人事档案知情权实现方式研究

文/海口市第三人民医院 洪励

当前，我国档案信息一直处于公开程度较低的状态，特别是在人事档案信息方面。随着经济社会发展和公民法律意识的提高，更多公民需要通过人事档案了解自身情况，而许多用人单位也需要掌握员工信息。所以，改变人事档案管理模式，在合理范围内开放个人人事档案信息，是目前研究的重点问题。

一、阻碍人事档案知情权实现原因

（一）人事档案知情权意识未能建立。公民知情权的概念在我国近几年开始出现，大多公民对人事档案的知情权知之甚少，由于对自身档案问题的不重视，导致很多地区出现“弃档”“死档”现象。由于对于人事档案知情权的普及程度较小，公民很容易忽视这个问题。大多数人对人事档案的认识停留在表面，认为人事档案大部分由本人填制，完全没有意识到人事档案知情权的重要性。

（二）管理制度阻碍知情权。人事档案记录公民一生求学和工作过程。正是出于对个人信息的私密性保护，维护公民的隐私权，所以我国人事档案推行本人回避制度。长期以来，我国档案管理模式一直处于“重管理、轻利用”的状态，并被列为机密类文件，不对社会和当事人公开。在《干部档案工作条例》中有明确规定：“任何个人不得查阅和借用本人及其直系亲属的档案。”人事档案材料中包括个人履历、奖惩、学历等各种材料。但是这种封闭的管理模式下，许多需要暂时对本人保密的如政审材料等或者根本无须对本人保密的材料全部进行保密管理，这严重限制了对人事档案的有效利用和人事档案知情权的实现。

（三）人事档案内容的片面性。虽然人事档案能够反映个人经历和状态，但难以准确表达个人能力。个人档案具有时间延后性，其通过文字记录方式评价个体是片面的。特别是没有权威部门认定的情况下，极易导致人事档案在内容上的主观性，人事档案知情权也因此难以实现。况且，现在的人事档案中通常都是千篇一律的表扬，在涉及个人缺点方面几乎没有，大同小异的评语让人事档案缺乏权威性。

二、确保人事档案知情权实现方式

（一）提升公民意识。人事档案作为记录个人信息的关键材料，反映了档案信息所有者的个人经历和实践情况。人事档案知情权作为当事人必须拥有且能够有效行使的权利，了解人事管理部门对个人信息档案材料的管理状况及其利用情况，但由于我国在人事档案管理上实行“重藏轻用”“只对单位，不对个人”的原则，并且在档案法律法规有所欠缺，缺乏科学的管理方法，公民难以行使人事档案知情权，侵害了公民权益，由人事档案引发纠纷的现象也时有发生。随着经济社会的不断发展进步，人事档案受到广泛的重视。例如公民可出示人事档案增加企业对自己的信任度。加强对人事档案知情权的宣传与保护，有利于维护公民合法权益，促进人事档案制度不断发展完善。所以，必须加强人事档案知情权的宣传工作，推动公民对人事档案知情权的认识和理解，增强人事档案管理的科学性，确保公民人事档案知情权得以实现。

（二）完善法律制度。根据《档案法》有关规定：公民具有利用开放档案的权利。但就具体保障公民档案知情权并没有相关具体规定和落实条款。根据当时制定法律的社会背景，很难确保公民知情权的具体实现，但在其他人事档案法规中，强调更多的是档案的保密工作。要根据当时社会发展程度，切实完善人事档案的相关规定。落实公民知情权。我国现行的相关法律没有对违反人事档案管理的法律行为作明确规定，因此，当公民的档案知情权受侵犯时，难以通过民事诉讼或行政诉讼手段进行维权，况且在现实生活中胜诉的可能性非常小，即便证据表明公民人事档案知情权受到侵犯，也难以保证人事档案知情权的实现。

（三）深化体制改革。贯彻落实保障人事档案知情权的关键在于积极推进人事档案管理改革，完善档案管理实施方案，落实档案管理执法审查。自1990以来，各地方档案管理部门实行档案管理和保管利用两项职能，所以必须确认人事档案行政执法主体，保证其他单位没有档案行政执法权限，只有守法义务。

（四）促进信息共享。充分利用网络资源，通过组建电子信息档案库，实现档案信息资源网络共享，是确保实现人事档案知情权的重要方式。目前我国在人事档案管理过程中，仍然以实体档案为主，不利于高效合理使用档案信息资源，难以实现为公民提供高质量服务。应加强人事档案信息现代化、无纸化管理模式，不但能够延长档案使用寿命，又能确保档案信息便利、安全。加大网络技术在档案信息管理过程中的应用，建立全国人事档案管理网络，实现异地快速调取，方便全国各地共享人事档案信息资源。

三、结语

在民主化进程不断发展以及公民法律意识不断增强的今天，突破传统档案信息管理模式，完善人事档案管理方式，扩展人事档案知情权，这些问题亟待解决。充分统一协调社会各界和政府部门，完善政府各部门行政管理职能，从我国实际情况出发，完善人事档案信息网络系统。不但可以提升公民档案资源利用率，还能够提升公民档案意识，行使档案信息知情权，同时监督人事档案管理工作，更好地服务社会。