加强事业单位文书档案管理的思考

文/菏泽市人力资源和社会保障局 张永杰

随着社会的飞速发展，对事业单位总体素质水平的要求也日渐提高。文书档案管理则成为事业单位良好发展过程中的必要载体，事业单位合理决策离不开科学有效的文书档案管理。因此，提高文书档案管理工作的质量和效率已迫在眉睫，实施有效措施以促进事业单位发展势在必行。

一、文书档案管理的概述

在事业单位发展过程中，不可或缺的部分是文书档案管理，它将直接影响事业单位的竞争前景。事业单位必须加强有关文书档案方面的管理力度，让其价值得到充分利用，以期在国家经济转型潮流中不会落伍，以保证业务和工作的有序开展。新技术的不断面世，如互联网、新媒体等方面的先进技术，促使文书档案电子化管理的步伐不断迈进，这也更便于工作人员使用文书档案，并将文书档案的功能和效用发挥到极致，不断推动事业单位的良好发展。

二、事业单位文书档案管理存在的问题

（一）文书档案管理工作常被忽视。由于短期内无法给单位带来较大的经济效益和利润，使得其重要性常常被忽略。单位领导的不重视，使得文书档案没有得到系统的管理，档案管理人员对信息的利用和处理仍处于最基础的阶段，仅仅是对档案进行基本的誊写和保管，缺乏深层挖掘有用信息的技能，导致事业单位无法使档案信息的价值得到充分利用。

（二）文书档案管理方面投入缺乏。由于对文书档案管理工作的重要性缺乏深刻的认识，事业单位的相关部门不愿投入必要钱财培养档案管理的专业人才，也没有定期培训工作人员必备的技能，使得管理人员的专业知识缺乏、素质水平低下，管理设备也没有得到及时更新，使得文书档案管理工作渐渐落后于时代潮流。

（三）文书档案管理制度不够完善。文书档案管理工作常常让各部门的工作人员感到繁琐枯燥，制度完善方面相对落后，没有适当的激励机制，人员失去工作动力，渐渐失去工作热情。档案没有得到及时整理，其中蕴含的有效信息无法得到充分利用，直接导致部分事业单位档案管理工作无法顺利开展，提高了工作成本，也降低了工作质量和效率。

（四）文书档案管理人员专业素质不高。事业单位不够重视文书档案的管理，为了节约单位成本，常常选择聘用薪资较低、专业知识匮乏的临时工。工作人员缺乏职业责任感和专业性，后期单位又没有对工作人员进行必要的专业培训和指导，导致管理人员专业知识缺乏，综合素质不高。这些工作人员通常缺乏文书档案管理的工作经验，对档案进行立卷、科学分类等工作不熟悉，总是无法高效率找到相关档案信息。

三、改善文书档案管理工作的缺陷和不足

（一）提高对文书档案管理工作的重视程度。在开展文书档案管理工作时，事业单位全体工作人员应大力支持并加以重视。要真正认识到科学有序的文书档案管理对于单位发展的必要性，让管理人员的作用得到充分发挥，从根本上巩固文书档案管理工作的地位。对档案管理工作进行适当宣传，使档案管理工作可以被各种各样的人所了解。

（二）加大对文书档案管理工作的投入。相关部门要加大对专业管理人才培养的投入，对工作人员进行定期培训和指导，不断丰富人员的专业管理知识，让他们跟上时代前行的步伐。信息技术日新月异，要及时对管理设备进行更新，引进新媒体、互联网等现代化技术，在传统档案管理的基础上融入新的管理技巧。紧跟时代潮流，才能更好地发挥文书档案管理的作用。

（三）完善文书档案管理制度。种种实例证明，一个单位工作效率的提高离不开系统、全面、科学的制度。我国文书档案管理工作的不足也有制度不够完善的原因，所以用制度严格规范文书档案管理工作是十分必要的。因此，管理体制的健全和具体实践不可或缺，只有这样，才能使文书档案管理工作系统化、科学化，才能使各项工作有条不紊地开展起来，才能提高工作效率和质量，以推动事业单位的发展。

（四）聘用专业素质高的管理人才。随着一个单位发展步伐的不断前迈，对于工作人员专业素质和水平的要求也会不断提高。档案管理工作人员专业能力的提升变得越来越重要，不但要提高对自我工作的熟悉程度，还要加强对自我实力的认知和了解。单位要聘用业务水平和知识水平较高的工作人员，后期还要注重对档案管理人员专业技能的培养，使其能够熟练地完成档案的立卷、分类等工作，从而适应时代发展的步伐。专业素质高的管理人才更具有职业责任感，对工作充满热情，更能有效提高工作效率。

四、结束语

根据上文的叙述，我们知道事业单位持续发展离不开科学的文书档案管理，文书档案管理是事业单位发展向前迈进的重要一步。现如今，很多事业单位都没有给予文书档案管理工作该有的重视，工作人员缺乏文书档案管理重要性的意识，阻碍了事业单位的健康发展。因此，为了单位的综合发展，从各方面加强文书档案管理是十分必要的。