浅谈做好单位档案管理工作的高效方法

摘 要：高效、合理、创新、务实的单位档案管理办法，是新时代所推崇的新型档案管理要求。针对以往档案管理中存在的一些问题，以及随着新时代到来在档案管理领域发生的一些变化，我们需要指定一套新的、高效的单位档案管理工作办法，来更好的完成档案管理工作。在档案管理的收集、整理、鉴定、保管这四个环节上都要着重提高效率，落实高效的单位档案管理工作。本文的最后，针对档案归类、整理与保存的原则加以阐述，希望能够提出一些有利于促进高效档案管理工作开展的办法。

关键词：单位档案管理；高效；策略

1 引言

单位档案管理工作不仅需要保證所存档案的安全性，还应当保证一定的工作效率，促进完成高效的单位档案管理工作。

我们知道，单位档案管理工作有以下几个特点：首先是纸质档案逐渐向电子档案过渡，传统的纸质档案管理办法已经不能完全适应新时代的电子档案管理工作，要想进一步提高单位档案管理工作的实施效率，就必须重新思考电子档案的管理方式。除此之外，档案的内容不再只是单纯的文字记载形式，记载的载体与档案内容也更加丰富多样化，音频、图片、视频等形式的记载也逐渐在档案中出现，对于计算机操作技术提出了新的要求，传统的档案储存方式有着效率不够高的特点，不能适应档案管理在新的工作阶段的要求，需要及时加以整改。最后，如果不进行定期的清理，档案管理的数目会逐渐增多，如果不重视方法的整改，很有可能导致档案管理工作的效率逐步递减，这就要求我们必须用更加精确的程度来进行档案归类整理，排列出不同等级的档案重要性，以确立不同的档案保存期限。

2 单位档案管理工作在收集、整理、鉴定、保管四个环节的高效要求

单位档案管理对于前期工作经验的积累、后续工作的开展都具有重要的意义。但是档案数量不断增多、纸质档案逐步向电子档案过渡、档案记载形式逐渐丰富化的特点，都对于档案管理工作提出了新的要求。我们要先从单位档案管理工作的收集、整理、鉴定、保管这四大环节入手，提升档案管理工作的实施效率。

2.1 单位档案管理工作在收集环节的高效要求

档案的收集环节，是单位档案管理工作的第一个步骤，只有先做好档案的收集环节，才能够为后续的整理鉴定与保管等环节提高效率打好基础。提高档案收集环节的工作效率，要求我们针对不同的档案记载形式，分门别类开展档案收集工作，对于文字图片表格音频与视频等不同形式的档案分开收集，为后续的档案管理环节打下高效而良好的基础。

随着纸质档案逐渐向电子档案过渡的进程，传统的纸质档案收集方式已经不能够适应新的档案收集工作要求，应当采用一些新的设备，对于电子档案实现一次性收集，减少后续档案管理工作的不必要流程。

2.2 单位档案管理工作在整理环节的高效要求

在完成档案的收集工作之后，需要我们做的就是对档案分类整理，针对不同的档案资料形式，一般是根据时间，或者是发生的具体事件，对于收集到的档案进行分类保存管理。在档案的整理环节中，单纯的人力投入是不够的，有时候必须借助计算机等电子设备处理档案的录入和分类工作。这就需要有足够先进的电子设备，提供档案整理环节的技术支持，并且需要能够操作这些电子设备的专业档案管理人员，分门别类对档案加以管理。信息技术的使用，使得电子档案的管理效率大大提高，整理环节不再是一个繁琐的人力劳动过程。

2.3 单位档案管理工作在鉴定环节的高效要求

单位档案具有不同的重要程度与不同的时效性，需要保存的时间长度就会有所差别。在鉴定环节，主要通过对于档案重要性的衡量，确定不同类型档案的保存时间长度，定期定量地清理过期的或者是失效的档案，从而为新的档案录入提供足够的空间。档案的价值评估工作，必须有一个合理可行的章程，确立不同重要性档案的保存年限，让有限的档案储存资源空间发挥出最好的效果。只有做好档案的价值评估工作，才能提高重要档案的利用效率，让后续的档案查找更加高效快捷。

2.4 单位档案管理工作在保管环节的高效要求

高效档案管理，必须确保档案的安全性，档案一旦被收录、被登记，后续的保管工作就需要耗费很长的时间，在确立保管的期限之内，如何保障档案的安全性，是一个单位保存档案所必须考虑的重点内容。在纸质档案所在的办公室内，需要配备温度计、湿度计、警报器、灭火器等安全控制设备，一旦出现失火情况方便及时扑灭；在电子档案保存期间，需要针对存储档案的计算机定期查杀病毒，确保电子档案的安全性，防止资料丢失或被盗取。

3 提高单位档案管理工作效率的具体办法

除了在单位档案管理工作的四个环节中加强管理、提高效率，对于整体的单位档案管理工作也有一些具体的要求，能够从宏观层面提高单位档案管理工作效率。

3.1 配备先进的采集与存储工具

不同于以往的纸质档案，电子档案往往需要用到更多、更高级的采集设备与存储工具。高像素的手机与照相机、录音机或录音笔、便携式的平板电脑与笔记本电脑等先进设备，都可以为提高档案资料的采集效率提供技术上的支持。在档案的录入与存储环节，一些设计科学的计算机数据库、思维导图能够帮助我们理顺资料的逻辑关系，对于档案的整理与分类更加得心应手，大大提高我们整理档案的工作效率。同时，先进的设备录入方法加快了信息的采集与整理，也带动了工作人员的积极性。

3.2 对于档案管理人员进行技术上的相关培训

仅仅有先进的技术设备是远远不够的，还需要有能够熟练使用这些先进设备的工作人员来进行操作。针对一套新的单位档案管理系统，应当在系统引入后或者更新后，及时对这个单位的档案管理人员进行操作培训，让档案管理人员能够迅速掌握使用这套高效档案的技术。对于新入职的档案管理人员，即使在其他单位有相关的档案管理工作经验，在正式入职之前也应当接受相关培训，因为每个单位所采取的档案管理系统差别较大，并且每个单位的档案形式也有所差异，应当根据实际情况对于新入职员工进行相关技术培训，保障新入职员工能够高效的、保质保量的完成档案管理的工作任务。

3.3 根据具体情况制定高效可行的单位档案管理工作办法

一个单位的档案管理经验，不能不加修改的移植到另一个单位，因为不同单位的实际工作情况不同，已有的档案系统管理办法也有所区分。可以在借鉴其他单位的档案管理成果与经验后，实事求是的制定出一套适合本单位发展、符合实际发展情况的、高效可行的单位档案管理工作办法。例如，某个单位采取的是按照时间顺序整理的档案管理方式，在档案查找的时候具有搜索速度快、查找效率高的优势；然而本单位以往的档案文件并不是按照这种时间顺序排列的，而是按照某个具体事件命名的，如果一味的抄袭其他单位的时间线管理办法，就会大大增加工作任务量，对于数据库中的所有档案都需要重新整理与排序。因此，制定出一套符合本单位档案存储经验的单位档案管理工作办法，对于提高档案管理的工作效率是有很大帮助的。

4 总结

做好高效的单位档案管理工作，需要从宏观上把握几个要点——因地制宜、实事求是的确定适合本单位档案管理的办法；因时制宜、与时俱进的采取新的采集设备与管理设备，为纸质资料向电子资料的过渡提供技术上的支持；需要对于档案管理人员加强技术培训，一旦引入新的采集或管理设备，需要让档案管理人员能够学会高效使用的方法，尤其是对于新入职员工需要加强技术培训，让员工迅速掌握有本单位档案管理特色的档案管理技巧。在具体的操作环节中，主要在收集、整理、鉴定、保管这四大环节上加以把握，严格落实档案管理在每个环节的工作，提高单位档案管理的工作效率。

参考文献

[1]汪丽.事业单位档案的科学化管理策略研究[J].黑龙江科学，2018，9（11）：90-91.

[2]李丹.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].办公室业务，2018（09）：38.

作者简介

梁晓燕（1975-），女，汉族，四川达州人，档案中级，本科，四川省大竹县城乡环境治理办，研究方向：单位档案管理。