浅谈办公室文书档案的管理及常见问题

文/浙江省丽水经济技术开发区管委会办公室 潘挺

文书档案是各个部门之间产生联系的主要桥梁，它在企事业单位工作开展中的作用至关重要，只有具有较高的文书档案管理效率，才能保证相关部门的工作开展，有利于提升部门的工作效率。因而各级单位越来越重视文书档案管理工作的开展，开始积极探讨提高文书档案管理效率的新思路和新方法。

一、办公室文书档案管理中存在的问题

目前，文书档案管理虽然已经形成了比较完善的体系，在此体系基础上各单位都有一套自己的工作方法，但也还存在着较多的弊端，导致管理的效率和质量难以提高。

（一）文书档案管理人员自身素质有待提高。现在的文书档案管理是一项专业性和技术性比较强的工作，而不是以前的仅以收集为主的工作。而且现在的文书档案不仅有纸张形式，更多地采用了电子存储形式，这就对管理人员的综合素质提出了更高的要求，不仅要求他们具有较高的收集整理能力，而且还要具有一定的计算机基础和数据库操作能力。只有从根本上提高管理人员的专业水平，才能使文书档案管理水平得到有效提高。但是因为对文书档案管理工作存在根深蒂固的传统偏见，所以很多单位对人员的聘任方面不够重视，导致后期对人员能力进行再培养时存在很大的困难。

（二）文书档案管理中的衔接问题。随着单位规模的不断扩大，对于文书档案的管理也应该具有一定的部门分解和统一协调。每个部门应该具有自己的文书档案管理岗位，对于各自部门的工作更加熟悉，在进行文书档案整理的时候效果更好，再查阅时效率更高，利于部门决策的制定。而整个单位的文书档案管理部门，则应该对每个下属部门的文书档案也有整体的掌握，利于使用更加专业和规范的方法，将整个单位的文书档案进行更为系统的整理，以备后续工作中的核查和翻阅。这两级文书档案整理之间既有区别也有关联，两者之间如何衔接，不至于产生脱节现象，也是现在文书档案管理中容易忽视的问题。另外，如何规范文书档案书写的方式，方便以后的管理，也是文书档案管理中需要解决的一个重要问题。

（三）电子文书档案管理中存在的问题。随着办公自动化的发展，电子文书档案渐渐在文书档案管理中占据了重要的位置，虽然电子文书档案比纸质版更容易管理，但是因为电子数据的可追溯性和安全性较低，管理期间容易被篡改和复制，所以很难保证原始档案的真实性。

（四）纸质文书档案管理中存在的问题。虽然现在很多文书档案管理被计算机所替代，但是仍然离不开纸质文书档案的存在。如何合理安排纸质文书档案和电子文书档案的使用，有效结合两种不同存储方式的优势，提高文书档案管理的效率和安全性，是现在文书档案管理中一个备受关注的问题。现在大部分的文书档案管理中都存在着电子版与纸质版内容重复存档的现象，导致管理人员的工作量变多，资源浪费。如何改善这一现状，也需要管理人员发挥自己的专业技能，提出合理有效的解决方法。

二、提高文书档案管理水平的方法

针对以上文书档案管理中存在的问题，本文从对人员能力培养、对纸质版和电子版文书档案的合理使用等几个方面进行了改善方法的分析，力争提出有效的思路，为文书档案管理工作效率的提高提供一些参考。

（一）提高文书档案管理人员的综合素质。首先，提高企事业单位对文书档案管理重要性的认识，在人员配备时就要考虑到专业技术方面的能力，聘用一些具有专业教育背景的管理人才，并且入职前要进行专业的训练，特别是一些重要的文书档案管理，一定要在正式上岗之前，让员工了解自身岗位的工作方法和流程，明白岗位的职责和日常事务。入职后也要定期进行继续教育，培养员工主动学习新知识、新业务的观念，能够适应信息化背景下文书档案管理方法的不断变化。

（二）各级文书档案管理部门间的衔接合作。文书档案管理是建立在文件的基础之上的，文件的质量决定着档案管理的效率和质量，所以在文书档案管理过程中，文书档案管理部门除了要重视与各级分部门之间的衔接，也要重视与各部门文书档案书写人员的衔接。首先文书档案管理部门要不断规范文件管理的工作细节，对于各分部门的文书档案编写进行规范化，比如纸张选择、文件格式、字体字号、表格格式等方面尽量做到单位内部一致。其次在收发文书档案时，要及时做好登记，保证各级资料的完整统一，对收集好的文书档案进行归类放置，方便后续核查和翻阅。

（三）电子文书档案管理方法的改进。随着办公自动的不断发展，管理人员必须提高对电子文书档案的重视，提出电子文书档案管理的优化策略。首先，必须保证电子文书档案的来源清晰无异议，保证其完整性，学会使用电子签名技术，提交时也要规范程序，对文书档案格式进行校验，对提交过程中的每一步进行授权验证，不仅能够提高安全性，而且能够避免多次提交，给后期管理减少不必要的麻烦。其次，在电子文书档案的浏览过程中，设定权限，以及加密认证等工作，防止数据被篡改和复制的发生。再次，误操作可能会造成信息的丢失，所以需要对电子文书档案进行必要的备份。备份的媒介也要有比较合理的选择和保存。比如声像文件可以存放在磁盘、存储卡等设备上，这些设备的存放位置又应该能够足够安全，且能防火防水。最后，为了适应自动化办公的需求，电子文书档案的借阅也应该具有特殊的渠道，比如对资料借阅进行网上管理，具有权限的员工可以通过网络进行随时查阅，这样才能更好地体现电子文书档案的价值。

（四）纸质文书档案管理方法的改进。因为国内的办事流程限制，纸质文书档案在很长一段时间内仍然会占据着文书档案管理中非常重要的地位，所以对纸质文书档案的管理方法也要不断改进，提高其管理水平和使用效率。首先，在翻阅过程中，不断完善文书档案的信息，比如文书档案号的命名、卷宗分类等。其次，制定完善的规章制度，保证纸质文书档案的交接登记工作，以此保证纸质文书档案的完整性，提高人员自身的工作效率，注重保密性，部分文书档案因使用频繁而导致损毁，一定要及时修补或备份。最后，合理分配纸质文书档案和电子文书档案的使用，避免电子文书档案只是作为纸质版录入的工具，在打印形成纸质文书档案后，电子版随意丢弃。对于不需要签名、保密，且格式比较统一的文书档案尽量实行电子归档，不仅能够保存时间长，节省资源，而且能够方便后续的查找和进一步的总结分析。

三、结束语

文书档案资料的完整性和安全性与文书档案的管理水平有着直接关系，也是衡量一个单位管理水平的重要标准。现代化的决策方式也决定了文书档案管理全面科学化的必须要性，这样就对文书档案管理提出了更高的要求，也就对管理人员的素质提出了更高的要求。只有不断加强对文书档案管理工作的重视，促进各部门之间的协作交流，完成文书档案管理的标准化，提高使用的规范化和安全性，才能保证企事业单位的正常运行，才能在决策制定时及时有效地给予支撑，提高企业效率。