事业单位档案管理有效途径研究

文/江苏新沂市公路管理站 党红林

在我国社会行政体制中，事业单位是我国行政服务体系的重要组成部分，是发挥党和国家行政服务职能的重要机构。在公共事业单位的经营管理中，档案管理是一项具有管理、服务和政治性质的工作，在日常工作中起着重要作用，是各项工作顺利进行的必要条件。此外，事业单位档案管理工作以政策性为主，保密性强，档案管理工作的专业化程度要求较高。然而，当前我国事业单位在档案管理方面仍存在一定的不足，档案管理的有效性较低。因此，研究档案管理的有效途径已成为当前档案管理体制改革的重点。本文结合自己的档案管理经验，就如何提高事业单位档案管理水平进行探讨。

一、事业单位档案管理的重要意义

事业单位档案管理是公共事业单位管理的重要组成部分，是提高事业单位工作质量和效率的必要条件。在现代事业单位的发展中，档案管理是及时、全面把握单位整体情况的基础，是分析事业单位运行的基础。档案信息工作是联系过去、现在和将来的重要环节纽带。在某种程度上，这种工作是延续和物化人们记忆的方式。事业单位可以根据这些档案信息制定正确的路径和指导方针，并适时进行调整，促进事业单位的可持续发展。随着现代档案管理工作理论研究和经验的累积，事业单位必须加快档案管理的创新和改革。提高档案信息管理效率，充分发挥档案信息的作用，以满足事业单位工作在区域经济发展中的需要，适应新形势下事业单位改革经营管理的需要，最终实现与社会发展相协调的目的。

二、当前事业单位档案管理工作存在的问题

（一）管理技术比较落后。当前，我国许多事业单位在档案信息管理工作中运用的新技术相对较少，面对新时期事业单位日益增加的工作量，这种管理技术明显落后。其主要原因：一是事业单位管理人员重视程度不够，投入资金相对较少，不利于事业单位的发展。二是管理人员工作素质和技术能力落后，不能娴熟运用当前先进管理设备及技术。三是事业单位仍然保留原有的信息管理方法，手工工作方法仍然是档案信息管理的重要方法。

（二）档案管理制度不完善。目前，我国事业单位管理人员对档案管理工作缺乏足够的重视，档案管理工作缺乏明确的业务流程和系统管理体系，给查找和检索档案带来诸多不便。有些单位的档案甚至存在虚假现象，档案内容本身不真实，也缺乏实效性，使档案管理工作形同虚设。上述诸多问题严重阻碍了单位档案管理工作的开展，也不能有效发挥档案管理工作的作用。

（三）管理人员素质不高，缺乏管理意识。档案管理人员作为档案管理工作中最重要的因素，直接影响着档案管理工作的质量。目前，我国大多数事业单位档案管理人员的专业技能和能力水平不高，有的甚至没有经过专业培训，对档案管理的基本操作程序比较生疏。有些单位的档案管理人员甚至只是兼职，而且是从其他岗位调来的，难以集中精力做好档案管理工作。而事业单位中的档案管理本身就是一项专业性工作，单位领导必须重视，不断提高员工的积极性，而这是提高档案管理效率的关键。

三、事业单位档案管理提升途径

（一）完善档案管理制度，明确档案管理的工作方向。目前，我国事业单位档案管理水平非常有限。通过建立合理有效的事业单位档案管理制度，建立健全档案管理体系，规范相关管理规章制度，可以有效提高档案管理水平，提高档案利用率，从而促进事业单位的长远发展。在完善制度的情况下，事业单位首先要明确档案管理的工作方向。事业单位的管理层要认真调查分析档案管理的现状和存在的问题，在此基础上，不断提高档案管理质量。为此，事业单位必须认真分析和调查自己的档案管理工作，充分认识自身的不足和缺陷，以明确今后工作的总体方向，并制定相应的发展策略，有效提高事业单位档案管理水平。

（二）提高档案管理人员的综合素质。档案管理是一项非常专业的工作。要不断提高档案管理水平，就必须努力提高档案管理人员的整体素质。具体而言，可以从以下两个方面入手：一是提高招聘要求，努力吸收优秀高素质人才加入档案管理队伍，不断从源头优化档案管理人才队伍。二是开展档案管理专业培训。通过各种途径对档案管理人员进行培训，使他们能够掌握档案管理的各项流程和方法。档案管理人员培训的内容主要包括两个方面：一是档案管理人员的专业知识培训，结合单位的实际发展，理论与实践有机结合。二是注重档案管理职业道德培养。不断完善档案管理的奖惩制度，贯彻以人为本的管理理念，不断激发档案管理人员的工作积极性，提高员工工作效率。为了切实发挥专业培训的作用，事业单位必须加大资金投入，制定有效的培训方案。

（三）提升档案管理的信息化水平。事业单位的发展要突破上层的局限，不仅要与时俱进，而且要利用有效的信息设备，在传统的基础上继承、改革和创新。信息管理是将信息存储在一个轻便、合理的空间中。只有深化档案管理信息化，朝着档案信息化的目标迈进，事业单位才能更好地发展。具体工作可从以下三个方面展开：一是建立档案信息网站。在事业单位建立档案信息网站，通过网页来提供档案管理服务，改进了原有的档案管理方法，通过实现档案信息化管理，使信息服务更加便捷高效。网页的在线搜索大大提高了档案管理工作的效率。二是拓展档案信息资源，加快基础设备建设。在文件信息管理过程中，管理者应充分利用网络自身的优势，准确把握网络的特点，利用搜索引擎功能对文件信息进行集成和收集，并利用网络功能对信息进行有效整合、丰富和完善，并通过网络实时共享资源。第三，建立和使用搜索引擎。在机构档案信息管理过程中，利用搜索引擎查找档案资源是十分方便的，可以大幅度提升档案管理工作效率。

（四）强化档案管理保密工作。档案最重要的价值在于它能真实地反映各种信息，从而为事业单位的各项工作提供原始、真实和重要的依据。为了保证档案的真实性，必须加强档案管理工作的保密性。随着信息技术的引入，使档案管理具有现代化、信息化、数字化的特点。因此，有必要根据网络的特点制定相应的保密制度。避免数据库和网络安全带来的保密性问题，能促进机构档案管理能力的提高。

四、结束语

总之，随着社会经济的不断发展，对公共事业单位档案管理提出了更高的要求。当前一些事业单位的档案管理制度体系不够完善、管理人员专业化水平低、档案管理现代化程度低的问题日益突出。为了有效地解决这一系列问题，不断提高事业单位的管理水平，事业单位必须首先明确档案管理工作的目标及工作方向，不断优化档案管理方法手段。同时不断提高管理人员的整体素质，加强档案管理的保密性工作，建立健全档案管理系统，为事业单位的不断发展提供动力。笔者通过结合自己的档案管理经验和事业单位档案文件的特点而提出了几点提高档案管理水平的途径建议，希望能够为相关人士提供一些参考。