关于档案服务企业业务质量的新探索

摘 要：当前，档案服务企业业务质量在市场经济和信息社会的影响下，暴露出工作人员工作意识、档案管理、资料收集、技术设备和运行机制等相关问题。基于此，本文首先对档案服务企业进行了简单概述，其次对档案服务企业业务问题进行了分析，最后针对问题提出了相关的解决方法。

关键词：档案服务企业；企业业务；业务质量探索

档案是一种较为重要的信息资源，在当今社会中，信息管理工作在企业中占据重要地位，能够影响企业的发展。关于我国档案服务企业如何找到一条适合自身蓬勃发展并满足社会对档案需求的有效路径，是当今档案服务企业应面临的新挑战。基于此，本文对“档案企业业务质量的新探索”进行了以下探讨。

1 档案服务企业的概述

档案服务企业按照企业档案管理原则和制度要求给出企业档案业务工作、信息化建设、设施设备配置等方面的方法及指南。企业档案是企业知识和信息的重要组成内容，企业档案工作是企业生产以及经营活动的基础性管理工作，以企业资产为关系纽带，实施统一性的制度标准。档案服务企业是以满足企业各项活动为需求导向，采用现代高科技技术与管理方法，通过资源开发，为企业生产经营活动和管理发展提供了有效服务。档案服务企业的组织系统建设包含档案工作领导、档案机构设置、档案人员配备和档案工作体系，此外档案服务企业管理职责是贯彻国家相关档案工作法规，将文件的归档依据要求纳入相关部门并采取相关维护措施以确保档案的准确性和完整性。

2 档案服务企业业务问题分析

2.1 档案管理工作人员工作意识淡薄

目前，档案管理工作人员对会计档案管理工作的意识性较为浅薄，这使得会计工作与会计档案管理工作相脱离。常见现象为部分档案服务企业管理者和财务统计人员只关注内部财务项目的实施，如出具相关财务报告，提出财务意见，做出财务决定，而忽视了对文件以及相关材料的收集、归纳和整理，并不把财务资料的整理归档工作列入会议日程[1]。当前会计人员在上岗之前，缺乏对会计档案基本知识以操作技能学习和训练，大部分都是由会计人员进行兼管，档案管理工作人员在管理经验方面明显有所不足，而且其对基本操作规程的掌握也不足够，不清楚财务档案的归档范围以及相关标准，这使得整理出来的会计档案达不到科学管理及规范要求。

2.2 档案归档管理不规范及资料收集不全面

档案归档管理不规范是指部分档案管理企业为严格依据相关管理办法履行签批手续，常见现象为：档案服务企业的会计凭证装订后没有封贴、会计凭证装订封皮项目填写不全、各月份的会计报表的存放相对分散等。此外，档案管理企业在移交会计档案时，未按照移交清单和永久、定期两类分别保管；部分档案服务企业的会计档案未依据规范要求归入档案部门保管，而是由会计人员自己保管；部分档案服务企业在未成立综合档案室之前，各类档案是由具体管理工作人员进行保管的[2]。会计档案资料收集不全面是指部分档案服务企业只关注会计凭证、会计报表、会计账簿等资料的整理，却忽略了会计文件材料的搜集、整理和归档工作，这导致会计档案内容的缺失。

2.3 技术设备落后和运行机制不健全

当今档案服务企业业务离不开技术设备，现代信息技术设备是档案服务企业较为重要的工作手段，也是档案信息化建设的基础。而目前我国档案服务企业使用的档案技术还较为落后，复印机及计算机的使用频率相对较低，此外，电子计算机信息检索和光盘数据库等新型技术在我国档案服务企业中刚刚兴起，而通讯技术和多媒体技术等更为落后[3]。档案服务业运行机制仍然停留在由国家统一包办的单一计划经济体制，档案服务企业的设施场所以及工作人员经费等都是由上级部门按照预先计划进行配备的，这样，部分档案人员养成了依懒性，这在一定程度上抑制了運行机制的有效实施。

3 提高档案服务企业业务质量的有效方法

3.1 提高档案管理工作人员工作意识

针对“档案管理工作人员工作意识淡薄”这一问题，档案服务企业应提高档案管理工作人员的工作意识，具体实施方法如下。首先应加强思想政治教育，市场经济的发展特性，对人们的三观的标准带来深刻的影响，其中正确与错误、先进与落后、积极与消极是相互并存的。这需要档案管理工作人员不断学习相关知识，参加“政治教育”方面的活动[4]。其次应加强市场经济与计算机知识的教育，档案管理工作人员应不断学习相关教育知识，在学习的过程中，掌握市场经济知识和理论乘次，同时档案管理工作人员应主动掌握市场经济服务，并对巨大数量的档案信息进行统一归档，这需要借助计算机等现代高科技信息技术，所以档案管理工作人员对市场经济和计算机知识教育的学习是十分重要的。最后应巩固管理工作人员的专业教育，从而拓展其专业路径。因此，档案服务企业应开展相关“专业教育”活动，组织档案管理工作人员学习，或者安排档案管理工作人员外出学习，以借鉴专业经验，从而提高档案管理工作人员的工作意识。

3.2 规范档案管理和资料整理

关于“档案归档管理不规范及资料收集不全面”这一问题，档案服务企业可以开展信息调研服务，档案管理工作人员依据科研课题，有目的深入市场以问卷调查形式进行实地调查，将分散的点滴原始信息最大限度的集中起来，最终以论述和专题研究报告形式，提供给相关科研单位，以确保档案信息的完善和安全[5]。此外，档案服务企业应针对“资料收集不全面”这一问题制定相关约束制度，促使档案服务企业对会计凭证、会计账簿以及会计报表的重视程度，规范工作人员工作行为，使其注重会计文件资料的收集，从而规范档案管理以及资料管理制度。

3.3 引进先进科学技术并完善运行机制

针对技术设备落后这一问题，档案服务管理部门应引进先进的科学技术，如引进新型复印机和较新版本的电子计算机等，或者企业之间应在技术更新方面广泛交流，企业运用高科技技术从而提高档案服务企业的业务效率。关于完善运行机制，档案服务企业应充分调动全体工作人员的积极性，挖掘员工在不同方面的潜能力，促使档案服务工作的发展更加深入[6]。此外，档案服务企业内部的运行机制，既要考虑档案企业的科学管理原则，又要考虑市场经济和信息社会的影响。在此两种考虑下，档案服务企业可以实施“一馆两业”的运行机制，即一个档案的信息开发科依据企业特征进行管理，引进竞争管理制度和激励管理机制，从而推进档案信息产品。

4 结论

综上所述，档案服务企业存在“档案管理工作人员工作意识淡薄”“档案归档管理不规范及资料收集不全面”“技术设备落后和运行机制不健全”的问题，因此，在开展档案服务时，档案服务企业管理部门应不断强化工作人员工作意识，改革并创新档案管理机制，健全档案运行体系，从而促使档案服务工作趋向于具体化。

参考文献

[1]闫娟.新形势下档案管理工作新思路探索[J].商品与质量，2017，15（31）：302-304.

[2]刘兵.浅谈新时期如何做好企事业单位的档案管理与服务工作[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2014，16（6）：64-65.

[3]涂晓英.浅析新时期企事业单位档案管理系统建设策略[J].延安职业技术学院学报，2017，26（6）：25-27.

[4]刘永梅，崔亚琳.浅谈财务档案管理常态化问题的应对策略[J].财经界（学术版），2018，31（8）：135-137.

[5]郭莉.浅析财务档案管理中存在的问题和对策[J].科学导报，2016，36（4）：306-308.

[6]张玉英.对会计档案管理中的问题及对策浅析[J].办公室业务，2015，21（11）：52-53.

作者简介

冯斌（1990-），女，汉族，江苏省南通市人，本科，南通鑫扬档案服务有限公司，助理馆员（档案），研究方向：档案。