大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设探讨

文/德州市农业科学研究院 张艳菊

对于事业单位而言，人事档案是传统人事工作的重要组成部分，计算机仅是辅助记录的作用。随着数字信息化技术发展日趋成熟，人事档案信息化也成为必然的发展趋势。电子人事信息档案有着明显的两个优势：一方面是人事档案信息化可以依靠电脑独立工作，不需要纸质及其他的配套管理，可以独立运行操作，减少了工作人员的工作量并且提高了工作效率。另外一方面是采用电子人事档案可以减少管理的组织，形成一条最短的信息链，让人事工作者可以迅速接收到人才的信息，省去层层的申请和等待时间。人事档案数字信息化后，档案管理变得更加简单方便，计算机、扫描仪等一些现代专业设备和技术可以把人事档案信息变成图片以及音频等电子资料，有利于档案工作者对人事档案信息进行分类、整合、分析、加工。

一、人事档案管理信息化特点

（一）人事档案管理的重要性。从我国事业单位目前的运行情况来说，往往包括繁琐的事项，事业单位不仅需要完成单位日常的工作内容，还需要对其工作人员的人事和知识进行管理。人事档案则是高校和用人单位对人才参与的各种实践活动的最原始的记录，包括出生日期、教育程度、思想品行以及特点特长等各个方面的情况，成为重要的人才信息资源，也是用人单位考察和选拔员工的一个极其重要的标准。事业单位在人事档案管理中不断引入先进的信息技术，已经成为人事档案管理手段变革的内在前提，具有必然性。

（二）大数据和信息化的影响。从刻在龟壳和兽骨上的甲骨文，到现在的电子相片、录像等新兴的记录方式，档案的载体发生了巨大的改变。随着大数据时代的发展，从传统的纸质模式到现在的信息化管理模式的转变归其根本可以说是人事档案自身发展的客观要求。只有将人才的信息进行整合，并且按照不同的需求进行适当的开发和利用，才能实现信息的增值并且提高信息资源的有效性。大数据即是对大量的数据进行整理分析，得出的是一种整体、全面的发展必然趋势，给我们看世界提供了一种更加全面和新颖的方法，取代了过去凭借经验决定的时代。

二、人事档案管理现状

（一）缺乏对人事档案作用的深入认识。人事档案不仅记录着一个人的发展轨迹、爱好特长等信息，还能够让单位更好地了解人才的特点和能力，最大限度地实现人才资源的合理化使用。现实的人事管理中存在对人事档案重要性认识不够的问题，并且还有缺项漏项，对人才评价采取套话甚至是不实的评价等问题，这些都加大了人事档案信息化管理的难度。并且随着大数据时代的发展越来越迅速，我国的政治、经济和文化等方面已经跟随新时代迈出了发展的步伐，而人事档案管理上仍然是纸质的传统档案为主。纸质档案存在有效利用次数少、时效性差，很容易受到地域的限制等问题，这种单一的管理模式已经不能满足大数据时代人们的要求，迫切需要进行改革。

（二）缺乏配套的设施和技术人员。对于事业单位的档案存储环境，多为面积不大的一间档案室，加上几台老旧的电脑和为数不多的工作人员，设备更新缓慢并且缺乏相应的管理人员，或者管理专员的专业化程度不高等，这些因素都影响人事档案数据库信息化系统的建设。推进人事档案管理的信息化，必不可少的就是计算机等网络设备，但是部分事业单位存在资金和专业技术人员不足的情况，硬件条件的缺少直接限制了人事档案管理信息化的进程。此外，人事档案管理的工作人员的业务水平决定了档案的保管方式和利用程度，而一般情况下事业单位缺少相应的复合型人才，导致档案管理建设进程缓慢。目前事业单位多是使用自行研制的档案管理系统，并未有统一的标准和操作方法，因此在档案共享和使用上也存在问题，难以满足大数据时代的新要求。

（三）缺乏安全意识。人事档案管理的信息化建设具有快捷、高效的优势，可以简化管理手续和调动程序，提高工作效率，节省人力劳动，在事业单位的人事调动、处理人事突发状况上优势明显。但是正因为信息化可以迅速调动人员的个人隐私，这就给人事档案管理的安全性提出了挑战。在大数据信息化时代，因为个人信息泄露导致的经济诈骗、人身安全问题时常发生，也给人事档案管理的工作人员敲响了警钟，即要保护每一名工作人员的档案信息安全，不能让不法分子窃取到个人信息，进而威胁到个人正常生活。因此安全责任的意识必须牢记心中，这样才能为人事档案管理建立安全屏障。

三、加快人事档案管理进程的建议

（一）宣传加强信息化建设的意识。人事档案的建设多是由学校和一些政府单位担任加工的主体，因此这些加工主体在对人事档案的加工上处于极其重要的位置。我国目前的人事档案多是利用纸质档案进行记录，对于事业单位的人事档案管理，当进行人事调动时就引发了调档和流动的问题。但是人事档案的调动可以说是一项涉及多部门的复杂工作，手续繁琐复杂，可能会导致用人单位对接上存在时间差，进而引发一系列问题。随着互联网技术的发展，人事档案的管理也应该紧紧跟随着时代的步伐，增强其科技信息化的含量，实现人事档案信息资源的有效管理与充分利用，最大限度地满足人事工作的客观需求。就事业单位而言，应该对在职的工作人员进行人事档案信息化，并结合工作实际制定相应的规章制度，扩大宣传，逐步加快人事档案信息化建设的步伐，从而产生积极的助推作用，实现事业单位人事档案管理向信息化迈进。

（二）做好试点逐步推进。随着档案管理对象和内容的增加，在计算机网络信息技术成熟的今天，需要建立档案管理网络系统，进行档案管理资源的数据库的构建和集中式拓扑结构设计，提高档案管理的效能和安全性。我国经济、农业的发展常先设立部分试点，我们在大数据时代推进人事档案信息化建设时也可向其学习。对于市里的事业单位，首先进行档案管理信息化的宣传，之后选定几个有代表性的单位首先开展信息化管理的建设。可以向已经采取档案管理的单位或者企业学习，学习他们成功的经验，邀请主要负责工作人员进行技术指导，对可能出现的问题进行分析和规避，并请参与试点的工作人员积极反映意见和建议，逐步将试点的工作开展起来。最后能以试点的成功经验为代表，在各乡镇单位进行宣传和讲解，最终达到整体信息化。

（三）提高管理人员业务工作水平。目前事业单位对于人事档案的管理多设有专门的工作人员，这些档案工作者的工作能力直接决定着人事档案的管理方式和方法，通过对管理人员的业务培训可以直接作用于档案的管理。档案管理人员首先要培训的就是对档案管理的意识和态度，要具备良好的思想道德素养，树立以人为本的服务理念，这是档案管理工作者不可忽略的一方面。除此之外就要提高档案管理工作者的业务能力，可以通过高校定点培训相应的人才进行档案信息化管理，也可以通过对现有的工作人员进行定期的业务培训，提高工作中发现问题和解决问题的能力，促进人事档案信息化建设。

四、结语

从纸质档案开始向信息档案的演变，让我们体验到一种具易保存、易复制的优势管理方式，这种周期短且操作便捷的档案管理方式已经深受人们喜爱。只有通过多方面的共同努力，才能切实提升事业单位人事档案管理信息化水平，才能让事业单位人事档案管理的人才真正发挥出其优势，让我国事业单位管理迈上新台阶。