浅谈流动人员人事档案管理工作

文/盐城市大丰区人才服务中心档案室 龚沙沙

流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。近些年来流动人员人事档案管理工作取得了长足的发展，特别是自中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门发布的关于流动人员档案管理通知（人社部发〔2014〕90号）以来，流动人员人事档案管理已经纳入基本公共服务范畴，并取消了收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目费用，及时遏制了多收费、乱收费等不良行为，促进了人事档案管理的发展。但目前流动人员档案管理依然存在着如下诸多问题：

（一）人事档案数量多，工作人员少。当前，各级别的人才服务中心面临着相同的问题，那就是管理的人事档案数量太多，但专业工作人员严重缺乏。普通的市县级如盐城市大丰区人才服务中心，管理的流动人员人事档案数量多达43600份，但专职的档案管理人员只有2名，每天查档、调档、转档多达三四十份，尤其在7ü10月份，高校毕业生档案发回原籍、机关事业单位招录硕、博士研究生新生入学期间，人才中心档案室不但要应对数以千计的档案转入，同时还要接待众多前来查档或转档的群众，而1到2名工作人员显然不能同时服务好这么多的群众，结果不但会降低自身的工作效率，更会影响群众对档案部门的满意度。

（二）工作人员专业素质不过关。某些档案管理机构急需工作人员，只能迅速招入一些非档案专业甚至没有档案工作经验的员工，草草培训就让其立即上岗，导致工作中错乱百出；某些档案主管部门因为招不到专业人员，便将档案管理工作暂时分配给其他非档案管理部门，这很容易造成档案管理过程中分工不明确的问题，推诿扯皮现象严重，影响办事效率；由于档案工作性质的枯燥无味，某些档案管理部门虽然配备了专业的档案管理人员，但是他们工作上安于现状、不思进取，这不仅影响了档案工作效率，还阻碍了档案管理的现代化步伐。

（三）管理观念陈旧，工作模式僵化。如今很多城市都开出了丰厚的条件大量引进人才，可并没有同时做好引进档案管理人才的工作，有的是原档案保管单位基于种种原因卡着档案不放，有的是档案材料不齐全，更有甚者，在档案管理过程中造成档案遗失，最终导致人档分离甚至没有档案，给人事档案管理工作造成严重混乱。处于相对封闭的管理模式中，一些档案管理人员不按规章制度办事，人事档案造假现象屡见不鲜；一些档案管理人员只是一味地完成本职的档案接收、保管、转递等工作，并没有过多地思考如何提高工作效率。固然员工的思想积极性不高，但过于僵化的工作模式也制约了人事档案管理的发展。

（四）办事流程复杂，手续繁琐。查档和调档过程中严格遵守规章制度固然没有错，但某些人才服务机构在群众查档或调档之前设置重重关卡，不主动张贴、告知群众办事所需手续和流程，回答问题时缺乏耐心，一些工作人员对群众的询问也爱理不理，更有甚者，因为人才政策、服务期限未满、缺少离职材料等原因，卡着人事档案不放，直到群众调档时，才告知相关的规定和程序。结果很简单的查档或调档事项，需要群众来回折腾好几趟，严重破坏了档案管理的服务功能。

笔者认为，提升人事档案管理服务效能，切实解决流动人员人事档案管理过程中的问题，可以从几下几点入手：

（一）建立专业的档案管理人才队伍。本着“专业的人做专业的事”的精神，必须建立专业的档案管理人才队伍。人才中心在录用工作人员时应该优先考虑被录用者的专业性质。非对口专业的，至少要有多年档案管理工作经验，上岗前应经过专业细致的培训，培训的内容不仅要包括档案专业技能，如档案的整理、装订、归档、保管和利用等，还要包含档案专业素养，着力提升档案工作人员对群众的工作效率和工作质量。对于有条件的地方，还应该经常组织档案工作人员到发达地区的档案管理中心去交流、学习别人的工作方式和方法，在交流和学习中不断改进不足之处，提升自己的服务性能，从而更好地服务群众。

（二）提高人事档案管理的信息化、现代化水平。“以人为本”理念的深入发展，要求切实提升人才中心的服务能力。在日新月异的当今社会，加速人才引进的同时要加快人事档案管理的现代化步伐，确保引进人才无后顾之忧，提高档案管理的现代化和网络化。可以用“互联网+”的风潮来提高人才中心的服务能力和办事效率，还可以推出相应的流动人员档案管理APP、大型人才档案一网通的网站，使得流动人员人事档案管理更加信息化、网络化、现代化，提高人事档案信息资源的功效和使用效率，促进流动人员人事档案的快速稳定发展。

（三）健全人事档案管理的法律法规。在利用档案的过程中，应遵循特定的程序、履行必要的手续，这是保证管理秩序的重要手段。虽然前有中组部、人事部出台的《流动人员人事档案管理暂行规定》等法律法规，但由于流动人员涉及群众面广，群众职业多样，情况多变，特别是如今大量引进人才带来的纷繁复杂的人员关系调动，原有的档案管理的法律法规就略显无力，某些人甚至产生了篡改档案等不良想法。为保证流动人员人事档案管理的稳定性，必须根据新情况不断完善人事档案管理的法律法规，不断增加新的细则条例来适应新常态下的档案工作，对于法律法规中不适应时代发展要求的部分，必须予以修正或取消。使人事档案管理工作真正做到有法可依、有法必依，促进人事档案管理的稳定发展。

（四）加强监督、加大执法力度。想要充分发挥档案工作者的积极性、主动性、创造性，必须加强对档案工作的监督，完善监督管理体制。人事档案管理机构对于所保管的档案要进行不定期的风险排查，每年盘点库存档案至少一次。档案管理过程中发现不好的苗头要及时制止。大力宣传流动人员人事档案管理机构及其职责范畴，让更多的人知晓流动人员人事档案管理原则、管理范围与对象、转递及收集整理利用规定等。诸如人事档案的丢失、篡改、伪造、销毁、泄密等问题，一经发现，必须严肃处理，进而更好地维护人事档案的真实性和可靠性。

（五）规范档案管理日常工作。档案管理的日常工作必须严格按照规章制度来执行，不得拒收符合存放政策的人事档案。接收的档案材料要真实、准确、完整、规范，能够如实反映存档人员的出生日期、教育经历、工作经历、奖惩情况等。对于接收的人事档案必须妥善保管，重点在于保护档案的真实性、完整性、安全性。档案的保管环境应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。档案库房的日常管理要注意防火、防水、防潮、防鼠、防虫、防盗、防尘等。人事档案的利用，要遵守相关的查借阅制度。在档案利用过程中应加强管理，避免档案原件的磨损。有条件的档案管理部门可以将档案材料扫描录入计算机检索系统，查阅、复印档案时，提供扫描件即可。转递人事档案时手续必须齐全，应严密包封并通过机要交通转递或派专人送取，严禁个人自带档案。