浅谈档案管理的问题与对策

摘 要：档案在社会发展进程中起到至关重要的作用，它不仅能够记载发展的历程，还能够体现发展的轨迹，具有很高的参考价值。所以，档案的管理显得非常重要，随着社会信息化进程的不断提升，人们对于档案管理的要求也越来越高，档案管理也面临着越来越多的提升空间。

关键词：档案管理；问题；对策

档案管理顾名思义就是将记录的资料分门别类的妥善管理，并在需要的时候提供参考信息和价值。档案管理不仅对国家的发展具有很大促进作用，对于企业来说也具有至关重要的作用。所以说不管是国家公职人员还是企业职工在档案管理的注重程度也要越来越高。

1 档案管理的重要意义

随着国家经济的不断发展，社会也越来越安稳，事业单位在平稳的发展过程中，会伴随着越来越多的资料产生，记录着社会的发展及事业单位重要信息，这些信息都将被记录在档案资料中，供后来者进行参考和学习。另外，在今后遇到相似的问题时，会提供很大的价值。所以领导者应该对档案管理提供足够的重视，使得档案管理与平时的单位管理进行融合，这样单位的档案就能够比较完整地保存下来，不仅是对过去工作的一种记录，更可以提供未来发展规划和决策的方针。

2 当前档案管理中存在的问题

2.1 档案材料不完整

在单位的发展进程中，并不是所有的档案材料都能够比较详尽清晰地记录下来，文字信息是比较好的记录方式，也能够经历长时间的保存，但是有些活动的记录包括很多的图片信息，这在信息技术不发达的过去很能够很好地保存，并且图片不能够很好地保存清晰度，更有甚者，有些重要的信息并没有及时的记录下来，还有些只是记录到了事件发生的一部分，并不能很好地还原当时的发展过程。我们在分析档案不完整的原因时，可能存在几种因素，首先是档案管理人员缺少必要的业务知识，对档案材料保存需要保存的程度并不能很好地把握尺度，其次是工作人员的日常工作量很大，整理档案材料需要很大的耐心和细心，另外领导对档案管理的关注程度不高，并没有将档案管理提到很高的工作计划中，最后则是经费有限，档案管理需要储存档案的媒介，办公的设施比较老旧不能够起到保护档案的要求，从而影响档案管理工作的发展进程。

2.2 信息化水平低

档案管理随着时间的脚部不断发展，在一定程度上具有很大的流动性，动态性较强，单位中的人事调动时最为显著的表现。但是现如今档案管理的信息化水平较低，主要体现在信息管理手段的落后以及档案管理受到多种制约，需要各部门之间协调进行。信息化进程不断推动的今天无疑是将档案管理的手段提升到一个新的台阶，但是由于某些档案的特殊要求就需要对这些档案进行很好地保密性，另外信息技术还不能够在档案管理中很好地应用，目前还不能够完全取代纸质档案，依然还存在很多的人工手动查阅的现象，这样不仅大大减缓了档案的利用效率，同时也对档案管理造成一定的困扰。单位各部门之间由于人事调动等情况，会造成档案的流动性很大，但是由于各部门之间不能够很好地进行沟通，所以档案的管理在一定程度上会造成脱节现象。缺乏统一的规划，不能够保证信息共享。

2.3 档案管理人员素质不足

档案管理最重要的环节是档案管理人员，但是在很多单位的档案管理岗位，并非是由专门的档案管理人员来担任档案管理任务，更有甚者是新入门的员工进行档案管理工作，这些管理人员缺乏相应的专业知识和专业基础，并不能很好地胜任管理工作。另外单位内部对档案管理的培训工作不尽完善，导致管理人员的意识薄弱，并不能很好地将档案分门别类的进行保存。另外有些管理人员只是短期进行档案管理，造成管理人员的流动性很大，这就造成了档案管理不规范不标准，信息材料也会不完整。由于管理人员不能够胜任档案管理的要求，造成很多档案流失的现象。不能很好地完成档案建档工作，不能将档案很好地保存，在日后查询过程中会遇到很大的阻碍。

3 针对档案管理问题的解决对策

3.1 加强重视程度

解决问题的前提是要有很好的态度，要重视档案管理工作，认识到档案管理的重要性，它不仅是记录单位的发展历程，更是日常工作状态的一种体现。首先，单位领导要重视档案管理工作，要站得高才能望得远，看到档案管理在岁月长河中带来的深远意义，要将档案管理任务纳入到日常的生活之中，并且不断的鼓励档案管理人员做好本职工作，并提供相应的支持。另外还应该加大对档案管理的经济投入，购置良好的办公设备和档案储存设备，不断的优化档案管理的条件和设施，最后还应该以身作则，明确岗位职责，不断地创新管理的理念和发展的要求，不断的激励工作人员的积极性和工作效率。

3.2 严格建章执法

我国是社会主义法治国家，法律具有至高的地位，档案管理也有专属的法律规定，在我国的法律中，《档案法》明确指出只要是属于国家档案范畴的，不论档案载体，都应该移交给本地区的档案部门。所以，事业单位在日常的档案管理工作中要根据具体情况具体分析，严格按照法律要求，遵守规章制度，不断地宣传法律要求，真真切切的落实到日常的工作中，另外还要采取一定的制度不断的提升管理人员的积极能动性，不断的激励工作人员高效快速的完成档案管理。并且在档案管理后期的工作中要严格的保证档案的真实性，严格的要求自身遵守法律的要求，做好自己的本职工作。

3.3 加强人员培训

档案管理人员作为档案管理的一线人员，他们直接接触到档案，并且对档案进行妥善的分类保存，要不断铁丝恒管理人员的基本素养，学习相关的专业知识。首先，保证档案稳定性的前提是保证档案管理人员的稳定性，不要让管理人员长期处于流动状态，这样管理人员就不能很好地胜任这份岗位，没有重大的事件尽量不要轻易的调动人员。定期的安排管理人员进行专业知识的学习，不断地更新档案管理知识，学习较新的信息技术，在科学信息技术高速发展的今天，信息技术的应用能够帮助档案管理人员很高效地完成相应的工作，不断地更新知识储备是管理人员必备的基本素养。邀请一些专家或者相应的优秀管理者进行经验分享，这样能够帮助管理人员更好的完成知识的更新和交流，更好的帮助管理人员解决工作中遇到的实际问题。另外，还要求工作人员具备一定的法律知识，严格按照国家法律规定的制度进行档案管理，严格保护档案的私密性，树立高的社会责任和道德素养。

3.4 推广信息技术

21世纪是信息爆炸的时代，在科学技术飞速发展的今天，档案管理也需要进一步的更新，我们要在保证安全性的前提下，不断地将信息技术应用到档案管理中来，我们不再使用纸质档案，不容易进行保存，而且不能够经历长时间的考验，容易发生信息的遗失。信息化档案是目前发展的一个大趋势，我们要不断地学习信息技术，将纸质档案不断地变为电子档案，这在推进我们的法制建设和国家各地区之间信息共享具有很大的促进作用，当然，我们在完成档案转变的过程中，一定要保障其安全性，所以我们要定期的进行档案安全性的监测，不断的减少工作中出现的漏洞，不断完善我们的工作进程，这样才能够提升我们档案管理的质量。

4 结语

档案不仅记录了一个国家一个企业的兴衰，更代表着发展的历程，是人类历史上的巨大财富。但是目前的档案管理还存在着一些问题，主要表现在材料不完整，管理人员知识储备不足以及管理过程不规范等方面，所以，为了保障档案管理工作的高校进行，应该严格按照国家的规章制度，不断加强管理人员的管理水平和基本素养，推广新兴信息技术的发展，不断完善管理进程，提升管理质量。

参考文献

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[4]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013（3）：290.

作者简介

沙静（1989-），女，汉族，江苏省南通市人，本科，南通鑫扬档案服务有限公司，助理馆员（档案），研究方向：档案。