信息化背景下文书档案管理的创新

周淑华

摘 要：现如今，我国已经进入信息化发展的时代，很多纸质的档案被不断的电子档案方式取代，甚至文书档案的管理方式也在不断的进行着创新，以便实现更高的管理质量。

关键词：信息化背景下；文书档案管理；创新

随着信息化时代的来临，把现代化技术运用到内部工作中，不仅可以有效提升工作效率，同时还能减少人为失误，保证工作质量。从目前角度来说，采用原始的文书档案管理工作，不仅不能保证整体效率，同时还会因为人为等因素的影响，导致管理出现问题，影响文书档案今后的发展。因此，需要我们将原始文书档案管理方式进行优化和创新，把信息化理念和手段融合到其中，在提升文书档案管理效率的同时，还能保证文书档案管理的质量，以此促进文书档案的长远

发展。

1 文书档案管理信息化的基本概述

所谓的文书档案管理信息化主要指，利用现代化技术，例如计算机技术、信息技术等，对文书档案相关信息进行采集和整理。由于文书档案相关内容较为多样化，需要相关活动内容进行体现和记录，记录的内容包含了运营管理、统筹规划等，记录方式除了文字档案之外，还包含了影像、图片等，如果一味地采用人工管理方式，不仅需要消耗大量的时间，同时还无法保证管理质量，从而引发问题出现。而在信息化背景下，通过开展文书档案信息化管理工作，不但能够有效提升工作效率，同时还能减少人力资源以及物力资源的投放，进而实现资源的充分调配和应用。在计算机以及信息化手段的作用下，给文书档案管理提供了便利以及高效的工作环境，给用户提供了优质的服务。

2 当前文书档案管理信息化存在的主要问题

2.1 管理意识方面

文书档案管理作为档案管理工作中不可或缺的一部分。为了实现文书档案管理水平和质量的提升，就要在落实文书档案管理工作时，把现代化技术运用到其中。然而，结合当前情况来说，在进行文书档案管理时，部分管理工作人员缺少对文书档案管理信息化的了解，没有给予文书档案信息化管理充分注重，使得文书档案信息化管理水平偏低。

2.2 保密性有待进一步加强

将纸质文件转化为电子数据形式，也存在很大弊端。因为电子信息是很容易被更改的，同时其存在的形式也很容易变动，所以它们的保密性有待进一步加强。相较于一般的纸质信息，记录在电脑上的信息，要更改起来可就容易多了，所以当人们去获取它的时候，到底是不是真实的数据，就难以去判断了。可以说，电子格式的文件进行保密，完全不外漏，是很难去实现的。

2.3 文书档案信息化程度不够

文书信息化程度不够，主要体现在并没有完全的发挥信息化管理的应用，从目前的文书档案管理的情况而言，很多企业仍然还存在着部分纸质的档案管理方式，甚至很多企业在发展过程中即使保存了信息化的文书档案，但是却存在与纸质档案不符的情况，或者认为纸质档案在存档之后没有用处，直接就被销毁等状况，从而无法实现纸质和信息化的共同发展和存在，影响了文书档案的管理质量。

3 信息化背景下文书档案管理的创新对策

3.1 提升信息化管理意识

思想意识针对人的行动而言，有着较强的引导作用。在开展文书档案管理信息化建设工作时，需要给予信息化管理理念应用科学引导。在落实文书档案管理工作时，应该把我国现代化技术和理念运用到其中。为了将信息化的作用充分发挥出来，相关工作人员应该给予文书档案信息化管理充分重视，加大管理创新力度，从思想方面实现优化，把现代化管理理念和方式融入其中，通过实现文书档案管理的信息化，不仅可以有效提升工作效率，同時还能保证文书档案管理质量。此外，加强文书档案管理工作人员专业素养培训，提升其专业水平，通过构建合理的激励制度，调动档案管理工作人员工作积极性，以此促进其学习更多的现代化知识和工艺，实现文书档案管理的创新和完善。

3.2 搭建科学的文书档案管理信息平台

为了确保文书档案管理工作的现代化进程，实现档案管理的信息化，必须要有科学的文书档案管理信息平台为保障。在当前信息技术快速发展的背景下，传统的纸质文档和人力手工管理模式弊端日趋明显，而利用信息数据库的强大编辑功能，能够实现文书档案管理软件的开发，很大程度上降低了管理工作者的工作量，提高档案管理效率和管理水平，构建科学有效地信息化管理平台，是促进档案管理工作改革的重要举措。

3.3 建立综合档案文书存储模块

在文书档案管理当中，有着繁杂的工作内容。所以对于信息化设备的应用能够起到积极的促进作用，构建文书档案的数据库系统。综合管理系统需要构建档案文化管理模块以及预归档案管理模块。其中，档案文化管理模块是将文件进行分类保管，使价值不同的文件在不同的数据库中保存，极大地保障了文件所具有的完整性。此外，还可对准备归档的文件进行分类，使其有序地进行存储，为之后的检索、收集和整理等工作打好基础。在对信息数据库进行创建时，一定要应用规范化的格式，将信息化技术的存储以及分类进行明确，将档案资源的应用效率进行提升。

3.4 网络内部与外部的隔离措施

为了保证档案文件信息化管理的安全性，需针对网络内部与外部进行严格的管理，合理设计物理隔离层，确保提升管理效果。对于物理隔离层而言，主要针对网络安全性进行防护，通常情况下，可以在第一层保护结构中设计路由器，过滤或是屏蔽IP地址，然后选择一些地址进入到网络系统中。在第二层保护结构中需合理设计防火墙系统，在防火墙认证的情况下，能够过滤网络中的不安全数据信息，阻止网络不良行为，并封堵一些禁止的业务。在此期间，还可以利用防火墙更好的记录数据信息与内容，合理检测网络攻击行为，并在告警之后采取合理措施解决问题，创建安全防护系统，保证各方面管理工作的可靠性与有效性，满足当前的工作要求。

4 结语

随着当前社会经济的快速进步，对于档案资料有了越来越普遍的需求，以往的文书档案管理模式已经不能满足需求，这在很大程度上制约了社会的进步与前行。所以，将科学信息技术充分融入到文书档案管理工作中，确保管理工作的高效性具有极大的现实意义。

参考文献

[1]陈莹琳.信息化背景下的文书档案管理[J].城建档案，2017（5）：69-70.

[2]刘丹.浅谈信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J].科技展望，2016，26（16）：226.