人力资源档案管理现状与其改善策略

马筱琴

摘 要：尽管当前我国的经济已经转型为集约型管理，一改之前粗放、封闭型模式，但是管理人力资源档案理念，当前依旧受传统惯性思维的束缚。所以说仍然有很多的问题存在于人力资源档案管理中，本文将主要致力于分析其现状，相应的给出合适且恰当化的改善策略。

关键词：现状；策略；人力资源；档案管理

人力资源基于市场经济发展中，指的是一个地区或国家具有劳动能力，处于、未到，或者是已经超出劳动年龄的人口。通常来说，具有劳动能力人口数量，就是所谓的人力资源数量，且他们在整个社会生产发展中所占地位极为关键。基于此，为了加快人力资源流动，提升质量，需重视对其档案管理。

1 存在于人力资源档案管理中的问题

1.1 服务作用有待提升

在保存及管理中，人力资源档案管理具有极高的服务性，主要目的是在符合有关规范前提下，可以为组织、社会、人员及单位行随时化应用及调动，是其服务作用关键体现。但是基于此层面，管理前后的衔接性较差，较为不协调，以及不规范，所以服务作用较为低下，使得在调动人力资源档案中，因为出于某些用途需花费大量时间，程序较为繁琐，甚至一些人员根本不清楚自己单位档案管理，总体上造成档案管理服务作用低下[1]。

1.2 管理人员素质不达标

通常情况下，档案管理人员自身并未意识到工作的重要性，仅仅是将其视作为对资料的简单归置，觉得自己的工作何其简单便捷化。在之前的传统化人力资源档案管理中，其不会关系到整体运营水平，为较平凡的事务性管理。但是当前我国的信息科学技术获得进步，政治生活文化水平显著提升，人力资源档案管理能够对单位人才的流失及流入产生直接影响，其成为单位中较为关键的关系网控制处。基于此，管理人员需重视起有关工作，端正工作态度，培养正确认知度，更好的服务于人力资源档案管理。

1.3 归档不及时、材料不完整

职工的鉴定、学习学历职称、履历、自传以及政治历史等有关资料，均被收录在人事档案中。想要将员工真实的人生轨迹和成长历史反映出来，需做到档案材料的完全、规范以及完整性。有未经组织审查盖章及合适的政審材料，在归档中经常会发现。因为当时使用复印件归档收集历史久远的材料时，并无料出具单位或干部，以及材料出具单位加盖印章，同时也没有注明其时间、复制人，以及出处，难以很好的保证复制材料的有效及真实[2]。

1.4 完善的档案管理制度体系的缺失

人力资源信息收集中，在实施管理中存在较大的难度性，所以造成制度体系不健全。之前并没有有效实现对人力资源信息的收集，缺少明确化的归档范围标准，且对于不同行业归档标准，缺失明确规定。假设仅仅是依据不同行业需求明确，则难以实现预期的工作效果，同时具有很大难度。人力资源档案形成较为复杂，且途径较多，有效性的协调合作在各部门之间较为缺失，带给管理工作极大的难度。不仅如此，还出现各部门互相推卸责任的现象，队管理工作全面落实产生影响，也降低了工作效率。

2 分析人力资源档案管理原因

2.1 管理方法落后

现代化人力资源档案管理方法，很多单位当前大力推进，且实现对其现代化管理理念的积极宣传及学习，但是却并未取得有效建设效果。除此之外，基于自身短暂经济利益的考虑，很多单位或组织并没有实现强有力对人力资源档案管理的经济投入，使得在应用管理方法的时候有效支撑及落实的条件较为缺少。基于此，管理方法的落后教育当前人力资源管理工作日渐复杂、人事档案变动性较大、数量及规模逐渐扩大的情况下，极其不便于这一情况的改善，会有疏漏的现象出现在当前的人力资源档案管理中。

2.2 工作规范性比较低

相关的单位或组织，基于分析人力资源档案管理重要性基础上，需建设一整套可以衔接起电子化信息及纸质版档案管理规范，有必要设定科学的管理规范及程序，对于规范档案管理工作而言极为关键[3]。但是，面对当前较低的档案管理工作规范性，人员工作缺乏系统性，以及无法客观上和主观上，档案管理人员形成有效的限制及规制，工作效率低下，所以人力资源档案管理中也就成为自然。

3 解决人力资源档案管理问题的措施

3.1 采用信息化管理方式

面对人力资源档案管理工作中效率低下，以及方式的落后，需致力于提升档案管理信息化，积极改进档案管理方式。信息化管理方式基于人力资源档案管理中，可通过较快的速度及较小的空间，实现电子音像及纸质档案结合，实现对档案资料统一且系统化的管理，且有关工作效率显著提升。想要全面实现信息化管理，基于人力资源档案管理工作中，需注意落实以下内容：其一，制定适合的信息化管理策略，结合实际工作情况展开，给予全面落实。在开展有关工作中，需全面掌控全程，设立专门的监督部门，保证信息化的全面实施。其二，将资金投入加入到人力资源档案管理中，购置像扫描仪、打印机、电脑等档案管理工作所需的软件及硬件设施[4]。除此之外，还需全面了解这些设备，用于切实化实现对档案管理工作全面落实。

3.2 提升管理人员素质

对于人力资源档案管理人员素质的提升，需着眼于实际本领及政治素质的提升，同时积极增强知识水平及业务素质，努力培养出业务精、作风硬、政治强的档案工作人员，几挨打培训力度，增强他们的思想道德素质及党性党风修养，勤于思考、坚定信心，解放思想、观念，自觉服从党及政府，珍惜档案工作岗位，练就适应岗位要求的实际本领，不断提升管理水平，深入实现调查研究。

3.3 健全人力资源档案管理制度

不能够出现双向标准，必须约束上下层工作者；规定的法规法律需符合科学实际，极具理性，能够更加简洁有效的开展下去管理人员的工作；保证制度的严格的权威性，同时需有人监督制度的执行情况。完善这一制度，能够避免很多传统错误；系统化管理需以实际应用为准，同时做到可持续化运行。

参考文献

[1]史运昌.人力资源档案管理现状及改善对策[J].新商务周刊，2017，（6）：99.

[2]蒋廷汉.事业单位人力资源档案管理效率及管理水平提升[J].未来英才，2016，（22）：341-342.

[3]周莉莉，张伟斌.档案外包服务机构人力资源管理现状调研分析——以成都市为例[J].办公室业务，2017，（7）：137-138，140.

[4]刘何明.浅谈新时期如何加强县级人力资源和社会保障档案的管理工作[J].办公室业务，2016，（15）：105-105.