事业单位档案数字化现状及路径探索

文/山东省农业科学院植物保护研究所 付亚萍

当前，由于传统手工方式的惯性作用，使得数字化管理方式存在着一定的局限性，所以如何高效利用信息化手段进行人事档案的管理工作是事业单位需要解决的重要问题。现代事业档案的管理要力图做到手工和电子管理的协调性，以此发挥人事档案对事业单位的作用，同时促进单位档案信息化管理的深化，这既是目前信息化发展的趋势，同时也是单位未来发展的方向。

一、事业单位档案数字化管理的重要性

所谓事业单位，主要是指在运行过程中，为了将事业单位的社会公益性价值可以有效地体现出来，由国家机关授权并开设的国有资产组织机构以及可从事卫生医疗、文化建设、科教等活动的社会组织机构。从实际情况来看，企业单位具有一定的特征，比如特殊性，正是这一性质决定了事业单位档案管理的必要性。事业单位的档案管理内容包括以下三个方面：分别是人事档案以及基建档案、文书档案，这三个方面的档案管理效率和质量对于事业单位正需运行以及公益性组织功能服务的充分发挥具有非常重要的作用。而档案管理的主要目的是保证档案信息能为需求者提供价值定位、参考标准等作用，对于事业单位实施的档案管理工作而言，不仅可以使档案发挥出一定的优势，同时还可以防止普通档案管理出现一系列问题，比如查找效率低下、管理效率低等现象。同时，在普通的档案管理信息中，就会经常出现纸张霉变、人为涂改造假等多种问题，通过实施数字化管理以后，便可以最大程度上实现档案资源的共享以及信息引用等，由此一来，工作量会降低。因此对于事业单位来说，要有效地实施数字化管理，这样可以帮助档案在最大程度上发挥出自身的优势，从而在提升档案管理效率的基础上大大降低档案管理人员的工作量。

二、事业单位档案数字化管理的有效措施

（一）建立完善档案管理系统。目前，对于事业单位来说，需要不断实施数字化管理，借助互联网和现代化信息手段对档案实施管理，在这个阶段中，管理内容包括纸质档案信息的数字化变换、档案分类保存等。在档案管理信息系统的建立上，还需要根据事业单位的实际开展情况实施数字化管理工作，在事业单位内部上，首先建立一个特殊域名的网站，然后将其称为具有互联网性能的档案存储库，这样在存储库中就可以保存所有的档案数据，之后对档案进行整理。此外，因为涉及的内容比较多，因此事业单位需要根据自身的情况，然后建立完善科学的数字化管理系统，并且做好对档案信息扫描录入、光盘备份等多项工作。

（二）加强数字化档案安全管理。对于以往的档案管理来说，数字化档案管理不仅是在档案信息中储存的方式不一样，同时在档案的安全管理方面上存在比较大的问题。事业单位要想在最大程度上带动档案数字化管理，那么就需要加强安全管理工作，这个也是数字化管理最基本的保证。事业单位在建立数字库时，需要注意科学选择相关设备，还需要建立起对档案数据库的内部结构以及软硬件问题，所以，就需要按照标准进行，方便以后数据库功能可以正常使用。同时，还需要对档案中的重要信息加强保护，规定相应的安全保护级别。另外，应用软硬件可以有效提高系统性能，从而保障数据的安全性。

（三）提高数字化管理的规范性。首先，事业单位的档案数字化管理工作，不单单是档案管理部门的工作，同时也是事业单位内部所有部门的共同工作。从一方面来讲，档案部门在开展档案工作的时候，可以从实际情况出发，然后还需要对档案的收集时间以及各个部门的档案提交格式等多方面进行确定，并且各个部门之间需要进行积极的配合，以便档案管理人员收集档案，从而使得档案可以尽快归档。其次，对于那些已经存在的纸质档案需要进行数字化的扫描，还需要建立起各种档案表格，而且对于相关的档案，比如某些单位需要发展规划档案、员工个人档案、会计管理档案等，需要根据档案信息的存储位置以及分类等多种指标，当然还需要建立起对档案资料的范本，并且在最后需要将范本发送到相关部门，要求相关的部门按照档案范围，提交标准的档案数据。

（四）合理分配档案管理工作。我国事业单位在档案数字化过程中发展比较晚，我国现阶段事业单位保存的档案信息还是以纸质档案为发展条件，特别是对于档案管理人员而言，传统档案在数字化发展过程中比较复杂，再加上受其他因素的影响，档案信息资料也比较多，分类也会比较详细，因此就需要合理地分配档案管理人员的工作。

三、总结

综上所述，在我国科学技术的发展前提下，事业单位需要跟上时代发展的潮流，还需要不断提高数字化档案管理工作，只有这样，才可以缓解传统纸质档案比较大的工作量。现代化信息管理工作可以全面及时地收集档案信息管理，然后需要在短时间内获取权限比较多的档案信息，发挥出自身的档案资源优势，进而在提高事业单位数字化管理基础上，为以后的事业单位发展管理奠定基础。