浅析大数据时代对高校档案管理的影响

随着互联网的不断发展，人们逐步进入数字化信息时代，网络强大的存储和数据分析功能，直接推动了大数据时代的到来。学生档案作为高校的重要资源，在大数据时代背景下，需要改变传统的档案管理模式，实施数字化档案管理，满足时代的新要求。

一、大数据时代档案管理工作的变化

（一）档案管理方式的变化。大数据时代下，档案管理方式产生了明显的变换，传统档案管理工作主要对纸质档案进行归类编码、存取档等操作，工作效率较低；大数据时代，档案管理的对象，从纸质档案转变为数字档案，工作效率得到提升。大数据时代要求建立档案管理的云系统，实现对档案资源的存储。

（二）档案管理内容的变化。传统的档案管理，主要是纸质的档案进行整理和归档，缺乏对档案的挖掘和利用，导致档案资源被浪费。大数据时代的到来，档案管理内容，不再是单纯地进行纸质档案的整理，而是建立数字档案，将这些档案数据进行分析，主动挖掘档案的价值，将档案转变为一种信息资源。

（三）档案服务内容的变化。传统的档案管理工作，服务内容大多局限为档案管理人员帮助人们寻找档案资料，对档案资料进行整理和存放等，服务内容十分有限，而且还涉及到档案管理权限的问题。大数据时代下，档案服务的内容得到扩展，依托网络建立电子档案云系统，档案管理人员利用网络，搜索相关档案数据，更好地利用档案数据提供服务。

二、大数据时代背景下高校档案管理存在的问题

对于高校的档案管理来说，大数据时代的出现，有效改变了高校档案管理的工作内容、方式，提升了管理效率，但同时也带来一定的冲击。

（一）档案管理缺乏预测性。大数据时代，最大的优势就是利用已有数据来分析和预测未来档案数据的情况。而当前高校学生档案管理，大多停留在对学生档案进行备份和存档方面，重在学生档案的保存，防止学生档案资料出现丢失。大数据时代，依靠数据挖掘和分析，可以对事物的发展进行科学的预测和判断，方便人们更好地制定决策。因此，对于高校学生档案的管理，不能停留在档案资料的保存方面，还需要挖掘以往的学生数据，为高校学生管理提供数据支持。例如，人们对于大学生的心理健康问题十分重视，高校可以通过建立学生心理档案，将学生的心理健康情况进行记录，使其可以以数字化的形式展现出来，通过对数据的分析，可以直观地看到，当前大学生心理健康存在哪些问题，针对存在的问题，开展心理辅导。当前国内高校档案管理工作还停留在传统的档案管理方面，未将档案信息作为一种数据资源充分利用起来，缺乏档案管理的预测性。

（二）档案管理技术不够成熟。大数据时代最大的特色在于“大”，大数据时代，档案管理工作应该朝着“大档案”和“大服务”的方向发展，只有建立海量的档案信息云系统，才能实现对档案数据的有效收集、分析和利用，更好地提供档案信息服务。大数据时代的到来，要求高校档案管理工作进行创新，提升档案信息服务质量，满足人们对于档案信息的需求，这对于高校档案管理技术是一种挑战。当前，国内许多高校已经实现了学生电子档案的管理模式，但主要问题在于，档案信息的更新以及档案信息服务方面，还存在着非常严重的滞后性，无论是档案的收集，还是储存，又或者是分析等都需要花费很长的时间。通常情况下，高校以学年或者学期为单位，进行档案信息的更新，这就导致对档案信息管理的滞后性。

（三）纸质化档案存储不足。纸质化档案存储不足是高校档案管理的主要问题，高校学生档案主要是针对学生在学校的表现进行记录，例如，学生的学习成绩、学习内容以及政治表现等。目前社会对于高校学生的要求不断增长，需要学生具有良好的综合素质。如果单纯地从学生在校的政治表现和学习成绩等方面的信息进行考察，无法保证学生的素质可以满足人才市场的要求。高校档案管理存在纸质化档案信息存储不足的情况，因此，高校需要进一步拓宽档案归档的范围，除去学生档案的基本内容之外，还应该建立学生的心理档案、诚信档案、实践档案等，丰富高校学生档案的信息，这样学校和社会可以更为全面地了解学生的素质情况。当前国内高校对于档案管理工作，依旧停留在纸质档案管理层面，主要依靠人工对档案管理，数字档案管理还处在不断探索的阶段，对于学生档案的利用情况较差，无法满足大数据时代下，高校档案管理工作的要求。

三、大数据时代背景下高校档案管理工作的对策

大数据时代背景下，高校首先要加大对档案管理重要性的认识，其次要利用信息化技术，实现档案信息的资源共享，同时还开发适合学生管理的大数据分析工具，以及打造一支高质量的档案管理队伍，以此来完善高校的档案管理工作，促进学校的发展。

（一）加大对档案管理重要性的认识。大数据时代，给高校档案管理带来了机遇和挑战，为了做好高校档案管理工作，需要对大数据时代有清晰的认识，重视档案管理模式，优化高校的资源。目前很多高校的档案管理工作，学校并没有给予足够的重视，使得档案管理成为了一种可有可无的存在，导致高校档案管理工作效率低，服务质量差。大数据时代到来，给高校档案带来了发展机遇，高校利用现有的资源，加大对档案管理重要性的认识，要意识到，档案管理的是学生的档案，是高校的重要资源，高校应该重视学生档案的管理，从管理的内容、管理方式、管理模式上进行调整，利用大数据的思想，将学生档案转换为数字信息，通过对档案数据的分析，全面了解到学生在校的情况，不断完善学生档案的内容，加强对档案信息的挖掘和利用。

（二）利用信息化技术，实现档案信息共享。大数据时代的到来，高校档案管理工作应该利用信息化的技术，来构建高校的大数据平台，利用该平台，将学生档案资源进行整合，转换为大数据，依靠数据的分析，实现对高校档案的可视化管理。大数据平台的构建，应用信息化技术，将学生的信息进行收集，并将收集的信息进行归档、整理以及共享。如高校将学生的在校情况纳入学生档案，建立档案数据库，高校想要了解学校每个专业，甚至某个学生的实际情况，就可以通过大数据平台，来直观地了解自己想要的数据。大数据平台的构建，不但实现了档案管理的可视化，还利用信息化技术，依靠对档案信息数据的分析，可以了解学生的学习情况，高校的优势和劣势。

（三）开发适合学生管理的大数据分析工具。目前高校档案管理工作，主要是管理教师档案、行政人员档案、学生档案。学生档案的管理才是高校档案管理的重点内容，大数据时代，对学生档案管理，需要在构建学生档案数据库的同时，制定出一套适合学生档案管理的数据分析工作。学生档案是高校的重要资源，高校依靠学生档案数据的分析，了解到学生具有的各项素质情况，可以方便学校掌握学生的全面情况，促进学生全面发展。此外，高校可以加强同企业的合作，高校提供资源，企业提供资金，共同参与到高校学生档案管理，实现了人才优势和资金优势的结合，借助企业的力量，加强对高校学生档案的挖掘和利用。

（四）打造高质量的档案管理队伍。大数据时代，高校学生档案管理工作迎来挑战，为了更好地利用大数据的优势，高校需要在档案管理工作方面，建立一支高质量的档案管理队伍。传统档案管理，对于管理人员的要求比较低，单纯进行档案的归档、存取等操作，工作繁琐，缺乏挑战性，容易失去工作热情。大数据时代，高校档案管理工作对档案管理人员的素质有着更高的要求，建立学生档案数据库，借助数据分析工具，分析学生档案数据等。可以看出档案管理人员不仅要具备档案管理知识，还要具备数据分析和处理能力，因此，加强对高校档案管理人员的培养，构建一支专业知识扎实、具有计算机操作能力、数据分析能力和互联网思维的档案管理队伍，才能满足大数据时代下，高校档案管理的需要，提高其管理质量。因此笔者认为，首先，学校需要对现有的工作人员进行培训，培训其档案管理相关的专业知识，和信息化操作技术，以此来提高档案管理队伍的专业水平，提高其管理水平。其次，聘请一些既懂档案管理，又懂信息技术的人才，以此来有效完成对档案的整理、分析以及反馈等。

四、结束语

综上所述，大数据时代的到来，给各行各业带来了新的变化。传统高校学生档案管理工作，依靠人工对档案进行归纳、整理和存取档操作，不仅工作低下，而且缺乏对档案资源的开发和利用，导致档案资源的浪费。大数据时代，高校学生档案管理方式、内容都有了明显的变化，为了满足大数据时代对高校档案管理工作的要求，高校首先要加大对档案管理重要性的认识，其次利用互联网技术，构建大数据平台，以此有效地将档案信息进行共享，同时还可以开发学生档案管理的大数据分析工具，加大培训力度，打造高质量的档案管理队伍。高校只有依托大数据思想，构建学生档案大数据平台，才能实现对学生档案信息的分析，实现对学生档案资源的挖掘和利用。