探究办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性

郑文敏

摘 要：科学技术快速发展，对人们的日常工作产生了严重影响。越来越多的高科技产品进入生活的各方面，为生活带来极大便利。办公自动化可为企业节省人力物力。在外部因素不断发生改变的环境下，医院管理体系也发生变化，已逐步形成信息化办公形式。本文就办公自动化环境下医院档案管理的必要性与可行性进行分析。

关键词：办公自动化；档案管理；可行性

就当前的办公室自动化管理发展情况来看，毫无疑问，技术更趋先进，能够在定期培训等活动的帮助下，使档案管理工作的效率更高、操作更为规范，从而提高工作人员的专业程度。当然，参与档案管理工作的人员需要掌握基本的信息操作技能，同时具备基本的医学常识。单位还要制定一些可实施性强的制度，使档案管理工作状况得到良好发展。

1 医院档案办公自动化管理的必要性

1.1 可以提高档案管理工作的安全度

纸质档案的质量极易在外界自然、社会背景的作用下，受到损坏。比如气温、空气湿度、自然灾害等要素都会缩短纸质版文件的使用寿命，长时间的保存，可能会影响其完整程度。而与纸质版资料相比，电子版的保存时间更长，质量更高，而且可以在备份等软件的应用下，快速地实现复制、粘贴、修改等工作。办公自动化系统的运用下，档案可以进行电子化存储，不仅提高了资料的可读性和储存性，还能够按照相关工作人员的不同要求完成不同格式的存储工作。在办公自动化技术的帮助下，文档的传送、查阅更为便捷，还能有效防止档案出现遗失问题。

1.2 可以提升档案管理工作的效率

医院档案和电子信息技术相配合，科学地协调了文书处理和档案管理二者的联系，工作者需要每天按时整理归纳好当天的文件资料，使之变成电子档案，这有效地防止了档案丢失的后果，并且使档案的完整性和可检索查找性得到了保障。特别是那些病历档案，必须得到真实全面连续的记录和保留，能准确反映病人的治疗情况与病情变化过程，提高办公自动化程度，能够使医护工作者快速精确地了解到资料记录的实际情况。

2 办公自动化环境下医院档案管理的可行性

科学技术快速发展，越来越新颖、实用、适应性强的档案管理系统被研发出来。新研发的管理系统，涵盖的功能体系更强大。而在系统不断完善的过程中，就需要相应的技术予以支持办公自动化。医院可引进专业型人才，以此适应自动化办公环境，并加强对技术人员的培训，提升其业务水平，促使其计算机基本操作能力与档案管理知识更丰富，为实现办公自动化提供必要的人力支持。医院加大资金投入，建立相关的规章流程，促使其成为可行的操作规范，结合工作实际，对办公自动化予以制度支持。

3 医院档案办公自动化的不足之处

3.1 档案文件管理的保密性问题

在办公自动化环境下，医院主要是利用计算机技术进行档案管理，在此管理过程中档案文件的保密性成为了十分重要的问题。电子档案文件与传统纸质档案文件相比较更加易于更改，而且在更改后也基本不会留下更改过的痕迹，造成其保密性较弱，极容易被其他人员修改。在医院中，所存有的电子档案文件多为患者的电子病例，其中包含了患者的整个治疗过程和具体效果，而且还含有相关的数据、图片信息等，一旦这些信息发生泄露，将会对患者造成严重的影响。因此，医院应当加强对电子档案的管理，确保其具有良好的保密性。

3.2 自动化管理制度的不科学

当前社会的许多医院档案信息化水平还不够成熟，软硬件设施不全，且电子档案的储存也得不到保证，致使患者病历等资料泄露。虽然医院对档案管理事业的关注也越来越多，但是自动化系统的不完善，管理机制的缺失，都导致档案管理走不上科学的轨道，从而造成医院的资金浪费非常严重的问题。

3.3 办公自动化系统不健全

目前，许多医疗机构在办公自动化设备和软件的配置上不够完善，资金供给不足，使办公自动化水平不高，档案系统不健全，这些情况最终导致医院的档案管理水平较低。鉴于当前的办公室自动化系统开发商的技术实力高低不一，使许多被开发出的软件无法满足档案管理的工作要求，自动化系统内部也缺少传送电子资料、归档管理资料相结合的电子档案管理子系统。

3.4 档案管理信息化的专业人才不足

雖然现在许多医院在购买和配备先进设备方面有了更大幅度的资金投入，但是在人才配备和补充方面还没有投入必要的重视，导致档案信息管理工作比较落后。档案管理工作者总是不具备办公自动化领域的理论基础，医院单位也没有针对内部工作人员安排专业化的知识和技能培训，进一步加剧了医院档案管理水平低下的严重程度。

4 做好办公室自动化环境下医院档案管理的措施

4.1 制定规范的管理标准

目前，医院档案管理的有关工作流程包含了归纳整合、搜集、保存、编排、统计以及检索等等步骤，这些保证了档案管理标准的制定和确认，促使所制定的标准与国家档案部门法定标准相吻合。如果文件管理和档案管理是分离的，那么两者之间就会存在越权问题，尤其是文件归档的前期容易发生这样的情况，因此，工作人员需要严格把关，开展标准化的高效率管理工作。其次，在业务流程和技术操作过程中，文件处理、归档和一些著录中都应制定统一的格式和标准，同时确保不同的接口类型中的档案能顺利、安全归档。

4.2 建设高素质的档案管理人员团队

我国的医疗卫生事业正在不断地发展和壮大，医院档案数量也在不断增加，这就增加了档案管理人员的工作量，加上现在更多各种各样的新型技术不断涌现，档案管理方法日趋科学化，只有能驾驭这些新技术和方法的工作人员才能做好档案管理工作。对此，医院要加大对档案管理人员的知识培训力度，为档案管理工作人员提供更多的学习机会，优化知识结构，提高综合素质，以便适应办公自动化环境的需求。

4.3 完善档案管理子系统

医院需要加强对办公自动化系统建设工作的研究，不断在办公自动化系统建设方面进行资金注入，在办公自动化系统内建设子系统，使电子文件的调用和运作得到充分保障，电子文档的高效留存与科学的日常管理，可以使文档得到正确的分类归纳和快速使用，电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起，为医生的资料调取与使用带来了很大的便利。

4.4 加强网络安全建设

为了能够确保医院电子档案文件的安全性，首先应当加强其网络安全建设。所谓网络安全主要是使计算机系统中的各个部分不受到破坏，以此来保障系统能够正常运行，为人们提供良好服务。确保网络安全主要方法有数据加密、防火墙等手段，通过这些技术手段能够有效保障医院计算机系统不会受到外部的攻击，确保档案信息的安全。

5 结束语

综上所述，加强办公自动化环境下医院档案管理的必要性与可行性探讨十分必要。相关工作人员需要明确医院档案办公自动化的应用价值，包括可以提高档案管理工作的安全度、可以提升档案管理工作的效率等等；同时把握医院档案办公自动化管理的不足之处，如自动化管理制度的不科学、办公自动化系统不健全、档案管理信息化的专业人才不足；在此基础上，研究完善办公室自动化环境下医院档案管理的措施，制定规范的管理标准，建设高素质的档案管理人员团队，完善档案管理子系统。

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