干部人事档案中风险管理相关策略探究

文/烟台市心理康复医院 程修光

一、干部人事档案管理工作概述

干部人事档案包含了干部的学历水平、工作经历、社会关系、专业技能、技术水平、职称等多方面的信息，这些信息在干部选拔、职称聘任等方面具有重要参考意义，是做好干部管理工作的重要保障。可以说，要做好干部的管理工作，就必须做好干部人事档案管理工作。一般来说，干部人事档案管理工作包括以下内容：1.收集材料。收集干部本人的档案材料，如学历证明、工作证明等。2.审核并整理归档。对收集到的干部档案材料进行审核，鉴别材料的真实性，并按照单位人事档案管理的要求将干部人事档案材料整理归档。3.做好保管工作。将干部人事档案归档后，还需要做好档案的保管工作，既要确保原有档案材料不丢失，还要做到及时更新补充档案材料。4.做好档案转递工作。干部人事关系的变动需要调动人事档案，因而干部人事档案管理人员还应当做好档案转递工作，转出档案和接收档案都要按照相关的制度要求进行记录。

二、干部人事档案中风险识别分析

在对干部人事档案进行管理的过程中，会出现一些意外状况，这些意外状况会直接影响干部人事档案管理工作的成效，甚至影响干部人事档案管理工作的目标，我们可以根据干部人事档案管理工作的具体内容来对其中存在的风险进行识别分析。从目前干部人事档案管理的实际来看，存在以下风险：1.档案材料真实性有待审核。干部的人事档案应当具有全面性，是干部本人学历、工作经历、社会关系、思想品德等各方面内容的真实记录，但是在收集材料的过程中，经常会出现档案材料被涂改甚至为了个人利益伪造档案的情况，档案材料的真实性需要审核。2.归档材料不完整或不符合要求。在审核归档阶段，干部的人事档案应当完整，具有全面性和连贯性。如果档案管理人员马虎大意，不仔细审核，很容易造成归档材料缺失、档案材料不完整的情况，在归档时不符合档案管理规范的情况也时有发生。3.保管不当。在对干部人事档案进行管理时，应当坚持“五不查”“四不借”等原则，严格执行干部人事档案的查阅、借阅手续。但是在实际的档案管理工作中，仍然存在查阅、借阅干部人事档案未审批及不登记的现象。4.转递时档案审核不严。干部人事档案随着干部人事关系调动而转递，在此阶段，档案管理人员更应当严格审核档案信息，既要保证转出档案的完整性、保密性，也要保证接收档案的真实性、全面性。但是在这一阶段，有些档案管理部门的干部人事档案转出时无法做到专人专递，接收时也没有对档案的真实性、全面性进行严格审核。

三、干部人事档案中风险控制策略分析

（一）强化干部人事档案风险管理意识。要控制干部人事档案管理中的风险，做好干部人事档案管理工作，就必须强化档案管理部门的干部人事档案风险管理意识。应当做到以下两点：1.普及档案风险管理知识，树立档案风险管理意识。档案管理部门可以通过普及风险管理知识来推广风险管理理念，帮助干部人事档案管理人员树立档案风险管理意识，将风险管理理念运用于干部人事档案管理工作中。2.加强档案风险管理培训。干部人事档案管理人员的业务水平对干部人事档案管理风险控制的影响巨大，因此档案管理部门在树立档案风险管理意识的基础上，还应当加强对干部人事档案管理人员的业务培训，可以通过聘请专家进行讲座、知识竞赛等方式，帮助档案管理人员丰富档案风险管理知识储备，强化干部人事档案风险管理意识，提升干部人事档案风险管理水平。

（二）拓宽干部人事档案风险管理视野。风险管理涉及干部人事档案管理工作的全部环节，因而需要考虑的风险点很多，再加上风险管理方式灵活多变，要将风险管理理念落实到干部人事档案管理工作中，就必须拓宽档案管理人员开展干部人事档案风险管理工作的视野。可以通过以下几个途径实现：1.丰富档案管理人员的知识储备，加强档案管理人员的技能培训。档案管理部门应当定期组织档案管理人员进行理论知识教育和业务技能培训，从而丰富档案管理人员干部人事档案风险管理知识储备，提升档案管理人员的业务能力水平，确保档案管理人员能以完善的理论知识和丰富的实践经验去思考干部人事档案风险管理问题，从而创新干部人事档案风险管理方式。2.发挥激励效应。档案管理工作人员对工作有热情、有积极性，才有可能主动思考如何改进工作方式以提升工作效率。因此档案管理部门要注意发挥激励效应，对干部人事档案风险管理工作中表现突出的档案管理人员予以表彰，并通过树立典型，宣传其事迹，发挥榜样的作用，激励档案管理工作人员主动创新，深化风险管理理念在干部人事档案管理工作中的应用。

（三）完善干部人事档案风险监控体系建设。干部人事档案风险监控体系是风险管理模式在干部人事档案管理工作中的具体体现，通过完善干部人事档案风险监控体系建设可以帮助档案管理部门理清干部人事档案管理各个环节的风险点，并依据风险可能造成的危害程度来规避风险点或在风险点爆发后及时应对。具体说来应当做到以下几点：1.建立符合本单位档案管理实际的干部人事档案风险监控体系。不同的单位对于档案管理的方式不同，对档案管理工作的要求也各有侧重，档案管理部门应当结合本单位实际来建立干部人事档案风险监控体系，确保干部人事档案风险监控体系建立后具有合理性和可操作性。2.合理分析风险点，制定应对方案。干部人事档案管理的各个环节都存在风险点，但是这些风险点的危害程度并不相同，档案管理部门应当合理分析干部人事档案管理各个环节的风险点，并制定相应的应对方案，尽量规避风险，但是也要确保一旦风险爆发，能及时进行有效应对。3.提高信息化程度。随着社会经济的发展和互联网技术的普及，我们已经进入信息时代，在干部人事档案风险管理中，也应当提高信息化程度。档案管理部门应当建立本单位独立的干部档案管理平台，在保留纸质档案材料的基础上，将所有纸质档案材料扫描成为电子文件，录入干部档案管理平台，当需要查阅相关档案时，可以通过关键词检索的方式进行查阅，提升干部人事档案管理工作效率。

四、结语

相较于其他管理模式，风险管理模式具有较好的预测性，可以对管理工作中的风险点进行分析并予以规避，即使风险暴露也能及时进行积极应对。在干部人事档案管理工作中，应用风险管理模式，通过强化干部人事档案风险管理意识、拓宽干部人事档案风险管理视野、完善干部人事档案风险监控体系建设等途径可以优化干部人事档案管理结构，推动干部人事档案管理方法的创新，提升干部人事档案管理实效。