企业会计档案管理工作的不足及其应对措施

文/安徽大学管理学院 侯存清

会计档案作为企业生产经营活动的最终记录者，见证了企业的生产发展与经营方向，在企业的经济与管理上发挥着重要作用。会计档案作为会计工作的凭证，是每个企业生产经营活动的真实反映，也是对档案事业的补充与完善。因此，对企业会计档案管理的加强，既是档案工作的开展要求，同时也是企业进步的必然选择。

一、会计档案管理的内容

2016年1月1日正式施行的《会计档案管理办法》，是目前对会计档案管理的最新解释，该办法指出会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。在对会计档案的管理上，主要是对内容的管理，由此必定要对其内容有全面的了解。对于会计档案的管理内容主要有以下四部分：1.会计凭证，主要包括原始凭证与记账凭证。前者是在经济活动发生之初填写的原始书面证明，而后者则是以前者为依据，将各项经济活动加以细化分类后的产物。2.会计账簿，包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。用于全面反映会计主体在一定时期内所发生的各种资金活动。3.财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。4.其他会计资料，包括银行对账单、纳税申报表等。

二、会计档案管理在企业活动中的不足之处

改革开放以来，随着国家对经济建设的强调，以及会计部门业务能力的提升和档案意识的加强，在对会计档案的管理上也逐渐重视。一些大企业纷纷开始建立自己的资料史或档案室，用于会计档案的保管。会计档案的管理主要分为两个阶段：一是会计部门的整理阶段，二是档案室的保管利用阶段。但在实际的管理中，由于诸多因素的限制，也导致了各种问题的出现。

（一）会计部门整理阶段。1.人员综合素质不高，档案业务能力不足。会计业务和档案业务都是专业性较强的工作，需要该领域的专业人才或复合人才的参与。但在实际的档案整理中，首先，有些会计部门并没有专门的档案整理人员，大多数由财务代劳，负责整理自己的业务内容。而大部分财务人员很少甚至没有参加档案教育培训，并不具备档案人员的专业素质，从而影响档案整理的质量。其次，在一些规模较大的公司，往往具备三四个财务人员，他们各自为政，间接破坏了档案的内部连续性。最后，公司的核心目标是利益的追求，但由于档案的特殊属性，短期效益并不明显，导致部门重业务轻档案，缺少档案意识，片面地以为业务活动的完成即整个工作的结束，甚至忽视档案的整理。2.档案移交不及时，整理不规范。《会计档案管理办法》明确指出，当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂时由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案管理机构统一保管。但在现实的整理工作中，我们会发现会计部门的工作人员并不会严格遵守移交整理法则，且总是拿利用方便与工作忙碌无暇整理为由，对档案移交工作拖之又拖。以安徽出版集团为例，其本部时代出版传媒股份有限公司的会计凭证堆积已有六年之多，2012ü2017年的会计凭证仍保存在财务部门，目前也仅由于保管场所有限，积压已久，才准备移交往档案室，且仍保留近三年的会计凭证。按照规定，企业部门在生产经营活动中产生的会计档案，应由该企业的会计部门自行负责，并按照移交要求进行整理装订工作。但在实际操作中，由于会计部门人员缺少档案知识背景，也很少有参加档案管理的培训机会，导致在会计档案的整理上存在账页不齐全、装订不平整、序号不连续等问题，有时甚至会出现档号的编制不唯一，从而严重影响档案的利用。同时，由于会计部门档案意识的缺陷，在移交阶段，并未制定档案移交清册，只是稍作清点，便向档案室移交的现象也屡见不鲜。

（二）档案室保管利用阶段。1.信息化人才缺失，数字化程度不高。近年来，随着信息化时代的发展需要，档案数字化也成为档案事业发展的下一个重点。数字化的发展需要档案与计算机结合的复合型人才，事实上，单位档案室的人才结构比较单一，主要是档案人员，甚至于对大多数企业而言，档案室相当于“公益部门”，并不能直接创造效益或成效不明显，所以在人员的选择上，出于成本的考虑，往往选择兼职人员。在数字化的过程中，除了信息化人才之外，扫描仪、系统软件等数字化设备的需求不足，也制约企业档案的信息化之路。2.档案未能按时销毁，加大资源消耗。目前，根据最新的《会计档案管理办法》，各类会计档案都划分了具体的保管期限，但在实际的操作中，各企业单位并没有按照相应的年限进行档案的鉴定销毁工作。一方面，档案鉴定工作难度较大，很难确定出具体该销毁的内容与期限，同时，由于档案的特殊性质，一般工作人员不敢轻易对档案进行销毁，一旦鉴定错误，将会给企业带来不可挽回的损失。另一方面，单位档案数量的庞大需要耗费巨大的人力、物力和财力的投入，也在一定程度上制约了档案的销毁工作。

三、企业会计档案管理工作的应对措施

会计档案是重要的历史资料，是经济决策、管理施政的主要依据，也是国家必不可少的经济资源。会计档案作为档案事业的重要组成部分，其管理直接影响着档案事业的发展。对此，针对以上管理问题，在此提出以下建议。

（一）加强会计档案法律制度的细化与制定。在我国，针对会计档案的法律与法规，有早些年出台的《会计法》和《档案法》，但在这两部法律中对会计档案的条文是少有涉及的，或是较为宽泛的。以及2016年新出台的《会计档案管理办法》，它是目前会计档案比较有针对性的一部法规，但仍无法解决部分现实工作中出现的问题。由此可见，会计档案管理水平的提高，不仅要加强相关法律法规的制定，同时也要将理论联系实际，让其更具有操作性。同时该套法律体制的建立要明确具体的归档范围、保管期限、归档手续及整理要求。以应对在日常实际中出现的管理问题。

（二）加强档案业务培训，注重档案人员素质培养。会计部门人员的档案素质直接影响着档案工作的质量，但在大多数档案部门，并不具备相应人才，因此在会计部门，会计档案的整理或指导至少需要一名具有档案背景的专业人员，以及定期开展档案业务的培训或讲座。同时财务工作者应认真学习最新颁布的关于会计档案管理的相关法律法规，切实提高自身的档案意识与业务能力。

（三）定时移交档案，注重规范整理。按照最新的办法规定，企业会计档案在年度结束后，相应部门人员应对会计资料进行初步的整理，同时也可在本机构保管一年，用于解决相关业务问题。期满之后，会计机构管理者应安排专业档案整理人员用于系统的档案整理归档工作，并编制相应的档案移交清册，向档案室移交，从而避免大量档案堆积，损坏档案实体安全。在整理过程中，要严格根据档案整理规范进行，仔细核对账单凭证，查缺补漏。同时，在装订过程中，要控制好册数的厚度与尺寸，以及内部账单的摆放平整，以便于装盒。在凭证封面也要注意内容的填写完整与无误。在装盒的过程中，要仔细填写档案信息，主要包括档号、年月、机构负责人、保管期限、起止号、册数等。最后，在移交过程中，要制定档案移交清册，用于档案管理人员的核对清点。

（四）加强档案数字化建设，培养信息化人才。档案现代化的发展离不开信息化的实现，会计信息化程度是在不断更新中深化的，一定要注意会计档案信息材料的正常延续和过渡。信息化在档案工作中的发展，有着很强的系统依赖性，所以，在系统软件的开发商选择上，要着重考虑稳定性好，资质强的软件公司。其次，系统的升级更新与维护的过程中，要注意相关配套载体的升级换代，谨防软硬件不匹配导致的利用上的障碍。最后，信息化是档案发展的一大趋势，因此要培养本单位的信息化人才，会计档案由于自身的特点与要求，在对工作人员的选择上，既要了解会计业务也要熟知档案整理，以及在电算化的发展下，计算机人才也必不可少，为档案信息化的长远发展注入自身的活力。

（五）重视档案鉴定，做好档案销毁工作。企业在面临快期满或已期满的会计档案，应当积极主动协助并开展鉴定工作。会计档案的鉴定工作应由单位档案管理机构牵头，审计、纪检监察等机构或人员组成，对经过鉴定仍需继续保存的会计档案重新划定保管期限，保管期满确无保存价值的会计档案要及时销毁。在新出台的规定中，对会计凭证、财务会计报告等各种具体的管理内容各自划定了相应的保管期限，期满档案的销毁工作可按具体规范进行，但涉及期满但尚未结清的债务债权会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，以此避免日后纠纷。

四、结语

财务部门的会计档案管理工作不论是对于单位自身还是对于国家集体都至关重要，影响着领导高层对未来工作的决策和规划。由此，在日后的管理活动中，我们需要正确认识自身的不足，总结实践中的经验教训，从而促进企业档案事业的长远发展。