数字化档案在水库管理单位中的应用

文/河北省岗南水库管理局 杨鑫

在水库的管理工作当中运用数字化来管理档案是一个非常有效并且十分安全的方法。档案数字化是在计算机互联网技术的发展之下产生的一种新型的档案信息形态，它能够把所有的档案信息资源转化成数字化的档案信息，利用互联网平台与计算机技术来构建一个数字化的档案信息库，实现档案信息的共享管理与便捷管理。

一、档案数字化的优点

（一）提高经济效益。传统的档案管理需要大量的工作人员来进行，要想做好档案管理工作就要增加办公人员和工资薪酬，这样的管理方式使得管理的成本极高。但是，如果采用数字化档案形式的话，就可以将传统的以纸质来记录档案方法变更为机读档案，不但节省了购买纸质的费用，还省去了保管费用并且节省了空间。

（二）提高办公效率。数字化的档案管理能够对资料进行分类归纳然后储存，在下一次查询的时候更加方便快捷。就拿水库管理来说，工程数据、施工资料、日常管理数据等都需要将详细的档案信息储存于备份，运用数字化档案可以节省查询过程当中所用的时间，这样一来便大大提高了工作的效率。

（三）增强档案原件保护。传统的纸质版档案有很多缺陷，例如不容易保存、容易丢失、不易查询等，如果将传统的纸质版档案全都转化为数字化档案，将其保存成电子版的话，那么以上所陈述的这些缺陷就都可以解决。对于那些年限比较久远的档案来说，本来就在空气中经过了长时间的氧化，纸张已经变得格外的脆弱，如果再不好好加以保存，那么就极有可能会永远丢失。另外，运用数字化档案还可以防止因为书写笔迹潦草等原因导致出现信息不准确的现象。

二、数字档案的操作应用

（一）登录系统。数字化档案的管理系统的进入与一般的系统进入方式基本一样，用户每次要进入该系统的时候都需要进行一次身份验证，等到计算机确认了用户的注册信息之后才有权限去访问系统内部的资料。具体的操作步骤为：输入用户名、密码、点击登陆，然后就能顺利进入用户想要获取信息的那个系统，进入系统之后页面包括了文书（卷）、归档文件、基建档案、其他、图书档案、声像档案、会计档案、档案借阅、档案检索、日志管理、系统管理等内容，到此为止该系统登陆成功。

（二）著录与管理。1.著录。档案信息的录入一般都不会太过于复杂，以工程档案为例进行具体步骤说明：第一步，首先点击“工程档案”，然后再点击“工程档案著录”，最后填写著录信息，对不同的内容要进行不同的分类之后再填写；第二步，将填写完成后的著录信息进行文件上传过程，点击“浏览”然后找到相应的要上传的电子文件，单击“打开”之后上传文件；第三步，上传步骤完成之后，单击“保存”，做到这个步骤为止著录就完成了。2.管理。在查询一个档案信息的时候，首先需要打开“工程档案管理”，然后在相应的位置手动输入所要查询的内容，点击查询就可以查询到所有与输入内容有关的信息了，但是有可能所查询到的信息量会有点大，所以就需要将查询结果进行筛选，点击每条查询结果之前的“编辑”按钮就可以完成对查询内容的筛选。

（三）档案检索。档案检索就是在输入关键词的那一栏里面手动输入你所要检索的文本内容，然后点击“直接检索”按钮，之后计算机就可以在数字化档案系统内部根据所输入的关键词进行全面检索。

（四）实施数字化档案的后期管理。1.加强电子档案管理。水库管理单位应该建立一个专门进行档案管理的档案室，档案室内的工作人员一定要做好档案信息的管理工作，定期对档案进行收集与分类，保证数字化档案的时新性与完整性。2.加强档案工作责任心。每一个档案管理人员在工作过程中都一定要严格要求自己，遵守水库管理单位制定的相关规章制度，随时检查数字化档案信息的安全性、延续性、完整性以及保密性，对待工作要认真负责，保证每一次上传的信息都是真实有效的，而不是错误虚假的。水库单位要加强对档案管理人员业务学习能力的培养，数字化档案的建立是一项实际操作过程，如果负责数字化档案录入的管理人员不熟悉电子档案的相关操作流程，那么，就很有可能导致所录入信息的不真实。努力改善技术，不断提升数字化档案系统储存信息的能力，保证电子档案的延续性。

三、结语

档案数字化是运用新技术进行储存档案信息的形式，档案作为一种信息资料，一定要真实，它与纸质版的档案一样，都需要依靠某一个载体来记载信息，不同的是，电子档案更加方便，当然，信息技术并不一定都是有利于数字化档案的管理，不然也就不会出现因为技术方面的缺陷而导致档案的丢失现象，数字化档案依靠信息技术的发展，所以信息技术既会推动数字化档案进步的动力也会阻碍数字化档案的发展。