完善高校学籍档案管理的思考

文/景德镇陶瓷大学资产管理处 周海英；景德镇陶瓷大学机电学院 严君美

一、高校学生档案管理存在的主要问题

（一）由于毕业生的档案意识不强，毕业后不知道档案去向。一些大学生毕业以后没有进入国有企事业单位，进入私企，所以没有意识到档案的重要性，不关心自己档案离校之后的去处，等到其再次参加工作，通过国家公务员招聘考试时，要调档进行政审时，才发现档案不知所踪，慌了手脚。

（二）班级管理过程中，学籍档案管理缺乏完整性。一份完整的的大学生学籍档案，主要由大学以前的材料和大学时期的材料构成。大学以前的材料包括：高中时期的学籍表、高考报名登记表、自愿填报表、体检表，入团材料。大学时期的材料主要包括：大学生学籍表、在读大学期间的成绩表、高校毕业生登记表、学士学位；如果继续深造读硕士、读博士的，还有报考硕士（博士生）登记表，报考博士的还有三位左右的专家推荐表，这个阶段的学籍表、成绩单、硕士（博士）毕业生登记表和申请硕士（博士）答辩申请表，获得硕士、博士的证明材料。但是到了用人单位，进行档案审核过程中发现，有一些档案缺乏完整性，有的没有学籍表，有的丢了成绩单，有的没有获得学历证明的材料。

（三）出现乱档现象。所谓的乱档现象，是指在班级管理大学生的档案过程当中，出现管理混乱，混淆档案的现象。比如把本属于A同学的档案，装入到了B同学的档案袋，由于人事档案管理的保密性决定，个人没有权利也没有机会接触到本人的档案。所以大学时期很难发现这个问题。只有到了新的单位或者人才市场，这类错误才会被发现。如果人事档案的主体A离开大学以后，进入私企工作，档案回到原籍或者人才市场，这类错误就很难弥补。如果等到若干年以后，A因为工作需要档案，或者出国留学等因素，需要自己大学时的成绩单，就发现自己的成绩不知去向。而补成绩证明是需要经过一定的程序才能办理，这就需要耗费大量的人力和财力才能弥补这个档案管理不当带来的损失。

（四）党组织材料在转递过程中的丢档现象。档案在转递过程中，发现一些该入档的材料，没有及时装入进去，尤其是反映党组织关系的一些材料。如入党时的政审材料，党员材料的入党申请书、自传、入党志愿书，党员考核材料、入党转正申请书等等。其某一材料的缺失，导致党员材料的不完整，该生的干部履历表写了是党员的政治身份，档案中却缺少相应的党员材料，有造假嫌疑。

（五）投递档案时地址不详导致档案滞留其他部门。某博士毕业时，其就业单位刚好也是一个高校。在其就职调档时，其投递地址注明是“某某大学”，说明是该生的博士档案材料，由于其投递地址没有具体写到是就职高校的“某某大学人事处”，后来机要机关在转递该生的档案，见其是博士材料，就把档案投递到了该校的研究生院。后来该博士费了很多周折，从原来学校追踪，发现其档案在几个月前就到了对方就职的高校，只是因为投递地址不详细的原因，把应该投递到人事处的档案投递到了该校的研究生处。

二、解决之道

（一）增强高校生档案意识。高校应该利用国际档案日、大学生文化月等活动，提高大学生的档案意识。了解档案对于个人职业发展的重要性。高校学生毕业以后，没有立即就业，或者就业以后进入了私企，没有进入国家事业行政单位的，最好把档案转入到原籍的教育局或者原籍的劳动力人才市场。这样才能保证档案管理的安全性。

（二）大学档案管理应建立班级档案员管理制度。为了保证在校高校生档案管理的完整性，应指派班级档案管理员。由于个人档案有保密性，所以最好是由班上的团支书、班长共同担任。如果团支书、班长负责本班学生档案管理的工作，那么其本人的档案则由班主任亲自管理。这样有助于减少班主任工作的繁重而导致档案管理缺少完整性的问题。

（三）在档案管理过程中保证人档一致。高校学生档案的管理，一定要保证人档一致。避免张冠李戴的现象。尤其是在班级或者专业中有同名同姓现象的，在入学时要给档案编号。最好是档案号和学籍号一致，这样可以规避人档分离或者人档不一致的现象。

（四）转递过程中保证党组织材料的完整。党员材料的整理，是一个复杂的工序，和高校的组织部门有密切的关系。而在实际管理过程中发现，高校的组织部门人员相对少，工作量大。所以组织部门在高校学生离校之前转递之前，一定要克服工作中的重重困难，保证工作认真仔细。保证党员档案材料的完整，避免学生离校以后在干部提拔过程中产生档案材料作假的嫌疑。

（五）档案投递时注明详细的地址。在档案投递过程中，一定要保证地址的翔实。有独立人事档案管理部门的单位，一定要写清楚是该单位的人事管理部门或者人事档案管理部门的详细的地址。没有独立人事档案管理部门的，投递到人才市场或者当地教育局。具体到省、市、区（县）、街道和门牌号。最好要写清楚具体的接收人的姓名，备注电话。这样才能保证档案不丢失。人事档案管理无小事，是一个繁杂冗长的过程，在档案管理的各个环节中，强调管理是为了保护个人隐私权。“在更加强调个体尊严的今天，隐私权已经从比较单纯的一种人们个人的私事层面，发展为包括个人信息所有、使用、保护和救济在内的完整的基本权利。”这就需要很多管理人员具备足够的耐心和细心，才能把档案管理好。