创新高校办公室印章管理工作的路径思考

伴随着“互联网+”和物联网技术的广泛应用和飞速发展，数字经济时代和智造时代已经悄然到来。在这个以“高效”和“优质”取胜的新时代，新技术的发展呼唤创新的工作理念、工作方式和工作手段。高等教育作为高校办公室的行政管理工作，也面临着这样的机遇与挑战。作为高校协调左右、联系上下、沟通内外的落地窗和服务台，高校党委（校长）办公室能否创造性地开展党群、行政业务工作，直接关系到其服务学校教学、科研、管理的效率与质量。

一、高校办公室印章管理工作的重要性

印章是高校办公室代表学校行使职权，对外联系、对内施政以及进行其他各种公务活动的重要凭证和独有标记。印章的法律性和权威性决定了它不仅是一个简单的物件实体，更是集权利义务依据、政策意图工具于一体的权力象征。无论是高校的党委印章、行政印章、法人签名章还是校领导的个人签章，均被赋予了独有的法律属性，行使高校的发言权，体现了高校在其教学、科研和管理中的施政方略、行政意图。正所谓“一章既出，即为生效”。

因此，加强印章管理是稳妥、有效开展高校行政管理工作的重要组成部分和重点关口环节，是防控用印风险、维护保障高校权益、遏制违规办学的重要防线。高校办公室作为学校印章管理的归口和出口单位，能否积极主动改进印章管理工作方法、创新印章管理手段，确保规范、合理，安全、高效地开展印章管理工作，提高服务教学、科研、管理活动的水平和质量，则显得极为关键和重要。

二、高校办公室印章管理工作存在的不足与缺陷

印章管理工作涵盖了印章制发、印章使用审批、印章保管、印章废止移交等多个环节，高校作为承担科学研究、教学、学生管理的大块头单位，存在着印章审批涉及的业务领域广、印章使用的场合多、印章使用的数量大、印章保管的机制设计难、印章废止移交时的谨慎程度高等问题。而在现有的传统印章管理工作中，由于其各个环节的设计不合理，信息化、电子化程度低等造成的存有潜在隐患、行政管理成本大、行政效率偏低的现实困境，亟须创新。

（一）印章工具的机械化、信息化程度低。传统的高校印章工具一般为铜章，没有防伪标识，信息识别度低，容易被伪造。另外，印章的分量重，机械化的程度低，拿起落印完全靠人力手工，数量少时也相对会比较费力，人工用印的耗时长，劳动过程的重复性也大。在高校办公室印章管理岗位上的工作人员一般为秘书，盖章本身需要花大量的时间和精力，严重影响了秘书综合协调、材料撰写等业务的开展。特别是在大批量用章时，例如在开学季的学生证用印、毕业季毕业证书和学位证书的用印、学生各类获奖证书集中用印期间，动辄数千数万个印章，耗时费力，在印章使用上投入的时间成本、行政成本极大，行政效率低。同时，由于同一印章只能有一枚，则会在科研项目等其他重要业务用章时造成印章缺位或造成用印拥堵，给正常工作带来不便。

（二）印章审批程序设计中过于简单。高校各二级单位在使用学校印章时往往会持有用章申请表格，而传统的印章申请表格的设计本身就潜藏着一些审批漏洞。现有的印章申请表格中基本只是体现了用章原因、加盖的印章类别、份数、二级单位审核人签字等，但在实践工作中，用印的材料往往页数很多，用章申请中仅仅填写材料的大概名称，不能确切体现，难以体现对材料的审核，备案备查的查阅性、针对性不足，二级单位审核也不尽仔细，难以确保材料的用章安全、规范。

（三）对办公室内部人员印章管理的制度考虑不足。高校办公室在印章管理中名义上是专人管理、保管，实际操作中却存在着办公室工作人员多位同志存放有抽屉的钥匙，人人都知道保管位置、都知道保险箱密码等的实际问题，多人管理、对公章“齐抓共管”的现象本身也给印章管理工作带来了困扰和不规范、不安全的来源。日常的工作时间特别是寒暑假及其他值班期间，由于牵涉的办公室管理人员数量众多，印章经多个工作人员之手，且没有完善的使用记录、备案或过程监督、监控，印章管理职责不清，一旦因不慎用章给学校带来利益损害时，责任难以落实到人，使得差错责任追究难、印章管理难。

三、高校办公室印章管理工作的创新路径

（一）印章工具平台技术层面的创新。“工欲善其事，必先利其器。”要积极大胆引入数字化、信息化先进技术，从工具层面推动印章和印章监管实现技术创新。以技术创新推进办公室工作的机械化、自动化、信息化。例如可以根据大量用章的需求选择性地推广学校和各二级单位电子印章和防伪印章的使用，使得每一枚印章都要有自己独属的编号，即ID识别号，每一份盖过章的材料都有痕迹有记录；可以重点考虑筹划借助工业设计手段将印章与自动化、机械化器械结合使用，创新大批量用章的流水线机器设计；而在监管保存和使用过程中，则可以考虑开发联网型保险柜控制系统，其中包括使用者的系统身份识别、用印过程的实时监控等，实现用印过程的信息化全监控管理平台。与此同时，要将印章的制发、使用、移交、更换和废止等全部过程实行电子信息一体化登记，做到“章章有落实，章章有专责”。通过上述机械化、信息化的创新设计，使得办公室秘书们得以从繁琐繁重、重复性强的用章工作中解放出来，将更多的工作时间分配到更核心的决策工作或投入到高层次能力培养和学习中。

（二）印章审批流程设计层面的改进。要积极思考优化印章使用申请的设计。不仅要制定学校范围内统一格式规范的用章申请表格，还要在用章申请中体现严谨、细微、针对性强的用章审批程序特点。着力补充在设计中存在的容易产生模糊认知、灰色地带、责任不清的地方，强调突出细节到位；要以学校为起点单位，对各二级单位的用章申请进行统一编号，如单位序列代码+当天使用次序序列号，要针对用章主要业务名称设计出细化的分门别类的用章申请表格，使得一份用章申请能体现出所用章材料的关键核心之处，以此也能对用章申请进行功能上的完善，方便日后查询、确认；同时要强化印章审批流程中的全程记录、全程登记、过程追溯的功能，尽可能避免在审批流程中出现风险。

（三）印章管理人员制度跟进层面的完善。要创造性地从制度规定的设计上、根本上尽快完善、创新印章管理工作。针对办公室内部管理人员，要逐步建立起高校办公室工作人员印章管理业务体系化培训，将印章管理培训纳入高校办公室行政管理业务培训课程设计中，并作为重要版块，通过学校印章管理文件规定的学习，以课件、案例、调研、检查、反面教材视频或案例的素材对印章管理人员进行知识性、操作性的培训。通过确立常态化的培训体系，让办公室的印章管理工作走上制度化、体系化的道路。

四、结语

印章管理是一项繁重琐细却关乎高校根本利益的重要工作，作为高校的印章管理人员，应主动提高思想站位、自觉规范用章程序、设法提升用章质量，积极思考探索改进印章管理工作的新方法，握好利器、守好底线、把好关卡，谨慎用章、规范用章，为学校的科研、管理、教学站好岗、服好务。