试析电子档案和传统档案管理的异同

杨丽

摘 要：档案的有效保存和利用为社会发展做出了重大贡献。传统档案的存在形式以纸质的文件为主。电子档案是利用现代计算机技术对有价值的文件资料进行识别、保存和传递的方式。电子档案已经取得了很大的发展，受到人们越来越多的关注。

关键词：电子档案；传统档案管理；异同

1 导言

传统档案指的是各种对我国与社会有保存价值和保存意义的文字、信息、图表等形式多样的历史记录，以纸质文件资料为主；电子档案指的是以计算机光盘、硬盘等为主要载体，并且可以被计算机系统处理，以电子图表、电子文书等为主。分析传统档案管理与电子档案管理的区别，这对于推动现代档案管理信息化具有重大意义。但结合实际情况来讲，我国档案管理机构并未有效区别传统档案与现代档案管理的区别，在实际工作中遇到很多问题，严重阻碍了档案管理工作的顺利开展。

2 简介电子档案与纸质档案的特征

由于信息载体的自身优势，再加上被人们广泛接受，可以说电子档案冲击着纸质档案。但这并不能表示纸质档案会由此消失。从多方面上来讲，纸质档案依然可以在电子档案的巨大挑战下，依然能够存在的原因有如下几点：1）由于人们已经养成习惯使用纸质档案的习惯，对纸质档案无比钟爱；2）电子档案虽然在迅猛发展过程中，但是并不是表示电子档案具有纸质档案的所有优势，在很多方面上纸质载体比电子载体更有存在的价值。如：很多受众喜欢使用纸质载体，由于纸质载体符合大众阅读习惯。据有关数据表明，近有58%的人喜欢和习惯使用印刷型文献，因而纸质文献某一些优势是无法取代，并且纸质文献更加方便保管，不需要专门的设备设施，所以电子文献并不能多层面、全方面的承担起交流和存储信息的责任，它所具有的性质决定着电子文献需要其他辅助载体的支撑，所以纸质载体还是有发展价值的。3）电子信息技术的完善和发展不但创新了管理，而且也激发了纸质载体的内部潜能。纸质载体的发展与生产技术、生产力发展水平有很大关系。可以说我国一直在开发和利用纸质载体作用，电子技术的进一步发展为深度开发和利用纸质载体提供了可能。结合这三方面原因来讲，有关部门应积极和大力发展纸质档案，确保充分发挥了纸质档案的优势，为推动我国社会经济的稳定发展做出更大的

贡献。

3 电子档案与传统的档案管理二者的相同点

3.1 二者有着相同的管理基础

在电子档案管理中，依靠传统档案管理方法将以前档案管理中需要使用的信息转化成为电子档案管理方法，传统档案管理是完善电子档案的前提。在当前管理电子档案中，通常都需要借助外部力量收集和传输信息资源之后再分类和存储归档。但在分类存储归档过程中，信息资源并不会自动分类存储归档，需要使用以前的档案管理方法分类存储档案，之后转化成电子档案形式再存储。在此基础上，无论是电子档案管理，还是传统档案管理，都需要借助于合理的、有效的管理方法，都需要人为的分类与存储，管理工作对于促进这两方面工作的正常运行起到了积极的作用，但需要明确的是，一旦出现错误，就会给传统档案管理与电子档案管理带来很多问题。

3.2 电子档案对传统档案信息资源起到了延伸作用

存储更大的信息资源这是电子档案的主要优势。在电子档案存储信息资源中，能够轻松快速的找到相应信息，并更好的使用这些信息。在搜索电子档案信息中，可在电子档案整理出的框架篇目进行针对性的查找，之后运用电子档案中搜索出的信息对应在具体档案归纳中的位置展开相应的使用。可见，使用电子档案管理确实比传统档案管理要简单、省时，在传统档案管理办法的基础上，对其进行了扩展和延伸。由此表明，对于使用传统档案管理与电子档案管理更是传统管理方法与现代管理方法的有效融合，二者的有效融合能够在最大程度上带动现代档案管理工作的发展，提高现代档案管理效率。

3.3 二者管理原则相同

档案管理方式都是借助于以前的档案管理原则，而对于管理电子档案与以前的档案管理都是按照这一原则进行。电子档案管理与传统档案管理都是整合对应的条件，并不断变革和创新，寻找与时代发展要求相符的档案管理措施，但从各方面上来讲都是为了找到更加便捷的、有效的档案管理方法。电子档案管理与传统档案管理各有优势，但究其根本二者的管理方法和管理原则不谋而合，电子档案的诞生是时代发展的产物，极大的满足人们对管理档案的多样化需求，另外也促使传统档案不断延伸与拓展社会功能。

4 两种档案管理的不同点

4.1 两种档案管理方式对档案资料归档的时限要求有区别

传统档案管理在对档案资料进行归档时，一般是先将档案资料全部整理完毕后，由档案管理人员按照档案归档规范进行统一的归档；电子档案管理在对档案资料进行归档时，又因为其具有的易复制性和易调阅性的特点，对档案资料的归类是可以随时进行的，只需要档案管理人员对要求归档的档案，进行接受登记和设定分类号及访问权限就可以了。

4.2 两种档案管理方式对档案的归档方式有所区别

传统档案管理方式在档案资料归档时更注重档案资料的完整性、系统性和有序性。档案管理人员是在收到关于资料齐全的归档手续后按照一定的编排顺序对档案资料进行归档存放的；电子档案管理方式对档案资料的归档采用的是电子编码技术，通过对档案资料进行不同的电子编码处理，就可以非常便捷地进行归档。

4.3 两种档案管理方式对档案资料的保护措施有区别

传统的档案资料大部分是以纸质的形式存在的，其对存储的环境要求比较高，在存储过程中要严防虫蛀、受潮等现象的发生；纸质档案资料在借阅过程中容易丢失和损坏。因此，保证档案资料的完整是重要的任务。另外，纸质档案资料不容易修改；电子档案的存储采用的是电子编码器，这样在电子的调阅中就不会发生丢失和损坏的现象，但其缺点是以电子编码器存在的电子档案资料容易被修改、涂抹和编辑，档案资料的原始性容易被改变，所以为了电子档案资料的安全性，需要对其设定分类号和访问权限。此外，电子档案在根据需要被修改时，其修改过程要比传统纸质档案方便得多。

4.4 两种档案管理对档案资料保存的方式与区别

传统档案资料一般是保存在档案室里，有专门档案负责人对档案室及档案借阅手续进行管理；电子档案资料一般是保存在计算机硬盘、磁带、光盘等里面，当需要者需要查看檔案资料室，需要将这些媒介通过计算机等设备显现出来。

4.5 两种档案管理方式对档案的查询方式有区别

传统档案在查阅时比较浪费时间；电子档案在查阅时只需要查阅人在计算机上的电子档案数据管理库中注册成会员，经过身份验证后获得查阅权限就可对电子档案资料进行阅读和使用。随着计算机网络工程技术的不断革新，档案管理模式也发生了很大的变化。在智能化和自动化的时代背景下，电子档案越来越多地被使用。电子档案管理在传统档案管理的基础上，坚持传统档案管理的原则，通过计算机网络工程技术对传统档案信息资源进行了延伸和拓展，使档案管理更加适合时代的发展潮流，使档案建设工作在社会发展和经济建设中发挥了更大的作用。

5 结语

新常态经济时期的到来，为企业提供了良好的发展机会，同时也使企业面临着更多的挑战，因此我国大部分企业开始陷入“如何实施经济管理创新”这一难题中。企业在开展经济管理创新工作时，必须紧跟时代步伐，不断升级自身发展理念，充分意识到理念创新是保障现阶段企业经济管理创新工作得以顺利进展的基本条件。另外，企业也应始终坚持“以市场为导向”的原则，并结合自身实际发展进度，在原有制度的基础上进行创新与补充，从全方位确保企业经济管理创新工作的达成。

参考文献

[1]谢俊鸿.电子档案与传统档案管理的异同对比[J].办公室业务，2016（17）：124.

[2]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）：44.