职业院校人事档案管理现状及解决方案探究

文/无锡旅游商贸高等职业技术学校 殷芳

职业院校人事档案属于本校人力资源管理工作的重要文件资料，不仅能为本校人力资源规划、工作分析、绩效考评、人事晋升等工作提供参考文案，而且是档案管理工作的重要组成部分。随着职业院校的改革与发展，人事档案管理工作在本校的人力资源管理中所发挥的作用愈加重要，促使本校人力资源得到有效应用。可是，当前职业院校人事档案管理工作中普遍存在三种问题，分别是人事档案管理意识不足、档案管理技术较为落后和人事档案管理制度缺乏健全性，对此，职业院校应重视加强工作人员的人事档案管理意识，创新档案管理技术，构建完善的人事档案管理制度。

一、职业院校人事档案管理工作现存问题

（一）人事档案工作人员的管理意识不足。从发展视角来看，职业院校人事档案管理工作起步较晚，尚未形成成熟的管理机制，这必然会造成档案工作人员的管理意识偏低，部分工作人员并未认识到人事档案管理的作用和人事档案资源的实用价值，其职业素养与人事档案管理工作的标准不符。

（二）人事档案管理技术较为落后。和国内著名高校相比，职业院校人事档案管理技术较为落后，管理手段相对单一，人事档案管理信息化建设须待加强，信息化档案的保密技术偏低，很容易导致档案泄密，无法确保档案资源的安全性。

（三）人事档案管理制度缺乏健全性。目前，职业院校所使用的人事档案管理制度并不健全，“重藏轻用”现象较为明显。首先，人事档案管理职责划分缺乏明确性，档案管理体制尚未完善，导致档案资料收集和归档、档案文件整理与统计工作无据可依。其次，档案内容的保密管理和安全管理力度不够，档案真伪的鉴定工作质量难以保证。再次，档案资源的开发与使用、人事档案工作的经费管理以及奖惩管理较为混乱，严重影响人事档案管理工作效率。

二、解决方案

（一）加强工作人员的人事档案管理意识。顺应职业院校改革的发展趋势，提高人事档案管理成效，首先要注重加强档案管理人员的职业保密意识，大力创新人事档案管理结构及其模式，引导档案管理人员全面优化人事档案管理流程，细化管理步骤，全面提升档案工作人员的职业素养。其次，档案工作人员应重视细化纸质版人事档案资料的立卷归档流程，确保档案内容的完整性。一般来讲，纸质版人事档案资料的立卷归档工作分为四步：第一，严格审核人事档案卷宗，认真查看档案内容是否齐全以及页码秩序的正确与否。第二，审查完卷宗之后，立刻编制档案正本目录。需要注意，档案目录的编制必须符合人事档案材料的分类和排列要求。第三，对所有案卷进行归档、装订，并立卷。第四，办理人事档案资料接收入库手续，将立卷后的案卷排列上架，交由学校档案管理部门统一保管。

（二）创新人事档案管理技术。在互联网时代，创新人事档案管理技术主要针对的是电子档案管理，对于职业院校来讲，全面提升人事档案管理水平，不仅要做好纸质版档案管理工作，而且要重视加强档案信息化建设，组建优质电子档案。首先要根据纸质版档案内容，编制完善的电子档案，确保两种档案的一致性，其次为所有电子档案建立统一数据库和档案信息网，并设置好电子档案的密码，组建电子档案管理系统。最后，要注重加强对电子档案内容的保密工作，确保档案信息网站以及管理系统的安全性，避免网络病毒窃取档案机密。

（三）构建完善的人事档案管理制度。健全的档案管理制度是提高职业院校人事档案管理效率的基础性保障，档案管理人员应协助本校制定符合标准要求的档案管理制度。首先，明确档案管理工作人员的职责，构建完善的档案管理体制，指明人事档案资料收集和归档以及档案文件整理与统计工作流程。其次，必须着重提高档案内容的保密管理和安全管理工作质量，加强档案真伪的鉴定力度。再次，必须做好档案资源的开发与使用工作，对人事档案管理工作的经费以及档案管理工作的奖惩进行合理规划，从而确保每一步档案管理工作的科学性、合法性与高效性。

综上所述，全面实现职业院校人事档案的优化管理，必须重视提高档案工作人员的职业素养，创新档案管理技术，健全人事档案管理制度。