浅谈项目档案管理与项目管理同步实施的必要性

摘 要：伴随着国家“一带一路”倡议的加快实施、京津冀一体化建设的深度推进和雄安新区的建设，给施工企业带来了更大的发展与机遇。工程项目的增加，必然会产生大量的项目档案，项目档案的管理水平又直接影响项目的总体验收和项目成果在生产经营等方面的运用。因此，项目档案管理与项目管理必须同步实施。

关键词：项目档案；管理；项目管理；同步实施；必要性

伴随着国家“一带一路”倡议的加快实施、京津冀一体化建设的深度推进和雄安新区的建设，给施工企业带来了更大的发展与机遇。工程项目的增加，必然会产生大量的项目档案，项目档案的管理水平又直接影响项目的总体验收和项目成果在生产经营等方面的运用。因此，项目档案管理与项目管理必须同步实施。本文就是从项目档案管理的角度，谈一谈做好项目档案管理与项目管理同步实施的必要性。

1 充分认识项目档案的重要性

国家对建设项目档案越来越重视，要求也越来越严格。根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。此外，项目档案的保管期限一般长于项目实体的存在期限，项目档案比项目实体的生命周期更长、信息价值更大。如果项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大的效益。

2 项目档案管理与项目管理的关系

项目档案是项目建设在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文件材料；是经过鉴定、整理后形成的完整、准确、系统的档案。项目档案管理是项目管理的一部分，项目管理与项目档案管理二者是不可分割的、相辅相成的关系。

3 项目档案管理中常见问题

现在项目档案管理中，常出现如下问题：

1）管理职责不明确。主要体现在文件材料的收集职责分工不明确，档案人员对应收集的材料不清楚，专业知识不熟悉。

2）档案人员不稳定，档案管理业务不熟悉。由于一些大型工程项目建设施工具有周期长，点多、线长、分散的特点，建设管理单位对档案工作重视不够，没有及时配备档案管理人员，施工单位专业技术人员变化更换频繁，没有设置专人负责文件材料的收集工作。

3）收集不齐全。建设项目前期文件缺失较多，如土地征用文件、协议文件等，设计基础文件、设计文件，如：设计审批文件、技术文件、批准概算书等，施工文件如质量检查报告、竣工报告、竣工签证书等，监理文件，如工程进度计划报审、设计变更报审、特殊工程资质报审等；设备文件，如无设备开箱记录等。

4）文件质量不符合规范要求。文件材料格式不规范、内容不符合规范要求，文件材料的形成不符合耐久性要求；文件签章手续不完整、不真实；复印件较多，如原材料证明与试验报告等多为复印件，工程竣工图修改不符合要求等。

5）整理编目不符合规范要求。文件材料组卷不合理、分类不准确；案卷题名拟写不规范，档案编目不符合国家规范要求等。

6）归档不及时。由于平时不注意档案资料的收集，工程技术人员更换频繁，工程需要结算时才突击整理，不仅造成工程档案不能及时归档，而且很难保证项目档案的完整、齐全、准确。

7）电子档案未完成归档或归档后不方便提供利用。平时不注意电子文件的收集，归档前未及时进行扫描，造成电子档案不能完成归档；有的工程虽完成了扫描工作，但仍未完成档案库的建立，不能有效提供利用。

8）工程现场声像材料归档不齐全。工程施工现场不注意声像材料的形成、收集，造成声像材料不能反映工程质量、安全、进度等问题。

4 要解决上述问题，项目档案管理工作就必须要与项目建设管理同步实施

1）建设项目档案资料是随着项目的建设环环相扣、段段相连、步步延伸、逐渐形成的，这些档案资料一旦形成，其完整、准确、系统性就已经客观存在了，要保持这种客观性，从工程项目立项建设伊始，就注意文件材料的形成、积累工作，文件质量是关键，积累是基础，回忆录式的档案不能作为日后档案利用的依据。强调从项目的提出、论证初始，就要有专人对档案工作进行通盘考虑和统筹规划，遵循工程建设和档案形成的规律，坚持档案工作与工程建设同步管理，保证归档资料的“完整、系统、准确”。

2）在项目管理中，必须要明确项目档案分管领导、档案部门负责人、各职能部门负责人、专（兼）职档案人员的职责，健全项目档案管理制度。档案分管领导是本单位档案工作的最高责任人，对档案工作负总责。通过层层落实，明晰责任人，建立档案工作管理体制，坚持“集中统一管理”的原则，这样就改变了档案管理工作得不到重视、经常出现“亡羊补牢”现象的发生，确保档案工作的正常开展。

3）堅持项目档案管理工作与工程建设“五同步”（即“同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档”）是我国基本建设项目档案工作的一条重要经验，也是基本建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况。三是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作。要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。四是在竣工验收三个月内，项目总结与项目文件材料完全归档要同步。

4）合同是一切项目基础，是约束参建各方强有力的法律依据和纽带，有了合同就有了工作的主动权和法律保障。因此，项目档案要纳入合同管理，明确有关方面提交档案的相关要求，如对档案移交的范围、整编质量、套数、移交时间、归档载体形式等要有明确的要求，取得档案工作的主动权，确保档案的完整、系统、准确。

5）在项目施工阶段，不定期开展有关项目档案管理的培训，努力提高有关项目参与人员以及项目内兼职档案员的业务素质。只有项目人员对档案工作重视了、了解了，档案管理工作才会开展得更顺利，项目管理工作才会更好。同时，要保持档案人员的稳定性。

6）建立项目档案网络化管理。通过网络化管理，使项目人员与档案管理人员可以清楚知悉项目进程，使之更便捷、更及时、更系统地了解项目管理各节点工作，为材料的整理、移交、归档、提供利用等工作提供有力保障。

7）注重项目建设中声像、电子档案的同步收集。对开工前、施工过程中、竣工及验收中的重点部位、主要设施情况、工程质量情况、主体工程、典型施工过程以及开、竣工仪式、重大事件等及时收集，同步管理，确保声像、电子档案的归档质量符合要求。

5 结束语

项目档案对项目后期的管理、运营、维护等起着十分重要的作用，项目档案的验收也关系着整个项目的顺利竣工验收，整个项目活动的全过程和成果也都在项目档案中体现，可以说，项目档案是一个项目的守护者，因此项目档案的管理要与项目管理同步进行，制定项目档案管理制度，规范档案管理行为，确保项目档案资料的完整、准确、系统。

参考文献

[1]《企业档案工作规范》实施指南 李和平主编.

[2]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（国家档案局DAT28-2002）.

[3]《天津市重点建设项目档案工作指南》（天津市档案局）.

作者简介

侍莉莉，女，馆员，从事科技档案管理工作。