把好“三关” 提高公文质量和处理效率

文/华电章丘发电有限公司 王慎贞

公文一般由办公室负责制发和处理，办公室一名文书，一名文牍秘书，负责单位所有公文的核稿、制发和流转，还要负责单位其他文字材料的起草，工作量非常大。如何提高单位公文处理水平，提高工作效率，让秘书从重复、繁重的工作中解脱出来，有更多的时间去学习提升自己，写出更好的文字材料，是当前面临的一大难题。

经过一段时间的思索和实践，笔者认为应从以下几个方面做好工作，把好公文起草关、审核关和办理关，大大提高公文的办理效率。

一、把好起草关

作为工业生产企业，单位文笔好的并不多，各部门公文起草的质量更是良莠不齐。格式错误、语句不通、层次混乱等问题经常发生，有的文件改好多次仍然不合格。办公室核稿工作量很大，但实际上掌握了公文的基本格式，基本的公文写作方法，这些问题就能很大程度上得到改变。关于核稿，我经历了三个阶段：

第一阶段：包办。各部门发来的文件，我都一一改过，然后送下一步处理。这样其实效率还蛮高的，但拟稿人认识不到问题在哪里，下次起草，依然错误频出。

第二阶段：一对一辅导。文件有问题，我不再代替修改，而是指出问题，退回拟稿人修改。但这样一来工作量更大，有的拟稿人这次改对了，下次旧病复发，挑战你的耐心！

第三阶段：微信群通报。建立单位公文微信群，核稿中遇到的问题，截图说明发到群里，拟稿人明白问题出在哪里，其他人也跟着接收教训。经过一段时间的熏陶，单位拟稿质量大大提升，低级问题发生的频率大幅下降。

同时，就一些常用文种的写法，好的公文范本在群里与大家一起赏析，让大家知道好的公文是怎么写出来的。这种交流方式简洁明快，受到大家的普遍欢迎，简洁明快的图片说明，让大家一目了然，公文写作不再神秘。

二、把好审核关

核稿，是保证公文质量的重要环节。按照公文处理流程，拟稿人拟稿完毕，送部门负责人审核。目前存在的主要问题是部门负责人把关不严，直接通过。一是增加了办公室核稿的难度，二是拟稿对公文的起草不够重视。毕竟部门负责人对部门人员岗位的升迁有着很大的决定作用。而办公室的核稿环节，最多只能是考核一次而矣。为此办公室多次在公文中强调，部门负责人要对本部门公文质量严格把关，同时设置部门兼职文书，对本部门公文进行初步审核。这样一来，撰稿人对拟稿质量的重视程度大大提升，报送公文质量也有了很大的提升。在办公室核稿阶段，对每个存在的问题都与拟稿人进行交流，确保同样的问题不再重复发生。

三、把好流转关

公文流转是公文处理的重要环节，流转是否顺畅直接影响公文处理效率和工作效率。公文流转包括登记、批示、传阅、分办、催办及归档工作。

第一，及时流转。“及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。要及时认真做好文件的签收登记和传阅工作，随到随办，不积压、不拖拉、不误事，提高文件管理效率。来文较多时，先处理与本单位有直接关系的文件。如果领导出差或者忙于其他事项忘记批阅文件时，要适时委婉地予以提醒。在处理过程中，要准确理解领导批示意见，凡是批示意见中涉及到的领导和部门一一传阅到位。

第二，适时催办。文件进入分办阶段，要跟踪文件的落实情况，可采用灵活多样的形式，主动联系对方，不能将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问，而要定期对所办的文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求时限内落实承办事项。对于紧急重要文件，必须确保事事有结果、件件有回音。

第三，分类做好归档和保密。公文办完后，要分类存放，方便取用。年底时立卷、归档。公文运行中，若涉及秘密事项，要严格按照《中华人民共和国保密法》的要求，积极做好涉密文件的各个环节工作，严格按照保密要求和阅知范围办事，并在运行和处理中妥善保管。

四、结束语

提高公文处理水平，需要在实践中不断摸索，要多总结、多锻炼。通过以上三点的实践，目前各部门上报的公文质量得到很大改进，流转效率得到提升，有效地促进了单位各项工作的高质量开展。