浅谈提升基层机关档案管理实效的有效策略

文/江苏省如东高新区 丛卫燕 袁季红

档案管理主要是对档案信息进行管理，并为相关使用单位或个人提供档案检索、查询与使用服务。在当前新形势下，档案管理发生了很大的变化，涵盖的内容也日渐复杂，为提高档案管理与服务水平，更好地发挥档案的积极作用，必须要加强档案管理实践创新，以提高档案管理的效率与效益。本文以如东高新区为例，对基层机关档案管理问题进行探讨，旨在为基层档案管理提供一定参考。

一、当前基层机关档案管理工作存在的问题

（一）领导重视不足，基础业务相对薄弱。少数机关单位没有真正意识到档案的重要性，在工作中没有对档案工作加强重视，甚至将档案管理工作置于无关紧要的地位，没有将档案工作作为机关的一项基础业务来抓。由于有些机关单位对档案管理工作缺乏科学的认识，对国家相关法律学习和贯彻不够，使得单位档案管理工作不被重视，造成档案管理的基础业务相对薄弱、管理混乱的局面。从目前部分机关单位档案管理的基础工作来看，其档案管理工作缺乏明确的机制、工作流程及标准，即使有的单位建立了档案管理制度，但却在执行落实方面有所欠缺，缺少专人负责，单位领导也未真正督促落实，使得档案整理不规范、组卷不符要求等不规范现象经常可见，这不仅违背了机关单位档案管理的原则，也造成了有效资源的巨大浪费。

（二）缺少专职档案员，归档立卷制度不完善。有的基层机关单位专职档案员数量较少，有的甚至连基本的专职档案员都没有配备，而是采取聘用工勤人员、临时工和向下级单位借调人员等方式，来开展档案工作。有的单位的专职档案员工作量过大，年末归档工作难以完成。另外，机关工作人员未能全体参与档案工作，这不利于全员档案工作意识的建立。同时，部分单位未实施部门归档（立卷）制度，档案工作经常出现职责不清、相互推诿的情况，造成档案遗失、收集不全。

（三）档案利用方式原始，档案利用率不高。首先，针对公众利用限制，手续繁琐，控制严格。由于国家法律层面的原因，机关档案室主要针对本机关内部工作服务，而早期的政务信息公开程度偏低，很多档案未按照要求移交到档案馆。因此社会大众需要查询利用较早时期的政务信息很难。其次，利用方式原始，利用效率不高。社会的迅速发展带来信息技术的快速更新，但机关档案的发展步伐相对偏缓。最后，档案业务基础较差、档案收集不全。机关档案室普遍只重视收集正式公文，对其他文件材料和其他门类档案收集力度不够。

二、提升基层机关档案管理实效的有效策略

（一）领导加强重视，完善档案管理网络。如东高新区于1985建立综合档案室，档案库房面积440平方米，阅档室16平方米、办公室24平方米，各门类档案基本齐全、完整，符合规范化、标准化要求。通过建立档案管理网络，成立档案工作领导小组，档案工作步入了规范的轨道。首先，统一认识，增强档案意识。近年来，区领导十分重视档案工作，把加强档案工作作为加强机关基础业务工作和提高内部管理水平的一项重要内容来抓。各级领导分工明确，狠抓档案管理落实工作，及时解决档案室达标升级所需的经费、设备等实际问题。单位上行下效，干部职工都增强了档案管理意识，形成了全员重视、齐抓共管的良好局面。其次，健全组织，加强队伍建设。建立档案工作领导小组，专门负责档案工作的规划、协调。及时调整充实档案管理网络，通过培训和学习，强化专、兼职档案人员的素质。区档案员除积极参加档案部门组织的各类培训外，还认真学习软件操作技术，不断掌握新的技能，增强了档案管理职业技能与素质。再次，完善制度，实行信息化管理。立足实际，健全和完善具有可行性的档案管理相关制度，使档案管理工作有据可依。每年年初均将档案工作纳入年度工作计划，与其他业务工作同布置、同检查、同评比。

（二）推行归档立卷制度，开发档案信息管理系统。建立部门归档（立卷）制度，需要建立由各处室兼职档案员组成的档案管理网络，并且各处室负责人要为档案的收集、整理、移交工作负总责。首先，必须建立相应的管理制度，落实制度才能行之有效。机关单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责，各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。其次，要加强档案知识学习和加大档案业务培训力度。机关必须加强档案业务学习和培训，对档案人员进行再教育，更新其知识结构，促使他们适应新形势，跟上机关档案工作的发展趋势，全面提高综合素质，适应机关档案工作发展速度。最后，评比表彰，积极推动。建立良好的档案工作激励机制，有利于进一步稳定专兼职档案员队伍，稳定档案收集和整理群体，提高档案收集和整理效率，提升档案齐全率和档案整理规范率。档案信息管理系统的开发建设，是实现机关单位档案信息化管理的一个必不可少的举措，也是档案信息化管理的根本。因此，基层机关单位要结合各自的实际，精心开发设计适合本单位实际的档案信息管理系统，采购配置较高的电子设备，从硬件上确保其满足档案管理信息化需求。例如，如东高新区各门类档案设施，基本齐全、完整，符合规范化、标准化要求，档案库房配备密集架6组50列，计算机、空调、防磁柜、去湿机、灭火器、温湿度计等设备，有效提升了机关档案信息化管理水平。

（三）加强业务建设，提升档案管理实效。首先，重归档。如东新区在卷宗质量上狠下功夫，明确了各类档案的基本要求和规定，加强了档案验收检查，从归档文件材料的内在质量到卷宗装订的外部形式，均按档案标准规范。档案工作人员在管理业务规范的基础上，根据本区实际和县三定方案，重新制定了科学、合理的各门类档案分类方案和保管期限表。其次，重整理。一是为确保整理规范、质量过硬，多次邀请县档案局的同志前来指导，系统介绍各工作环节应注意的问题及基本技能。二是建立规范的全宗卷，完善了各种统计台账及相关记录，目前室藏各门类档案归档文件材料齐全完整，案卷质量、保管条件均符合规范要求。再次，重保管。改造档案管理办公楼，配备各项现代化设备，实行了档案库房、阅档室、办公室“三分开”。目前如东新区现有档案库房440平方米，阅档室16平方米，办公室24平方米，为档案的规范化管理和安全保管提供了良好的硬件条件。

（四）开发信息资源，增强档案服务功能。首先，搞好档案深加工。编制了案卷目录、全引目录、归档文件目录等多种档案检索工具，整理编写了《全宗指南》《组织机构沿革》《大事记汇编》等多种编研资料，努力做好档案资料的深加工工作，提高档案编研成果的含“金”量。其次，提供高效优质服务。档案人员爱岗敬业，了解全局，熟悉业务，服务热情，具有较好的职业道德形象。档案室出具的数字材料无论是对哪个部门都具有很高的可信度。再次，提高档案利用效率。完善查借阅登记和利用效果登记簿，保持查阅和记载同步。档案员熟悉室藏，调卷迅速、准确，能快捷地提供第一手材料。

三、结语

综上所述，新时期基层机关档案管理工作面临更多的挑战与机遇，在具体实践中，应继续以档案业务建设为主要内容，以开发利用为主要目的，在科学化、规范化的基础上，在档案信息化建设上下功夫，以不断提升档案工作质量，更好地发挥档案服务基层建设、服务领导决策的重要作用。