浅析卫生监督档案的数字化管理

闫海婷

摘 要：当前企事业单位中的档案数量日益增加，同时部分企事业单位依然还未达到档案的数字化管理，面对数量不断增加的纸质档案，如何确保档案的质量则是目前亟待解决的问题。特别是卫生监督档案的管理，为了确保档案的质量，需全面实施数字化管理。

关键词：卫生监督档案；管理；数字化

1 引言

卫生监督档案所指的是卫生监督主体根据有关规定对法人、个人以及组织实施和卫生相关的事项许可，对于落实卫生法律规范的状况实施监管，同时对其行为做出相应处理的行政执法环节直接产生的具备储存价值的图表、文字以及声像等各类不同形式的文件材料。其主要可以划分为卫生监督检查档案、卫生审核档案以及卫生监督监测档案等等。

2 卫生监督档案数字化管理的重要性分析

2.1 促进档案数字化管理

卫生监督档案将保存与运用档案由以往手工操作转变成收集信息与现代化管理，合理分配卫生监督档案的各种信息资源，是向社会提供优质服务的关键渠道。经过卫生监督档案数字化管理创建，能够使得卫生监督执法部门及时、精准的采集信息，进而共同分享档案信息资源。运用数字化技术，不仅能够节约时间，同时还能够有效拓展档案内容。

2.2 充分保障领导决策

及时精准的决策，合理的管理措施，需经过平稳、可靠的信息与快速的分析能力提供保障。因此，卫生监督档案数字化管理将会呈现出以下两个方面的优势：第一，卫生监督文书处理环节和管理实现数字化管理，为领导人员提供了相应的决策依据；第二，卫生监督执法部门依法监管形成的电子档案，为卫生管理能力的加强奠定了较好的基础。

2.3 提升执法效率

档案数字化可以实现一次性投入，多次产出，资源分享，不但能够节省保管空间，防止人员和纸张的大量浪费，同时确保了档案保存的安全性，避免出现修改档案的行为。数字化管理需要档案第一时间归档，进而确保卫生监督档案数据的及时性、全面性，便于档案的查阅，在较大程度上加强了档案的运用效率，增强卫生监督部分的执法质量。

3 卫生监督档案数字化管理的途径

3.1 加强档案管理人员的数字化管理理念

长期以来，传统模式的档案管理理念对于管理工作者的影响非常之大，在针对卫生监督档案进行管理的时候，在传统理念的影响下很难创新管理模式。为了达到卫生监督档案的数字化管理，完全突破传统管理理念，数字化管理技术的应用是非常重要的。在进行档案管理以前能够对管理人员实施培训，使得其可以充分意识到数字化管理所具备的优势，借此加强档案管理工作者数字化的管理理念，渐渐产生和档案实体管理相迎合的管理形式。全面实现档案的数字化管理需要突破以往的管理理念，树立起数字化的管理理念，针对卫生监督档案管理形式实施数字化改造，借此全面推动卫生监督档案管理的数

字化。

3.2 创建完善的监管机制

需创建统一的档案管理指标。因为各个部门的工作需求，各自明确了相应的档案存储格式，各个部门间的信息很难共享，所以为了防止以上问题的出现需创建起统一的档案管理指标。统一的档案管理指标需要格式统一、整洁大方、结构完善。档案根据相应的指标转、归类、存档。分门别类采集整理，并且根据相应的顺序索引，在较大程度上加强了工作效率。创建完善的监督管理制度，激发管理工作者的积极性。绩效考核机制的执行，全面激发管理工作人员的热情，端正管理者的态度。同时监督不单单拘泥于考核，还需监管整个数字化系统的稳定运行，定期针对档案实施检查，软件的日常维护、升级工作的全面贯彻。数字化的档案管理不仅需求快捷性、合理性，更为主要的便是关注其实用性与时效性，在如此的监督管理状况下，才可以安全、稳定地工作。

3.3 加强基础设施建设

硬、软件基础设施是档案管理数字化创建不可或缺的基本要素，是档案信息资源开发运用与数字化技术运用的重要基石。所以，卫生监督部门需引进先进的计算机等完善的硬件设施，以使得其能够适用于系统中海量数据的迅速处理，文字图片的扫描以及声像档案材料的录入、网络系统的创建等等，并且按照卫生监督档案的实际状况，选择一套功能完善的信息系统软件。唯有硬、软件设施同时兼备，才可以达到卫生监督部门档案数字化建设的本质需求，达到卫生监督档案的数字化管理。

3.4 加强人才队伍建设

若想达到卫生监督档案的数字化管理，便需要增强对于档案数字化管理人才团队的培育与建设。能够继续教育、岗位培训等途径，增强对于管理工作者的专业理论与技能的培养，全面普及数字化技术专业知识。除单位需增强对档案工作者的业务培训以外，档案管理工作者本身同样需增强学习专业理论与技能的自觉性，全面把握同时可以熟练的运用现代化技术。伴随科学技术的快速发展，计算机技术在各个领域中的大量运用，因此，档案的数字化创建已经成为了档案管理工作发展的重要趋势。实现卫生监督档案数字化管理是一项系统性的工程，此环节并非是一蹴而就的，对于当前卫生监督档案重点出现改变、科技含量较低以及管理制度不完善等问题依然存在，政府部门与卫生监督机构需要运用合理高效的措施以妥善处理并给转变此种情况。由增大信息基础设施投资、增强档案数字化人才团队培养以及加强档案信息网络管理等层面入手，必然可以加强卫生监督档案的数字化管理水平，促使档案管理工作更加好的符合时代发展要求，快速的进入数字化，为社会经济的稳定发展作出巨大的贡献。

4 结论

综上所述，運用数字化技术有助于我们国家的卫生监督档案管理工作取得更好的成绩。卫生监督档案数字化管理不但可以保障档案信息的安全性，同时还可以在一定程度上减少管理工作的工作量，加强工作效率。

参考文献

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