医院干部人事档案管理优化策略分析

文/山东省潍坊市中医院 丁立臣

一、重视档案管理制度

人事档案，是一个人上学经历、工作经历、生活经历最直观的描述。在《档案法》出台、医院人事档案管理系统逐步完善的大背景下，如何管理好医院干部的人事档案显得尤为重要。补充、完善、合理化档案管理制度及其保存内容和方法，使其具体的管理工作能够顺其自然地进行。第一，人事档案应统一起来，集中管理。人员发生调动时，同时调动其人事档案。人事档案的调整、转移、规整都应严格遵循《档案法》的相关规定进行。第二，院领导应该加大对人事档案管理的重视程度，对人事档案管理的相关细节提出建设性的意见和指导。招聘或培养一批新兴时代的综合管理型专业人才，不断探索干部人事档案管理的模式和方法。第三，提高所有医务人员对档案的认识深度和重视程度，使其能自发地帮助、配合档案管理人员提供正确、完整的档案材料。

二、对所有提交的档案材料真实性严格考察

首先，对于新调动的干部，进行严格的学历变更审核和人事档案审查。对于拟定了干部晋升或者干部调动的人员，为确保其档案内材料是否真实，首先进行档案审核。第二，对于医务人员的档案材料，查明其真实性后，在当事人的确认下，加盖公章，并存放入档案袋内，存档。第三，严格审查归档的档案材料，确保其完整性。如果发现有年龄错误的，应记录并按照规定填写《干部出生日期需认证人员登记表》，同时向相关负责人员反映，重新审核其年龄真实性。如果发现档案内出现以下情形，应及时退回并更正后上缴：档案内日期缺失、当事人签名缺失、未盖单位公章等。如果档案内出现明显修改痕迹，应立即查明原委，如有错误，立即改正。如果发现档案内出现以下情形，应组织相应人员及时查明并改正：上缴的人事档案内某些材料有错误的，材料真实性存在问题的。档案中记载的年龄如果与户籍中不同，取两者之间时间久远者记录。身份证上的年龄与户口本上的年龄如果不同，则以出生证明为依据。如果没有标明年龄是阳历、阴历，皆默认阳历。档案中《入党申请书》的批准时间即为干部入党时间。如果档案中学历真实性存在疑问，则应组织相关人员调查档案中的成绩单、入学通知、毕业证、学位证，并将这些信息进行比对。若依旧不能对其真实性作出判断，则可以去其发证学校根据当时相关教导负责人员描述事实、学校留档、《中国高等教育学生信息网》的信息等进行判定。在国外取得学历学位证书的，也要按照相关程序查询其真实性。

三、工龄应根据《劳动合同法》来计算

从《劳动合同法》中我们可以知道，劳动者在其工作的单位开始工作后双方签订劳动合同应在一个月之间办理（无论是否具有试用期）。所以，刚刚毕业踏入工作单位的毕业生们计算工龄应该从入职第一天算起，不管你是否具有资格证书。有资质的人，只要与单位签订合同，不管他的工作地点是否在单位，也不管是不是缴纳保险，在双方签订劳动合同的那一刻工龄开始累积，这样就是说，老资格的职工，无论哪里工作，也无论是否缴纳养老保险，只要与单位签订了劳动合同，工龄便开始计算，缴费几年就计算几年。按照考试公共招聘新进入的职工，如果是应届毕业生，那工龄就从第一天开始工作时计算；如果是在其他单位工作过的，没有去继续深度教育，无论是否缴纳养老保险的职工，可以按照在原来单位签订的劳动合同和工资明细，这样就可以加上在原来单位的工作时间来计算工龄，如果离职过一段时间，则按现在时间去掉离职的时间。

四、人事科发展利用

在医院单位的工作中，人才的培养比较重要，而培养人才的标准是以档案为前提。为了能更清楚地使用档案材料，这样不仅将职工的个人情况和从业表现记录在内，也需要了解其他品质、能力、业绩等所有情况，不同等级的医院应当支持用现代化科技手段建造一个可以查阅的信息网页，方便管理。这样还需要有书本记录，采用两种记录方法，建立网络可查阅的系统，提高人事科工作效率。这样不仅可以网络查阅还可以纸质查阅，在保持这样的基础上，发明新的网络软件，将干部的人事档案信息录入网络中，方便查询，提高人事科的办事效率。建立档案系统，安放查阅密码，将可以查阅的人范围缩小，这样可以以电脑为中心连接起高层领导的管理工作，将人才利用率最大化。

五、总结

管理人事档案是医院人事科最重要的工作。干部人事档案是干部毕业后开始工作时记录其做过什么工作、在哪个地方工作过、工作的能力、工作中的表现、获得的奖励及挫折等等，这些都会被整理到档案中，系统的干部人事档案是单位聘用及培养人才的有利材料。领导及人事科也可以依据这个材料进行干部的评估。所以人事档案的管理及归档非常重要，在对其管理的过程中应严肃认真。