浅析档案管理中存在的问题及对策

摘 要：档案最能反映出单位的真实情况，具有很强的代表性，它也是衡量一个单位工作能力的指标。所以，将单位的档案能够分门别类的进行储存并且在适当的时候能够起到档案应有的价值，这在档案管理工作中有极强的要求，同时这也是档案管理的难点。因此，在面对现有档案管理存在漏洞和需要进行改进的前提下，我们要不断地更新档案管理的知识，更完善的管理好档案。

关键词：档案管理；解决问题；对策

1 档案管理的特点

1.1 档案管理工作的复杂性

大多数的人员认为档案管理非常的简单，只需要将档案进行分类保存即可，其实并不是这样的简单，档案管理工作往往掺杂着很多的关系，复杂性很高。整理档案的记录方式多种多样，有的采取文字记录的方式，而有些则是采用图片等形式进行档案记录，并不是仅仅有纸质记录还有很多的影像记录，在保存这些易破损的文件档案时，要更加注意其安全性。此外还要对记录的准确性和真实度进行分析，有些可能只是记录到整个事件的一部分过程需要进一步的补充和还原，因此，档案管理工作的复杂性很高，需要专门的人员进行档案管理。

1.2 档案管理工作的要求较高

从事档案管理的人员要具备一定的知识储备，此外还应该具有细心和耐性，这些都是必备的基本素养。有时档案的种类比较繁杂，处理起来非常的麻烦，而且会占据很多的时间，比如在一些单位中，可能会出现合同等比较专业的文档，这就需要档案管理人员熟悉相应的知识，只有对这些只是比较理解才能够很好地进行档案管理工作。此外还要求档案管理人员具备高度的责任心和道德素养，有诚实守信的基本为人底线，但是在一些单位中往往存在着档案管理人员并非专业人员来管理，这就造成了档案的整理工作出现很多的纰漏，这样不仅会造成档案管理工作的怠慢，而且会造成整体档案在使用和调度时不能够及时完成任务，对单位的发展起到阻碍作用。

1.3 档案管理工作的信息化程度越来越高

随着信息技术的高速发展，电子信息技术也越来越受到广大人民的喜爱，为工作人员节省了大量的时间，提高了工作效率，带来了很多的便利之处。在档案管理上，以往的纸质档案会越来越少，电子档案的出现对档案管理的影响是巨大的，所以這就要求档案管理人员具备一定的计算机基础知识，能够独立的完成档案的整理以及档案的保存和使用。随着网络技术的不断更新，电子档单的应用越来越普及，档案管理的信息化程度也会越来越高，但是要保证档案的安全性，所以说还是要具备大量的计算机知识储备，才能够在未来高速发展的信息化时代胜任档案管理的工作。

2 档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理工作的重要性认识不够

档案管理就目前而言单位领导的重视程度不够，相较于其他工作来说，档案管理工作在业绩上取得很大的成效是很小的，而且在实际生活中很多人也认为档案管理可有可无，并不是非有不可，但是在使用到档案时却是不知所措，这就是平时不注意档案管理的弊端，由于长期认为档案管理不重要这种思想根深蒂固，使得档案管理工作人员也很松懈。并不能起到很好的积极作用，在很大程度上降低了档案管理的效率，严重地影响了档案管理的规范化进程，其实档案管理工作的重要性非常强，这不仅需要领导的重视，更需要档案管理人员发挥积极能动性，承担起相应的责任，完善档案管理工作。

2.2 档案管理硬件设施滞后

档案管理由于不受到重视，在很大程度上投入的资金较少，这样档案管理的硬件设施较差，不能够很好地完成储存和使用的要求，随着信息化进程的不断推进，档案管理对电脑等硬件设备的要求也越来越高，但是现在档案管理是用的电脑比较的老旧不能很好的达到相应的规定，这就带来了很多的弊端，造成档案资料杂乱无章，不能够完善的保存，严重影响档案的完整性和美观。特别是对原有的珍贵纸质档案来说，如果稍有不当就会造成霉变等破坏情况，另外，档案管理的规章制度并没有很好地完善，没有明确的标准和具体的要求，这就为档案管理埋下了不利的源头。

2.3 档案管理岗位人员缺乏稳定性、专业性

目前而言，档案管理人员存在很大的流动性，有时甚至是兼职完成，这就造成档案管理人员可能不能够很好地掌握相关的知识，而且在内心没有把档案管理当成一份工作来对待，档案管理是一个相对枯燥的工作，长时间的接触档案是比较乏味的，这就需要档案管理人员就被一定的耐心，另外档案管理工作可能会面对很多比较相似的文件，这就需要管理人员细心地分辨出彼此之间的不同，并妥善加以保管，责任心也是档案管理人员必备的，有些档案管理人员缺乏一定的职业素养，在档案管理过程中，将档案随意放置，不按照规定进行分类，一塌糊涂，缺乏一定的管理计划，而且不会定期的检查档案的完整性和损坏程度。在确保档案安全的前提下，应该保证档案管理人员的稳定性，并且保证管理人员具有一定的专业技巧。

3 档案管理工作的对策与思考

3.1 加强对档案管理重要性的认识

做好一件工作的前提首先就是要摆正心态，正确的认识到工作的重要性，这不仅仅要求单位领导重视档案管理工作，在一定程度上提供帮助，更要求档案管理人员负起责任，做好自己的本职工作。档案管理人员要定期培训，学习新的管理知识，不断更新自己的管理理念，学会使用新进的技术进行档案管理，另外要从内心热爱这份工作，这样在进行管理的同时才会饱含热情，目前而言，档案管理人员还具有很多的管理偏差，这就需要不断地去学习专业知识和理念，不断地增强档案管理的意识，这样才能够不断地提升档案管理质量。

3.2 提高专业管理素质

档案管理人员需要具备一定的专业知识和基本素养，在学习知识的同时还要保证与时俱进，在信息技术不断发展的今天，要不断地充实自己，更新新的知识水平，提升自己的综合素质和核心竞争力。档案管理人员不仅要学习国内的经验，还要不断的学习国外优秀的管理经验，取其精华，去其糟粕，不断的学习新兴的管理知识，学习相关的管理规范，严格遵守法律规定，积极的参加培训项目，不断地提升档案管理能力，只有与时俱进才能够不被快速发展的社会所淘汰，才能更好地适应日新月异的档案管理工作。

3.3 科学管理档案

规范操作档案管理工作非常的繁多，也比较繁琐，很多事业单位对于档案管理工作没有标准和要求，因此，这就需要事业单位的管理人员建立健全事业单位档案管理的相关制度，科学管理，规范档案管理操作，另外，应该提升档案管理的相关硬件设施，利用现代的计算机技术、网络技术等先进科学技术，提升档案管理的工作效率，与此同时，要去除以往档案管理的旧思想，旧观念，利用现代的办公手段，来对事业单位的档案进行管理，从而全面提高事业单位档案管理的工作效率，有效的提升档案管理的专业水平。

4 结语

随着经济和信息技术的不断发展档案管理工作也需要与时俱进，以往的用手抄写来进行岗位的管理工作已经无法满足现阶段事业单位档案管理工作的需求，所以，我们也要用现代的手法来进行档案的管理工作，改变以往事业单位领导对档案工作的认识误区，紧紧结合时代发展要求，从理念上更新，行动上创新，采取行之有效措施，积极探索档案现代管理模式，为单位进一步加强科学管理档案发挥积极的作用，不断的提升档案管理质量。

参考文献

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[4]刘国华，李泽锋.档案工作中大数据框架构建及应用思考[J].档案管理，2014（2）：32-34.

作者简介

陆秋霞（1982-），女，汉族，江苏省南通市人，专科，南通鑫扬档案服务有限公司，助理馆员（档案），研究方向：档案。