浅议机要局为高校毕业生的档案转递保驾护航

文/北京外国语大学档案馆 伦凤华

机要局作为全国机要通信枢纽，是国家机要部门通过机要交通或派专人送取的邮件传输形式之一。作为一种特殊的邮件传输形式，其有着与普通邮件不同的交寄、分拣、投递、接收方式。有专门途径保障国家密级文件、重要资料的安全收发传递。担负着全国秘密载体的收寄、出口任务，是各种机密重要文件的重要转递渠道。例如各种机密文件、考试试题、高校毕业生档案、干部档案等等。高校毕业生档案是人事档案的雏形，是人事档案材料的重要组成部分，因此档案转递工作离不开机要局的保驾护航。

一、机要局转递档案的特定程序

1.档案管理单位将机要邮件送到当地邮局的机要班，办理登记手续。2.机要班将机要邮件通过机要交通方式邮寄到本省省会城市，由省邮政局机要班登记。3.省邮政局机要班通过机要交通将机要邮件寄到目的省份的省会城市，当地省邮政局机要班予以登记，然后通过机要交通送达机要邮件接收单位。

由此可见，机要通信方式安全，流程缜密，环环相扣。是重要文件的理想转递方式。但是，据笔者调查，有许多高校或档案管理部门转递毕业生档案不通过机要通信方式，有的通过特快专递方式，有的通过挂号信方式，还有的甚至让学生自己携带。这些都是与学生档案转递规定相矛盾的，而且采用个别方式档案安全根本无法保证。经过各种对比，笔者认为高校毕业生档案转递，机要通信方式是最安全、最准确的。

二、机要局到高校档案管理部门收集需转递档案

高校毕业生档案的转递一般集中在每年7-8月份，因此这段时间是机要局档案转递业务的高峰期。为了保证机要局上门收寄档案的需求，各高校档案管理部门要与机要局提前预约收取档案的具体时间，以确保各高校档案可以及时安全地转递。

档案管理部门做好档案转递的准备工作后，机要局的营业员开始按照预约时间到各高校档案管理部门接收档案。程序严谨、周密、有条不紊，态度认真、负责、一丝不苟。

1.机要局上门服务的营业员按照档案管理部门准备好的机要文件交寄单与档案大信封上的档案转寄地址进行一一核对。每张机要单上有15个档案转寄号码和15条对应的档案转寄地址。档案转递大信封上也有相应的转递地址和发文号码。营业员在核对过程中把信息核对有问题的，机要局不能邮寄的档案筛选出来。机要局不能邮寄的主要原因有：（1）地址中的个别字写错，写成别字；如：中国国际技术智力合作公司中的“力”字写成“利”字。（2）档案接收部门级别太低，不能达到机要局要求的投递级别。（3）机要交寄单上的邮寄地址与档案转寄大信封上的地址不对应。（4）机要文件交寄单上的档案转寄号码与档案转递大信封上的发文号码不一致。此时，档案管理人员要主动说明情况。并且根据实际情况及时解决问题，把出现错误的地方及时改正，档案转寄地址不准确的重新找学生或相关部门进行核实，其它信息不准确的要查明原因，及时改正，以确保毕业生的档案及时准确寄出。2.营业员统一在机要文件交寄单上编写机要文件通信编号。此号码一般是连续编写的四位数字，与条形码一一对应。机要文件交寄单是一式两份，机要局收取档案后签字盖章，带走一份，档案管理部门留存一份，以备查寻。3.把核查无误的档案15袋捆成一捆，并且在表面附上一张相应的机要文件交寄单。4.把打成捆的档案装进大邮包。5.把邮包运回机要局，将档案分别投递到档案转寄单位。

三、机要局帮助查询档案是否安全送达

机要局属于保密部门，机要通信以质量安全为本，在质量安全上有着近乎苛刻的要求。“严谨的工作态度、严密的操作规范、严格的考核标准、严肃的劳动纪律”是北京机要局独创的“四严”治局理念。因此，机要方式转递档案万无一失，百分百准确安全抵达。但是，由于许多档案接收部门接到档案后不及时寄回档案回执。这就造成档案转出部门无法清楚地了解档案转出后是否及时、安全、准确地到达接收单位。特别是某些高校毕业生到档案接收部门查询档案时，接收部门的回答是：没有收到档案。无奈，毕业生只能寻求毕业学校档案管理部门的帮助。

（一）根据毕业生反馈回高校档案管理部门的信息，毕业生档案未接收到的情况有如下几种：1.毕业生到档案接收部门去查询，得到的答复是，没有接收到档案。2.档案被公司的上属机构查收，没有及时转给下属公司，下属公司告诉学生档案没有接收到。案例：毕业生张某，毕业后分配到北京某公司已经快3个月了。有一天，公司人事部门告诉他，档案还未收到。一起来公司工作的其他同事档案早已收到了。经查询，其他同事的档案是通过快递方式或者自带到单位的。而张某的档案是通过机要方式转递的。该公司的级别太低，和机要局没有直接投递关系。3.用人单位在档案管理方面不够规范，致使档案接收出现问题。案例1：由于工作人员变更，使得档案丢失。一日，某毕业生和档案接收地邮政管理部门的同志急急忙忙来到毕业生档案管理部门要求补办档案材料。经询问得知，其档案已经安全寄到了档案接收单位。收发室的工作人员亦已签收，但是却未曾及时转交档案管理部门。不久，收发室的工作人员变更，档案也就不知去向了。案例2：由于接收单位档案管理疏漏，管理者之间未及时协调，所以有的管理者不知道新职工的档案是否收到。毕业生王某毕业后分配到某单位工作。没多久，就给母校档案管理部门打来电话，说其电话咨询单位人事管理部门档案是否收到，人事管理部门同志告诉他档案没有收到。档案管理部门经查询，一起到该单位工作的还有其他两个人，他们的档案已经收到。

（二）寻求机要局的帮助，找到档案安全到达的证明。由于高校档案管理部门负责毕业生档案转寄工作，因此，毕业生如果发现单位没有收到档案，第一个寻求帮助的就是档案管理部门。根据机要局的相关规定，在寄出档案的一年以内，机要局免费提供档案查询。其程序是：首先档案管理部门或收发室为机要局提供档案发出的机要单编号和转出的日期。接着机要局根据这些数据查询档案何时从机要局发出，投递到何处，对方接收单位是什么，哪位同志签收。然后机要局将机要文件查询回执返回收发室和高校档案管理部门并通知毕业生按照查询回执去档案接收部门查询档案。当然百分百可以查到档案已经安全到达。1.对工作不负责任，借故推辞，说档案未收到的单位，学生可以为其提供档案已经接收的相关证明，档案问题随之会迎刃而解。2.上属公司或集团公司接收档案的，其子公司可以向上属公司查询员工档案是否接收。3.机要文件查询回执上的信息可以显示是何人签收，如果档案丢失，也可以找到责任人。能够进一步追查档案的下落。

四、总结

高校毕业生档案的转递问题，是大学生就业工作的重要组成部分，关系到学生档案升级为干部档案后，档案材料的真实、准确与完整性。因此，高校档案管理部门必须做好高校毕业生的档案转递工作。当然，机要局为高校毕业生的档案转递保驾护航，功不可没。