论机关单位档案管理的规范化分析

文/云南省昭通市政协办公室 王德英

随着社会经济发展和工作条件的改变，对于机关单位的档案管理工作来说，其工作形式和功能要求需要相应地进行调整，特别是在信息技术不断得到引进的情况下，需要改进以往简单传统的工作模式，借助于先进技术，达到机关档案规范化管理的新要求。这不仅需要建立新的工作思维，而且在对于管理工作人员诸如专业知识、业务技能等方面都提出了新的要求，需要有关部门结合工作实际，不断探索经验，着力促进该项工作的开展，提高档案管理领域的规范化程度，带动行政机关工作规范开展。

一、影响档案规范化管理的相关因素

（一）对其重要性认识有所欠缺。由于机关单位的档案管理属于是内务性的工作，一直以来都是默默无闻地发挥作用，所以相对来说受到的重视程度不够。通常认为对于一个地区、一个部门的工作成效表现诸如经济规模增长、形象工程等方面，档案工作在其中发挥的辅助作用不大，抓与不抓都无所谓；另外各机关单位通常把档案管理看作简单地收集资料、保存资料，只要可以应付日常需要就足够了。正是由于存在这些思想观念方面的误区，所以以往机关单位在档案管理规范化方面投入有限。不仅资金投入力度不够，而且信息技术等设备配备不到位，档案处理条件落后，档案保管存在一定的安全隐患。

（二）相关制度贯彻有所欠缺。具体表现在：一是由于条件限制，对于及时收集、整理档案资料的制度要求难以落实，在一定程度上出现了档案资料缺失的情况。这不仅使得档案处理的规范性难以保证，也影响机关单位档案资料储存的完整性。二是在机关单位档案资料的转入、转出方面以及档案保管中涉及的查（借）阅等相关手续方面难以做到按有关制度进行履行，造成档案管理过程中的混乱。

（三）人才队伍建设上有所欠缺。一是工作人员配备不齐，一般达不到相关规定对于档案工作人员要求的配备比例，个别单位甚至没有确切负责档案管理工作的人员，造成一些档案资料难以做到及时整理和归档。二是安排从事档案管理工作的人员缺乏专业能力，相当一部分人员对档案业务不熟悉，而且在工作上应付了事。三是档案工作人员待遇不高，这在一定程度上影响了档案工作人员的业务积极性和工作水平的提升。

二、改进档案管理规范化的相关建议

（一）抓关键，做到领导重视到位。为了推动档案管理工作的开展，改进规范化程度。首先需要让有关领导充分认识到对档案管理进行规范化的意义，关心档案工作的开展，在资源、设备等方面加大投入，从而提高档案管理的现代化程度和规范化程度，在人事、经济待遇等方面给予相关工作人员的岗位认同，从而切实提高机关档案管理工作的规范化水平。

（二）抓规范，做到基础工作到位。对此需要做到“四化”：一是做好资料的收集归档工作，力争达到程序化。借助建立健全该项工作中的归档制度，尤其是在诸如人事变动等方面的重要资料，力争及时准确地收集、存档。二是力争在资料整理方面达到规范化。根据相关标准，细致、准确地对资料进行鉴别、收集、分类、整理，根据资料价值、收集情况等分门别类地进行归档。三是在设施建设方面达到标准化。根据档案管理内容，按照有关工作要求，采购标准的相关办公用品以及电子计算机等信息处理设备。四是在管理工作方面达到制度化。要求档案管理人员在工作中严格执行各项规章制度，从而保证档案管理各项工作内容有序开展。

（三）抓素质，做到队伍建设到位。随着档案管理理论和实践的推进，日益向现代化、科技化方向转型，相应地，需要切实提高档案管理要求，提高工作人员的综合素质，使其充分做到知识化以及专业化，让相关工作适应社会经济发展需要。具体措施有：一是抓基础。各相关单位需要明确管理，通常由一名领导班子成员分管，同时需要配备专职工作人员，对于兼职人员，需要保证其不缺岗以及有效的工作时间。二是抓培训。通过开展不同层次、不同类型的培训，开设档案管理人员培训班，帮助其更新观念、更新知识结构、提高业务能力水平。三是抓待遇。切实重视档案工作相关人员的各项待遇，采取行之有效的措施，打造专业的档案管理人才队伍，提高档案管理的规范化水平。

（四）抓服务，做到信息开发到位。一是借鉴现代化管理方法。借助于信息技术，不断充实机关档案的数据库，创建档案资料的查阅平台，推进其社会化程度，对于不涉密的档案信息开放共享。二是进行开放式的管理。充分开发信息资源、网络资源，特别是根据社会热点、公众需求等，让相关档案资源切实有效开发。三是开展服务式管理。不断改进档案管理规范化程度，促进工作实效，适应不同人员的档案需求，采用先进方法，提高资料使用效率。

三、结语

综上所述，在机关单位各项工作的开展过程中，档案管理工作发挥着关键性作用。所以需要机关单位充分认识到该项工作中落实规范化管理要求的意义，采取加大资源投入、培训工作人员等有效措施，不断改进档案管理规范化水平。从而富有成效地开发利用档案资源，提高对其内容的有效利用率，为机关单位各项工作更好地推进提供保障。