为学校档案管理改革提供了基础。为了应对学校档案数字化建设的需要，笔者提出借助安全稳定的校园网建立一个完善的学校档案数字化管理系统的构想。

1 中职学校学生档案信息化的基本内容及要求

随着中职学校学生档案资源的不断丰富与拓展，在档案基础管理中应用信息化管理的重要性主要体现在以下两个方面：第一是利用信息化手段提高人才素质技能，促进管理质量的提高；第二是利用信息化的特点（共享），为学校决策提供有力保障。中职学校学生档案基本管理的对象主要体现在对学生及教师等各类资料和数据信息的量化提取上，但是又存在这类信息资料储存在不同种类下。因此我们夯实档案基础管理，必须与学校管理融于一体，我们需要了解整个构成各部门之间的关系与要素，协同互助，建立一套标准化、规范化、制度化的工作制度，再通过信息化手段，强化档案信息的收集、整理与

利用。

2 学生档案数字化管理的必要性

2.1 适应中职学校扩招新形势

随着高等教育事业的迅速发展，中职学校学生档案的内容和形式呈多样化发展。虽然中职学校学生档案直接服务于中职学校学生个人，但又与中职学校教学和学生管理密切相关。随着中职学校办学层次的拓展，教育活动领域的延伸，社会需求专业的增多，学校办学规模的扩大，教学改革的深入，毕业生档案的利用率呈现逐年递增的趋势，因此只有建立数字化学生档案才能适应时代的需要。

2.2 社会发展要求学生档案数字化

传统的中职学校学生档案，是以纸质档案的形式保管的，并且大量是通过手写去完成的。纸质档案是学生档案的根本依据，但也给档案管理工作带来了很大的局限性，如归档的质量不高、体积大、纸张容易发黄及被虫蛀、不易携带、不便查找、信息传递慢、无法检索等。这就使得档案数量不断增多与档案利用率较低的矛盾日益凸显，造成无法共享档案资源，无法有效利用技术积累的成果，所以说传统的中职学校学生档案模式早已不适应现代信息社会的发展要求。

2.3 就业方式的转变需要其档案数字化

随着我国社会主义市场经济体制改革的不断深入和发展，人才市场、就业指导中心等荐人单位相应地建立起来，中职学校毕业生由原来的统一分配变成了双向选择，人事代理制度由此广泛实施。由于虚假学历的泛滥，用人单位越来越重视中职学校学生档案的真实性，加强中职学校毕业生档案管理工作尤显重要。中职学校毕业生就业政策规定，中职学校毕业生在学校集中办理就业手续时仍未落实就业单位的，其档案由中职学校转至毕业生生源地就业指导中心代管。落实工作单位后，用人单位或本人凭相关手续到指导中心提取档案。在频繁的转递过程中，毕业生个人档案材料的丢失、损坏、涂改等现象不可避免。只有实现学生档案数字化，才能从根本上保证学生档案资料的完整、齐全和安全。

3 学生档案管理数字化的策略

3.1 开发适用性强的网络软件

根据学生档案的收集、管理、转递的流程，开发优秀的适用于学生档案管理信息网络使用的软件。学生管理信息网络使用软件应该具备以下条件：用户登陆、新生登记、学生信息查询修改、分数查询修改、处分奖励查询修改、学生人数统计、系统管理页面、毕业登记等八项基本功能。但是目前中职学校对于文书、教学综合及人事档案等基本都已有比较成熟的软件系统和规章制度，唯独学生档案因其传递速度快、滞留时间短等原因，而受不到领导和档案工作者的重视，因此学生档案信息系统起步晚。要想在短时期内完成学生档案信息资源的建设，需要借助校园网成熟的软硬件环境，实现学生档案系统与校园网的无缝接轨，并利用校园网与社会档案管理网络的对接，使今后的学生档案管理不再是孤立的个体，充分利用网络调用学生档案，利用网络的实时性，方便学生、企事业单位和查询者查询、检索学生档案，最终实现“数字化档案”管理。

3.2 档案电子化管理注意事项

档案电子化管理的威胁来自黑客、病毒以及系统本身的故障，对于网络的运行安全，必须制定严密的措施，如在前期严格控制上网信息范围，避免成为黑客攻击的目标，并做好信息的备份工作，有充分的认识和相应的防范措施，确保在紧急情况下能迅速恢复系统的正常运转和信息的完整。

3.3 档案管理系统开放与保密二者兼顾

学生档案属于人事档案，按中组部对干部职工个人档案属于保密档案，，必须严格按照相关的保密规定执行。因此完善的學生档案管理系统必须开放与保密兼顾，实施多级管理权限分级化，采用加密技术对重要信息进行加密处理。如设立管理员、学生、一般用户三级权限为数字化档案的安全性提供基本的保证。

3.4 稳定档案管理人员队伍，提高档案管理人员素质

要保证学生档案数字化管理工作有序、正常、持续地发展，必须注重档案管理人才的培养。目前，学生档案管理领域缺乏既懂软件开发又精通档案管理的复合型人才，因此稳定档案管理人员队伍，提高档案管理工作人员的素质，是做好学生档案管理工作的前提条件。要有针对性地进行岗位学习培训，更新专业知识，才能与时俱进，适应新形势的要求。要建立竞争机制，克服档案管理人员长期以来养成的惰性，发挥主观能动性，建立激励机制，才能把中职学校学生的档案数字化管理工作做好。

4 结束语

档案管理是学校各项工作的基础，是保证教学、教学改革、教学研究和教学发展顺利进行的基础，是评价教学质量的重要依据.学校档案数字化建设是新时期学校档案的一项基础性业务工作，是档案工作走向现代化的必由之路，其数字化建设直接影响着档案管理的水平，同时也影响着整个学校的办学水平。因此，我们要借助安全稳定的校园网建立一个完善的学校档案数字化管理系统。

参考文献

[1]林玉茹.中等职业学校学生信息档案管理系统设计探析[J].商情，2017（9）：115-116.

[2]王扬森.中职学校学生档案管理数字化初探[J].科学之友，2012（18）：120-121.