档案信息化发展的必要性和途径

文/农业农村部机关服务局 张崴 鄢敏

随着大数据时代的到来，越来越多的机关、单位开始重视起办公信息化程度的普及和提升。多年来，这已经是一个必然的发展方向，也标志着一个地区、一个单位的持续发展能力。其中，档案信息化作为一个边缘行业，处于信息化发展的缓慢地带。但是，档案信息化的程度，又是标志着大数据系统整合的一个基础度量衡，没有强大的档案资源支撑，就没有真正意义上的大数据。

一、档案信息化普及的必要性

信息化程度的飞速发展，带动了大数据时代的诞生，数据由何而来？由各行各业、各地各区形成、整合并提供利用。数据和资源大多数来自于档案资料，没有大规模的档案数据，就没有大数据的根基。

（一）提高档案利用率需要档案信息化的普及。传统档案管理方式具有一定的局限性，信息化的档案管理模式有助于档案管理从保管和利用的职能逐渐转化为信息采集与服务的职能，实现档案信息资源的合理配置与管理。档案信息化可以极大满足档案的长期保存、高效查阅、整合利用、资源共享，对参谋决策有着很大的影响。

（二）档案收集和保管的高效进行需要档案信息化的带动。随着社会发展，人们渐渐意识到了档案的重要性，手工档案的收集量会越加庞大和复杂。传统管理方式也不再适宜。文档一体化的发展实现了档案管理的自动化和网络化，省略了很多程序，实现了一次录入多次使用的模式。在查询上也更加快捷方便，可以根据不同的字段和项目，进行系统查阅，减少了工作人员的手工调阅量，提高了档案使用率，使档案更大地发挥了作用。

二、档案信息化推进的途径和方式

以今年来对各地各单位的走访调研来看，档案信息化的普及程度，跟整个地区、单位的经济情况成正比，也同政策一致性息息相关。因此建议，对于各地区、各单位的档案信息化工作，可参考以下几条途径。

（一）经济发达区域先行，欠发达地区缓步推进。经济发达地区，政务信息化发展迅猛，政策决定层整体意识前瞻性强，在面对新事物的发展上，愿意拿出资金和精力的支持。这对工作的开展是极其有利的一个因素。以浙江省为例，他们推行的智慧城市、智慧档案已经走在全国前列。以省、市、区、镇、村一级带动一级的模式，乡镇四大平台建设，统一政务系统，行政窗口联网办公，档案资源APP预约并远程共享，一对一提供调阅服务。绍兴市档案馆作为全国第一家档案信息化试点示范档案馆，在全市的档案信息化建设中发挥了极大的作用。他们制作的千村档案，以视频形式展现了绍兴市各个历史文化名村的发展和现状。绍兴市的档案信息化普及工作，是在强大的资金支持下，在政府强有力的引领扶助下初见成效的。欠发达地区，还应分别实行，缓步推进。积极学习先进经验，少走弯路，分批分拨解决存量问题，积极解决增量数字化。

（二）机关单位自上而下，一套政策宣贯结合。在调研中我们也发现，一套上下统一的政务系统，是解决档案信息化的捷径。很多单位档案信息化多年来发展不起来，很大程度上是档案系统与政务系统不统一、无法挂接等问题造成的。有些单位缓步不前就是持观望态度，在等待统一的执行标准和系统框架。所以，在档案信息化的发展路上，一定要自上而下地形成一贯性、统一性、可拓展的系统框架，要政令一致，宣贯有力结合，切实起到指导实施的作用。在对某科研院所的调研中发现，其下属研究所有很多已经具备了档案信息化的意识和初步的工作推进，但是发展速度不一、管理系统差异也很大，在大数据整合的要求下，很难一次性形成规模，必须要进行二次建设。所以从开始推进就使用一致性的政策和系统框架是非常必要的。

（三）集中资金优先解决存量问题。很多单位对于档案信息化工作都有很明确的认识，对其必要性是肯定的。但是苦于存量巨大、领导不够关注、资金无法到位、专业人员缺乏等因素影响，很少能够做到下定决心全部数字化。有个别单位也是招聘专职人员，一人一机进行着长期而艰苦的工作。在这个问题上，最好的解决方法依然是决策层能够集中资金先帮助下级单位完成存量档案的数字化工作，解决了这个大难题，后续的增量数字化，各个单位就有能力自行按部就班地去完成了。

（四）对“零、散、少”单位打包进行，形成规模。档案数字化外包是一个趋势，因为各个单位都没有形成规模的工作设备和人员来完成这一工作。很多单位自建国至今，存量是庞大的。而也有很多单位，规模小、成立时间短、年收集量少，外包合同难签。这样的单位更需要上级单位统一谋划，将有相同问题的单位组织起来，打包进行工程外包，这样既可以解决存量，又可以解决年复一年的持续增量问题。外包公司执行起来也就降低了成本，愿意接受合同。

以上仅是笔者的一点拙见，但是档案作为原始证据，它的保存及使用是长期的，信息化利用是将死档案活用、发挥大数据基础的关键。总之，档案信息化的发展离不开决策层意识的提高、领导的重视和资金的支持，更离不开档案工作者的辛勤推进，这是任重而道远的工作，是大数据系统的根，根基越密实茂盛，枝干才会有蓬勃的朝气发展壮大。